I Clienti sono coloro che acquistano nel Punto Vendita. Anagrafare i Clienti è un'operazione obbligatoria nel caso in cui si dovessero effettuare particolari operazioni come emissioni di fatture o registrazione di prenotazioni. Nel caso in cui si fosse già in possesso di una lista Clienti, per evitare di registrare a mano nel Gestionale ogni singolo Cliente, è possibile importare la lista, così da registrare massivamente tutti i Clienti nell'anagrafica del Gestionale.
Indice degli argomenti:
- La funzione del mapping
- Caratteristiche del file di importazione
- Salvataggio del file da importare
- Importazione del file elaborato
- Notifica di importazione conclusa
La funzione del mapping
MagicStore effettua le importazioni anagrafiche attraverso una funzione di mapping che permette, partendo da un file, di creare delle corrispondenze tra le colonne del file e i campi di MagicStore.
Questa funzionalità è particolarmente utile perchè non vincola l'Utente all'utilizzo di un template preconfigurato ma permette di avviare un'importazione partendo da un file in CSV o txt già in possesso dell'Utente.
E' tuttavia importante che nei file siano presenti le informazioni richieste per completare la registrazione anagrafica di un cliente.
Caratteristiche del file di importazione
Il file di importazione deve rispettare delle specifiche caratteristiche, sia di formato che di contenuto, al fine di rendere l'importazione valida e correttamente eseguita.
Definizione della tipologia Cliente
Per tipologia Cliente si intende la natura del cliente, distinguendo se si tratta di una persona fisica o di un'acquirente azienda. Questo è importante ai fini della fatturazione poichè a seconda della tipologia di cliente vengono richiesti specifici dati anagrafici.
Pertanto:
- Se ci si trova nella condizione di dover anagrafare i clienti distinguendoli tra clienti azienda e clienti privati:
- Nel file di importazione deve essere presente una colonna intitolata in cui inserire, per ciascun cliente, un valore a scelta tra:
- Persona Fisica
- Azienda
- Nel file di importazione deve essere presente una colonna intitolata in cui inserire, per ciascun cliente, un valore a scelta tra:
- Se vanno importati in MagicStore solo clienti di un'unica tipologia, non è richiesta la specifica della Tipologia Cliente.
Contenuto del file rispetto alla tipologia cliente
Il file di importazione deve contenenere informazioni specifiche a seconda della tipologia di cliente da anagrafare. In particolare:
- Per la tipologia Cliente "Persona fisica" le informazioni obbligatorie da inserire nel file sono:
- Nome del Cliente
- Cognome
- Per la tipologia Cliente "Azienda" le informazioni obbligatorie da inserire nel file sono:
- Ragione Sociale
- Partita IVA
Indipendentemente dalla tipologia di cliente, oltre alle informazioni appena descritte, nel file va definito:
- Nazione di riferimento del cliente: Usare sempre il codice a due cifre della Nazione.
- Indirizzo Email
Salvataggio del file da importare
Il file di importazione anagrafica Clienti va salvato in CSV. In particolare al salvataggio del file va scelta la voce "CSV (delimitato dal separatore di elenco)".
Importazione del file elaborato
Per importare il file con l'anagrafica cliente seguire il percorso:
- Configurazioni di sistema> Importazioni
- Cliccare sul pulsante +
- Dal campo "Area funzionale" selezionare la voce "Anagrafica Clienti"
- Nel campo "Nome" attribuire un nome all'operazione
Al salvataggio dei dati l'Utente atterra in una pagina precompilata con informazioni tecniche relative il formato del file da importare. A questo punto basta cliccare sul comando "Scegli File" e selezionare il file da importare.
Terminare questa prima fase dell'importazione cliccando sul comando "Successivo"
Mapping della Tipologia di Cliente
Al clic su "Successivo" si atterra automaticamente nella pagina "Mapping tipi anagrafica".
Questa pagina è dedicata alla specifica della tipologia di Clienti da importare.
A questo punto ci sono due possibilità:
- Unico tipo di Cliente:
Se nel file di importazione non c'è la specifica della tipologia di cliente poichè tutti i clienti da anagrafare appartengono ad un'unica tipologia, dal campo "Tipo Mapping Tipologia Anagrafica" selezionare: "Valore fisso".
A questo punto si attiva un secondo campo, denominato "Tipo Cliente" dal quale selezionare la tipologia comune a tutti i clienti anagrafati nel file.
- Differenti tipi di Clienti:
Se nel file di importazione sono presenti sia Clienti Azienda che Clienti Privati, dal campo "Tipo Mapping Tipologia Anagrafica" selezionare: "Mappatura Valori".
A questo punto si attiva un secondo campo, denominato "Colonna File" i cui valori corrispondono a tutte le colonne del file caricato.
Tra queste selezionare la colonna che contiene la specifica della tipologia di Cliente anagrafato e cliccare su "Carica Valori Colonna".
In questo modo MagicStore leggerà i valori contenuti all'interno della colonna selezionata permettendo di effettuare una corrispondenza tra valori del file e valori di MagicStore.
Ciascun valore del file, contenuto nelle colonne di sinistra, va mappato con uno dei valori proposto da MagicStore.
Dopo aver effettuato la corrispondenza di tutti i valori, cliccare su "Successivo" per proseguire.
Mapping dei Campi Anagrafica
Al clic su Successivo si atterra nella terza ed ultima pagina di configurazione denominata "Mapping Campi Anagrafica".
Questa pagina è dedicata alla mappatura dei valori presenti nel file importato con lo scopo di creare una corrispondenza con i valori di MagicStore.
Per cui, per ciascun campo di ciascuna tipologia di Cliente va selezionata la colonna a cui corrisponde nel file.
Per fare un esempio pratico:
Dal campo "Nazione" selezionare la colonna che nel file contiene le informazioni relative la Nazione dei clienti.
La mappatura dei valori va fatta obbligatoriamente per tutti i campi segnati dall'asterisco rosso.
Terminare la mappatura dei valori ed avviare l'importazione cliccando su "Salva".
Notifica di importazione conclusa
Al termine dell'importazione verrà inviata una notifica con il dettaglio dell'esito dell'importazione.
Importazione avvenuta con successo
Se l'importazione ha esito positivo, entrando nella sezione Anagrafica> Clienti: in elenco verranno visualizzati tutti i Clienti importati dal file
Importazione fallita
Nel caso di importazione fallita, dal messaggio di notifica è possibile scaricare il file con il dettaglio dell'errore di importazione.
Dopo aver visionato la specifica dell'errore apportare le dovute modifiche al file e procedere nuovamente con l'importazione del file come sopra descritto.
