Importazione Anagrafica Clienti

I Clienti sono coloro che acquistano nel Punto Vendita. Anagrafare i Clienti è un'operazione obbligatoria per emettere fatture di vendita o registrare prenotazioni. Nel caso in cui si fosse già in possesso di una lista Clienti, per evitare di registrare a mano in MagicStore ogni singolo Cliente, è possibile procedere con un'importazione.

 

Indice degli argomenti:

• La funzione del mapping
• Informazioni richieste
• Salvataggio del file da importare
• Importazione del file elaborato
• Mapping della Tipologia di Cliente
• Mapping dei Campi Anagrafica 
• Notifica di importazione conclusa

• Nuova Importazione usando stessa mappatura

 

La funzione del mapping

MagicStore effettua le importazioni anagrafiche attraverso una funzione di mapping che permette, partendo da un file, di creare delle corrispondenze tra le colonne del file e i campi di MagicStore.

Questa funzionalità è particolarmente utile perchè non vincola all'utilizzo di un template preconfigurato ma permette di avviare un'importazione partendo da un file in csv o txt già esistente.

 

Informazioni richieste

In fase di importazione verrà richiesta la specifica di alcune informazioni che permettono di inserire correttamente i dati all'interno di MagicStore.

Le informazioni obbligatorie che andranno specificate in fase di importazione sono:

• la Tipologia di Cliente scegliendo tra un Cliente Azienda o Persona Fisica.
  
  • Per la tipologia Cliente "Persona fisica" le informazioni obbligatorie richieste sono:
    • Nome del Cliente
    • Cognome
    • Nazione
  • Per la tipologia Cliente "Azienda" le informazioni obbligatorie richieste sono:
    • Ragione Sociale
    • Partita IVA
    • Nazione

 

Salvataggio del file da importare

Il file di importazione anagrafica Clienti può essere salvato nei formati:

• csv (delimitato dal separatore di elenco)
• txt (selezionando

ATTENZIONE

Se il file da importare è in formato csv:

bisogna prestare attenzione ad eliminare le colonne attive e vuote prima di salvare il file. Queste colonne potrebbero presentarsi alla fine del file sulla destra. Esiste un "trucco" che è possibile usare per individuarle ed eliminarle così da non incorrere in errori di importazione:

• Selezionare il foglio di lavoro cliccando sulla cella con il triangolo in alto a sinistra della griglia (A)
• Cliccare su "Dati" (B)
• Filtro (C)

• Al clic in ciascuna cella dell'intestazione comparirà un triangolo che se cliccato apre la cella modi "elenco" mostrando all'interno tutti i valori (presi una sola volta) inseriti nella corrispondente colonna. Il triangolo appare solo sulle colonne "attive". Perciò se si dovesse individuare il simbolo anche sull'ultima colonna alla destra del file vorrà dire che quella colonna vuota risulta attiva.

•  In questo caso:
  • Selezionarla ed eliminarla dal file
  • Salvare il file con il formato csv (delimitato dal separatore di elenco)

 

Se il file da importare è in formato txt:

bisogna prestare attenzione a selezionare, durante il salvataggio del file, la codifica "UTF-16 LE"

 

Importazione del file elaborato

Per importare il file :

• Accedere a MagicStore nell'Azienda Principale
• Configurazioni di sistema> Importazioni
• Cliccare sul pulsante +
• Dal campo "Area funzionale" selezionare la voce "Anagrafica Clienti"
• Nel campo "Nome" attribuire un nome all'operazione

Al salvataggio dei dati si apre una pagina precompilata con informazioni tecniche relative il formato del file da importare.

A questo punto basta cliccare sul comando "Scegli File" e selezionare il file da importare.

 

Terminare questa prima fase dell'importazione cliccando sul comando "Successivo"

 

 

Mapping della Tipologia di Cliente

Al clic su "Successivo" si atterra automaticamente nella pagina "Mapping tipi anagrafica".

In questa pagina va definita la tipologia di Clienti da importare.

A questo punto ci sono due possibilità:

• Unico tipo di Cliente: 

Se nel file di importazione non c'è la specifica della tipologia di cliente poichè tutti i clienti da anagrafare appartengono ad un'unica tipologia, dal campo "Tipo Mapping Tipologia Anagrafica" selezionare: "Valore fisso".

Si attiva un secondo campo, denominato "Tipo Cliente" dal quale selezionare la tipologia comune a tutti i clienti anagrafati nel file.

• Differenti tipi di Clienti:

Se nel file di importazione sono presenti sia Clienti Azienda che Clienti Privati, dal campo "Tipo Mapping Tipologia Anagrafica" selezionare: "Mappatura Valori".

A questo punto si attiva un secondo campo, denominato "Colonna File" da cui selezionare la colonna del file che contiene la specifica della tipologia di Cliente anagrafato e cliccare su "Carica Valori Colonna".

In questo modo MagicStore legge i valori contenuti all'interno della colonna selezionata permettendo di effettuare una corrispondenza tra valori del file e valori di MagicStore.

Ciascun valore del file, contenuto nelle colonne di sinistra, va mappato con uno dei valori proposto da MagicStore.

 

Dopo aver effettuato la corrispondenza di tutti i valori, cliccare su "Successivo" per proseguire.

 

Mapping dei Campi Anagrafica 

Al clic su Successivo si atterra nella terza ed ultima pagina di configurazione denominata "Mapping Campi Anagrafica".

Questa pagina va lavorata con lo scopo di creare una corrispondenza con i valori di MagicStore e del file importato.

Per cui, per ciascun campo va selezionata la colonna a cui corrisponde nel file.

Nel caso in cui il valore non fosse specificato nel file, si può scegliere un Valore Fisso da applicare a tutti i dati presenti nel file.

Per fare un esempio pratico:

Dal campo "Nazione" selezionare la colonna che nel file contiene la Nazione dei clienti (A). Nel caso in cui nel file non fosse stata specificata la Nazione, si può selezionare una della Nazioni a disposizione e tutti i Clienti verranno registrati in MagicStore sotto la nazionalità selezionata (B).

 

Terminare la mappatura dei valori ed avviare l'importazione cliccando su "Salva".

 

Notifica di importazione conclusa

 Al termine dell'importazione verrà inviata una notifica con il dettaglio dell'esito dell'importazione.

Importazione avvenuta con successo

Se l'importazione ha esito positivo, entrando nella sezione Anagrafica> Clienti: in elenco verranno visualizzati tutti i Clienti importati dal file

Importazione fallita

Nel caso di importazione fallita, dal messaggio di notifica è possibile scaricare il file con il dettaglio dell'errore di importazione.

Dopo aver visionato la specifica dell'errore apportare le dovute modifiche al file e procedere nuovamente con l'importazione del file come sopra descritto.

Per facilitare e velocizzare la nuova importazione  è possibile utilizzare il comando "Esegui con un nuovo file e la stessa mappatura". Per maggiori informazioni leggere il paragrafo successivo.

 

Nuova Importazione usando stessa mappatura

Quando un'importazione va in errore è necessario modificare il file importato correggendo gli errori riscontrati dal sistema. Dopodiché si deve procedere con una nuova importazione.

Però non è necessario creare una nuova importazione ed effettuare nuovamente tutta la procedura di mappatura dei campi (operazione obbligatoriamente richiesta in fase di 1° importazione di un file come indicato in questa guida) perchè grazie alla funzione "Esegui con un nuovo file e la stessa mappatura" si può procedere direttamente alla selezione del file senza fare altro.

In questo caso, infatti, il sistema effettua l'importazione regolandosi in base alla mappatura dei campi già fatta durante la 1° importazione evitando all'utente di effettuare nuovamente il passaggio.

 

La funzione è disponibile cliccando da "Azioni" in corrispondenza dell'Importazione andata in errore.