Anagrafare i Fornitori è un'operazione obbligatoria nel caso in cui ci sia la necessità di associarli ad un operazione di ordine o di carico. Nel caso in cui si fosse già in possesso di una lista Fornitori, per evitare di registrare a mano in MagicStore ogni singolo Fornitore, è possibile procedere con un'importazione.
Indice degli argomenti:
Premessa alla creazione del template per Anagrafica Fornitori.
Prima di poter procedere all'importazione vera e propria del file contente i dati da importare in MagicStore, è necessario creare il template di riferimento.
Il template va creato partendo da un file in formato CSV o TXT contente tutte le colonne relative ai campi da importare nel gestionale.
Ad esempio, nella figura che segue, nel file CSV sono presenti le colonne relative alla Ragione Sociale, Partita IVA, Indirizzo, Città, Provincia, CAP, Telefono 1, Cellulare e Email.
Suggerimento
In merito al file da utilizzare per la creazione del template, è possibile utilizzare sia un file già contenente i dati da importare che uno vuoto, con le sole intestazioni delle colonne: in fase di creazione del template, eventuali dati presenti nelle colonne non vengono presi in considerazione.
Creazione del template per Anagrafica Fornitori.
Accedere a MagicStore nell'Azienda Principale e nel menu in alto, dal Tab Importazioni, spostarsi nella sezione Template e cliccare sul tasto +.
Nella finestra di pop-up che si apre, nella lista presente nel campo Tipo Importazione, selezionare Creazione Fornitore, successivamente, nel campo Nome dare un nome al template e, infine, cliccare su Salva.
Nella schermata successiva occorre lasciare tutti i campi così come sono impostati di default (a meno che, qualche esigenza tecnica relativa al file da importare non ne richieda la modifica) e cliccare su Scegli File nella sezione Template File.
Attenzione
Nel caso in cui il file da importare fosse in formato TXT, selezionare da campo Codifica il valore UTF-16LE.
Una volta caricato il file, cliccare sul pulsante Successivo.
Nella nuova pagina va fatto il mapping dei campi di MagicStore con quelli presenti nel file precedentemente caricato.
Cliccando sulla freccia posta a destra di ciascun campo, occorre selezionare la voce corrispondente al campo del file in modo da associarla al campo corrispondente di MagicStore.
E' importante notare che solo i campi contrassegnati dall'asterisco in rosso sono obbligatori, tutti gli altri, se non necessari, possono essere omessi.
Suggerimento
Nel caso in cui queste informazioni non fossero contenute nel file di importazione e specificate per ciascun dato da importare si potrà definire direttamente in MagicStore un Valore Fisso da applicare a tutti i dati presenti nel file
Completato il mapping dei campi, cliccare sul pulsante Salva ed il template sarà poi disponibile per essere utilizzato in fase d'importazione.
Informazioni sul file da importare
Il file di importazione anagrafica Clienti può essere salvato nei formati:
- CSV (delimitato dal separatore di elenco)
- TXT (utilizzando il punto e virgola come elemento separatore tra i valori e prestando attenzione affinché né tra i valori né alla fine di ciascuna riga siano presenti spazi).
Se il file da importare è in formato CSV:
bisogna prestare attenzione ad eliminare le colonne attive e vuote prima di salvare il file. Queste colonne potrebbero presentarsi alla fine del file sulla destra. Esiste un "trucco" che è possibile usare per individuarle ed eliminarle così da non incorrere in errori di importazione:
- Selezionare il foglio di lavoro cliccando sulla cella con il triangolo in alto a sinistra della griglia (A)
- Cliccare su "Dati" (B)
- Filtro (C)
- Al clic in ciascuna cella dell'intestazione comparirà un triangolo che se cliccato apre la cella modi "elenco" mostrando all'interno tutti i valori (presi una sola volta) inseriti nella corrispondente colonna. Il triangolo appare solo sulle colonne "attive". Perciò se si dovesse individuare il simbolo anche sull'ultima colonna alla destra del file vorrà dire che quella colonna vuota risulta attiva.
- In questo caso:
- Selezionarla ed eliminarla dal file
- Salvare il file con il formato csv (delimitato dal separatore di elenco)
Suggerimento
Nel caso in cui il file fosse stato salvato in csv e aprendolo con un programma di testo (come ad esempio il blocco note) si notasse un segno di punteggiatura alla fine di ciascuna riga, come in questo esempio:
vuol dire che nel file d'origine in csv è sicuramente presente una colonna attiva e vuota. In questo caso seguire la procedura descritta qui.
Se il file da importare è in formato TXT:
bisogna prestare attenzione a selezionare, durante il salvataggio del file, la codifica "UTF-16 LE"
Importazione del file
Per importare il file, occorre accedere a MagicStore nell'Azienda Principale e nel menu in alto, dal Tab Importazioni, spostarsi nella sezione Importazioni e cliccare sul tasto +.
Nella finestra di pop-up che si apre, nella lista presente nel campo Tipo Importazione, selezionare Creazione Fornitore, nel campo Descrizione inserire una descrizione personalizzata e, nella sezione Template, selezionare il template di riferimento. Caricare il file da importare cliccando sul pulsante File Importazione e cliccare su Avvia.
Al termine dell'importazione verrà inviata una notifica con il l'esito dell'importazione e i dettagli delle saranno visibili nell'elenco delle operazioni.
Cliccando sull'icona a destra di ciascuna riga, in corrispondenza del menu Azioni, è possibile visualizzare i prodotti importati o fare il download del file degli errori.
Importazione avvenuta con successo
Se l'importazione ha esito positivo, entrando nella sezione Anagrafica> Clienti: in elenco verranno visualizzati tutti i Clienti importati dal file
Importazione fallita
Nel caso di importazione fallita, dal messaggio di notifica è possibile scaricare il file con il dettaglio dell'errore di importazione.
Dopo aver visionato la specifica dell'errore apportare le dovute modifiche al file e procedere nuovamente con l'importazione del file come sopra descritto.