L'importazione consente di registrare massivamente in MagicStore l'elenco dei Fornitori partendo da un file preconfigurato in formato csv o txt.
Indice degli argomenti:
- La funzione del mapping
- Informazioni richieste
- Salvataggio del file da importare
- Importazione del file elaborato
- Mapping dei Campi Anagrafica
- Notifica di importazione conclusa
La funzione del mapping
MagicStore effettua le importazioni anagrafiche attraverso una funzione di mapping che permette, partendo da un file, di creare delle corrispondenze tra le colonne del file e i campi di MagicStore.
Questa funzionalità non vincola all'utilizzo di un template preconfigurato ma permette di avviare un'importazione partendo da un file in csv o txt già in possesso dell'Utente.
Informazioni richieste
In fase di importazione verrà richiesta la specifica di alcune informazioni che permettono di inserire correttamente i dati all'interno di MagicStore.
Relativamente all'Anagrafica dei Fornitori queste informazioni sono:
- Ragione sociale
- Partita Iva
- Nazione di riferimento (inserire il codice ISO 3166 da due lettere, nel caso dell'Italia inserire "IT")
Suggerimento
Nel caso in cui queste informazioni non fossero contenute nel file di importazione e specificate per ciascun dato da importare si potrà definire direttamente in MagicStore un Valore Fisso da applicare a tutti i dati presenti nel file
Salvataggio del file da importare
Il file di importazione anagrafica può essere salvato nei formati:
- csv (delimitato dal separatore di elenco)
- txt (selezionando
ATTENZIONE
Se il file da importare è in formato csv:
bisogna prestare attenzione ad eliminare le colonne attive e vuote prima di salvare il file. Queste colonne potrebbero presentarsi alla fine del file sulla destra. Esiste un "trucco" che è possibile usare per individuarle ed eliminarle così da non incorrere in errori di importazione:
- Selezionare il foglio di lavoro cliccando sulla cella con il triangolo in alto a sinistra della griglia (A)
- Cliccare su "Dati" (B)
- Filtro (C)
- Al clic in ciascuna cella dell'intestazione comparirà un triangolo che se cliccato apre la cella modi "elenco" mostrando all'interno tutti i valori (presi una sola volta) inseriti nella corrispondente colonna. Il triangolo appare solo sulle colonne "attive". Perciò se si dovesse individuare il simbolo anche sull'ultima colonna alla destra del file vorrà dire che quella colonna vuota risulta attiva.
- In questo caso:
- Selezionarla ed eliminarla dal file
- Salvare il file con il formato csv (delimitato dal separatore di elenco)
Suggerimento
Nel caso in cui il file fosse stato salvato in csv e aprendolo con un programma di testo (come ad esempio il blocco note) si notasse un segno di punteggiatura alla fine di ciascuna riga, come in questo esempio:
vuol dire che nel file d'origine in csv è sicuramente presente una colonna attiva e vuota. In questo caso seguire la procedura descritta qui.
Se il file da importare è in formato txt:
bisogna prestare attenzione a selezionare, durante il salvataggio del file, la codifica "UTF-16 LE"
Importazione del file elaborato
Per importare il file:
- Accedere a MagicStore nell'Azienda Principale
- Configurazioni di sistema> Importazioni> Cliccare sul pulsante +
- Dal campo "Area funzionale" selezionare la voce "Anagrafica Fornitori"
- Nel campo "Nome" attribuire un nome all'operazione
Al salvataggio dei dati l'Utente atterra in una pagina precompilata con informazioni tecniche relative il formato del file da importare. A questo punto basta cliccare sul comando "Scegli File" e selezionare il file da importare.
Suggerimento
Nel caso in cui il file da importare fosse un txt, selezionare dal campo "Codifica" il valore "UTF-16LE"
Terminare questa prima fase dell'importazione cliccando sul comando "Successivo"
Mapping dei Campi Anagrafica
Al clic su Successivo si atterra in una pagina di configurazione denominata "Mapping Campi Anagrafica".
Questa pagina va lavorata con lo scopo di creare una corrispondenza con i valori di MagicStore e quelli del file importato.
Per cui, per ciascun campo visualizzato nella pagina va selezionata la colonna a cui corrisponde nel file.
Per fare un esempio pratico:
Dal campo "Nazione" selezionare la colonna che nel file contiene le informazioni relative la Nazione dei fornitori (A). Nel caso in cui nel file non fosse stata specificata la Nazione, si può selezionare una della Nazioni a disposizione e tutti i Clienti verranno registrati in MagicStore sotto la nazionalità selezionata (B).
Importante
La mappatura dei valori va fatta obbligatoriamente per tutti i campi segnati dall'asterisco rosso.
Terminare la mappatura dei valori ed avviare l'importazione cliccando su "Salva".
Notifica di importazione conclusa
Al termine dell'importazione verrà inviata una notifica con il dettaglio dell'esito dell'importazione.
Importazione avvenuta con successo
Se l'importazione ha esito positivo, entrando nella sezione Anagrafica> Fornitori: in elenco verranno visualizzati tutti i Fornitori importati dal file
Importazione fallita
Nel caso di importazione fallita, dal messaggio di notifica è possibile scaricare il file con il dettaglio dell'errore di importazione.
Dopo aver visionato la specifica dell'errore apportare le dovute modifiche al file e procedere nuovamente con l'importazione del file come sopra descritto.