L'Anagrafica Prodotto è una sorta di "catalogo" in cui i prodotti sono registrati, in base alle proprie caratteristiche fisiche, all'interno di una scheda a cui è possibile associare anche le immagini, sia della famiglia prodotto che delle singole varianti.
E' importante ricordare che trattandosi di uno schedario non sono valorizzati nè i costi di acquisto, di vendita o le disponibilità (Tutti elementi che vengono arbitrariamente definiti in fase di carico del Prodotto).
Tramite la funzione di importazione è possibile registrare anagraficamente grandi quantità di prodotti in MagicStore senza doverlo fare manualmente.
Indice degli argomenti:
- Scelta dei prodotti da importare
- Preparazione del file di importazione
- Salvataggio del file da importare
- Importazione del file
- La funzione del mapping
- Notifica di importazione conclusa
- Nuova Importazione usando stessa mappatura
Attenzione
L' Importazione dell'anagrafica prodotto non terrà conto di: Quantità - Costo di Acquisto - Prezzo di vendita. Queste informazioni potranno essere importate in MagicStore attraverso altri tipi di importazione, come l'Importazione dei prezzi di listino e Importazione di un movimento (Ordine o Carico).
Scelta dei prodotti da importare
Sebbene le importazioni non abbiano vincoli sul numero informazioni da importare, è bene rendere i file di importazione quanto più leggeri possibili di dati per ridurne i tempi di elaborazione. Per questo motivo è consigliabile considerare la possibilità di eliminare:
- Tutti i prodotti che hanno disponibilità pari a zero;
- Prodotti delle stagioni passate che non sono soggetti a riassortimenti.
Preparazione del file di importazione
Il file da importare in MagicStore non necessita di alcuna particolare preparazione. Di seguito, però, vengono date alcune indicazioni da seguire:
- I Prodotti vengono importati suddivisi per Categorie Prodotto: Perciò è necessario avere un file per ciascuna categoria prodotto da importare, ad esempio: un file contenente i Prodotti dell'abbigliamento, uno per le calzature, uno per la gioielleria ecc.... Per maggiori informazioni sulle categorie consultare l'articolo "Le Categorie prodotto".
- All'interno del file deve essere presente nell'intestazione una riga contenente il titolo della caratteristica articolo (Codice articolo, Descrizione, Marchio, ecc...)
- Le uniche informazioni obbligatorie da indicare nel file sono:
- Codice Articolo
- Descrizione
- Marchio
- Tema di Variazione (Inserire un valore a scelta tra: Taglia, Taglia e Colore, Colore, Nessun Tema, o uno degli altri valori preconfigurati in MagicStore. Per informazioni sui valori di variazione in base alla Categoria Prodotto cliccare qui.)
- Regime Fiscale (Indicare come valore per tutti i prodotti "Regime Ordinario" o uno dei valori preconfigurati in MagicStore)
Nota
Qualora una delle caratteristiche richieste non venisse specificata nel file sarà possibile, in fase di importazione, definire direttamente in MagicStore un valore fisso da attribuire a tutti i Prodotti presenti nel file. Ad esempio: Se nel file non viene indicato il Regime Fiscale da applicare ai Prodotti in vendita sarà possibile definire direttamente in fase di importazione un valore fisso che verrà inserito nella scheda dei prodotti una volta importati.
Nel caso in cui venisse indicato nel file di importazione anche il "Colore", inserire uno dei valori di Colore preconfigurato in MagicStore. Per conoscere i valori:
- Accedere a MagicStore nell'Azienda Principale
- Da Configurazioni di Sistema cliccare su "Attributi"
- Individuare dall'elenco l'Attributo "Colore"
- Dalla scheda di configurazione dell'Attributi leggere i possibili valori da utilizzare all'interno del File
Salvataggio del file da importare
Il file di importazione anagrafica può essere salvato:
- in formato csv, selezionando in fase di salvataggio l'opzione "CSV (delimitato dal separatore di elenco)".
- txt ,utilizzando il punto e virgola come elemento separatore tra i valori e prestando attenzione affinché nè tra i valori nè alla fine di ciascuna riga siano presenti spazi.
ATTENZIONE
Se il file da importare è in formato csv:
bisogna prestare attenzione ad eliminare le colonne attive e vuote prima di salvare il file. Queste colonne potrebbero presentarsi alla fine del file sulla destra. Esiste un "trucco" che è possibile usare per individuarle ed eliminarle così da non incorrere in errori di importazione:
- Selezionare il foglio di lavoro cliccando sulla cella con il triangolo in alto a sinistra della griglia (A)
- Cliccare su "Dati" (B)
- Filtro (C)
- Al clic in ciascuna cella dell'intestazione comparirà un triangolo che se cliccato apre la cella modi "elenco" mostrando all'interno tutti i valori (presi una sola volta) inseriti nella corrispondente colonna. Il triangolo appare solo sulle colonne "attive". Perciò se si dovesse individuare il simbolo anche sull'ultima colonna alla destra del file vorrà dire che quella colonna vuota risulta attiva.
- In questo caso:
- Selezionarla ed eliminarla dal file
- Salvare il file con il formato csv (delimitato dal separatore di elenco)
Attenzione
Nel caso in cui il file fosse stato salvato in csv e aprendolo con un programma di testo (come ad esempio il blocco note) si notasse un segno di punteggiatura alla fine di ciascuna riga, come in questo esempio:
vuol dire che nel file d'origine in csv è sicuramente presente una colonna attiva e vuota. In questo caso seguire la procedura descritta qui.
Suggerimento
Qualora lavorando con un csv si verificasse un errore di formattazione nella lettura del Barcode, è possibile procedere in questo modo:
- Dal file csv correggere la formattazione selezionando la colonna del barcode e modificando il formato della cella da "Generale" in "Numero"
- Salvare il file csv
- Aprire il file con un programma di testo (come ad esempio il blocco note)
- Salvare il file prestando attenzione selezionare come "Codifica" il valore "UTF-16LE"
Questa procedura va seguita anche in caso di errata formattazione dei caratteri speciali
Importazione del file
Una volta pronto, il file va importato in MagicStore in questo modo:
- Accedere a MagicStore nell'Azienda Principale
- Da Configurazioni di sistema> cliccare su Importazioni
- Cliccare sul pulsante +
- Dal campo "Area funzionale" selezionare la voce "Anagrafica Prodotti"
- Nel campo "Nome" attribuire un nome all'operazione
- Dal campo "Categoria Prodotto" selezionare la categoria a cui appartengono i Prodotti presenti nel file da importare
Nota
Si ricorda che l'importazione dei Prodotti in MagicStore potrà essere fatta massivamente per Prodotti appartenenti alla stessa Categoria Prodotto (Abbigliamento, Calzature, Bellezza, Intimo, Gioielleria, ecc...). Questo in virtù del fatto che le informazioni descrittive di un prodotto cambiano in base alla categoria (Altezza tacco, ad esempio, è una caratteristica che non appartiene all'abbigliamento).
La funzione del mapping
Una volta che il file è stato selezionato MagicStore lo analizza leggendo i titoli delle colonne come "Caratteristiche articolo". Ciò di cui l'Utente dovrà occuparsi è di effettuare il mapping, ossia creare delle corrispondenze tra le colonne del file e i campi di MagicStore.
L'immagine mostra la pagina del mapping.
Le caratteristiche con l'asterisco rosso sono quelle obbligatorie da mappare.
Cliccando su uno qualsiasi dei menu presenti in questa pagina si leggeranno i titoli delle colonne del file importato. Questo perchè bisognerà procedere a creare una corrispondenza tra la caratteristica di MagicStore e la Caratteristica del file di importazione.
Operativamente l'Utente dovrà lavorare in questo modo:
- Per ciascuna delle caratteristiche visualizzate in questa pagina (sicuramente per le obbligatorie, per le restanti potrà definire i valori facoltativamente) dovrà cliccare sul corrispondente campo (1) e selezionare dal menu a tendina che appare (2), il nome della colonna del file importato (3) che contiene i Valori da importare nel campo caratteristica di MagicStore (4)
- Se nel file non è stata specificata una caratteristica che, però, va definita per ciascun prodotto da importare, si potrà usare il comando "Valore Fisso". Selezionando questo valore, infatti, nel menu a tendina in corrispondenza della caratteristica non si visualizza l'elenco dei titoli delle colonne presenti nel file, ma i Valori già registrati in MagicStore. Per fare un esempio: Se il file contiene prodotti appartenenti tutti ad uno stesso Modello (ad esempio "Blusa") e se nel file non fosse specificato il Modello dei Prodotti, si potrà procedere così:
- In corrispondenza della caratteristica Marchio, nella pagina del mapping, selezionare "Valore fisso" (1)
- Cliccare sul menu in corrispondenza della caratteristica Modello
- Selezionare dall'elenco il valore da inserire nel campo "Modello" (2)
Facendo in questo modo tutti i prodotti presenti nel file ed importati in MagicStore avranno nella scheda Prodotto il valore di Modello selezionato nel mapping
Terminare la mappatura dei valori ed avviare l'importazione cliccando su "Salva".
Notifica di importazione conclusa
Al termine dell'importazione verrà inviata una notifica con il dettaglio dell'esito dell'importazione.
Nel caso di Errore di importazione, verrà generato da MagicStore un file con l'informazione sull'errore di importazione per ciascun prodotto non importato.
A quel punto bisogna modificare le informazioni nel file così come indicato dal messaggio dell'errore e dopo effettuare nuovamente l'importazione.
Per facilitare e velocizzare la nuova importazione è possibile utilizzare il comando "Esegui con un nuovo file e la stessa mappatura". Per maggiori informazioni leggere il paragrafo successivo.
Nuova Importazione usando stessa mappatura
Quando un'importazione va in errore è necessario modificare il file importato correggendo gli errori riscontrati dal sistema. Dopodiché si deve procedere con una nuova importazione.
Però non è necessario creare una nuova importazione ed effettuare nuovamente tutta la procedura di mappatura dei campi (operazione obbligatoriamente richiesta in fase di 1° importazione di un file come indicato in questa guida) perchè grazie alla funzione "Esegui con un nuovo file e la stessa mappatura" si può procedere direttamente alla selezione del file senza fare altro.
In questo caso, infatti, il sistema effettua l'importazione regolandosi in base alla mappatura dei campi già fatta durante la 1° importazione evitando all'utente di effettuare nuovamente il passaggio.
La funzione è disponibile cliccando da "Azioni" in corrispondenza dell'Importazione andata in errore.