L'Anagrafica Prodotto è una sorta di "catalogo" in cui i prodotti sono registrati, in base alle proprie caratteristiche fisiche, all'interno di una scheda a cui è possibile associare anche le immagini, sia della famiglia prodotto che delle singole varianti.
E' importante ricordare che trattandosi di uno schedario non sono valorizzati né i costi di acquisto, di vendita o le disponibilità (Tutti elementi che vengono arbitrariamente definiti in fase di carico del Prodotto).
Tramite la funzione di importazione è possibile registrare anagraficamente grandi quantità di prodotti in MagicStore senza doverlo fare manualmente.
Indice degli argomenti:
- Scelta dei prodotti da importare
- Preparazione del file di importazione
- Informazioni sul file da importare
- Premessa alla creazione del template per Anagrafica Prodotti.
- Creazione del template per Anagrafica Prodotti.
- Importazione del file.
Attenzione
L'Importazione dell'anagrafica prodotto non terrà conto di: Quantità - Costo di Acquisto - Prezzo di vendita. Queste informazioni potranno essere importate in MagicStore attraverso altri tipi di importazione, come l'Importazione dei prezzi di listino e importazione di un movimento (Ordine o Carico).
Scelta dei prodotti da importare
Sebbene le importazioni non abbiano vincoli sul numero informazioni da importare, è bene rendere i file di importazione quanto più leggeri possibili di dati per ridurne i tempi di elaborazione. Per questo motivo è consigliabile considerare la possibilità di eliminare:
- Tutti i prodotti che hanno disponibilità pari a zero;
- Prodotti delle stagioni passate che non sono soggetti a riassortimenti.
Preparazione del file di importazione
Il file da importare in MagicStore non necessita di alcuna particolare preparazione. Di seguito, però, vengono date alcune indicazioni da seguire:
- I Prodotti sono organizzati per Categorie Prodotto ed è possibile importare in un unico file anche più Categorie contemporaneamente, purché vengano tutte mappate nello stesso template (si veda più avanti "Creazione del template per Anagrafica Prodotti."): ad esempio un solo file può contenere sia i Prodotti dell'abbigliamento sia quelli delle calzature. Per maggiori informazioni sulle categorie consultare l'articolo "Le Categorie prodotto".
- All'interno del file deve essere presente nell'intestazione una riga contenente il titolo della caratteristica articolo (Codice articolo, Descrizione, Marchio, ecc...)
- Le uniche informazioni obbligatorie da indicare nel file sono:
- Codice Articolo
- Descrizione
- Marchio
- Tema di Variazione (Inserire un valore a scelta tra: Taglia, Taglia e Colore, Colore, Nessun Tema, o uno degli altri valori preconfigurati in MagicStore. Per informazioni sui valori di variazione in base alla Categoria Prodotto cliccare qui.)
- Regime Fiscale (Indicare come valore per tutti i prodotti "Regime Ordinario" o uno dei valori preconfigurati in MagicStore)
Nota
Qualora una delle caratteristiche richieste non venisse specificata nel file sarà possibile, in fase di importazione, definire direttamente in MagicStore un valore fisso da attribuire a tutti i Prodotti presenti nel file. Ad esempio: Se nel file non viene indicato il Regime Fiscale da applicare ai Prodotti in vendita sarà possibile definire direttamente in fase di importazione un valore fisso che verrà inserito nella scheda dei prodotti una volta importati.
Nel caso in cui venisse indicato nel file di importazione anche il "Colore", inserire uno dei valori di Colore preconfigurato in MagicStore. Per conoscere i valori:
- Accedere a MagicStore nell'Azienda Principale
- Da Configurazioni di Sistema cliccare su "Attributi"
- Individuare dall'elenco l'Attributo "Colore"
- Dalla scheda di configurazione dell'Attributi leggere i possibili valori da utilizzare all'interno del File
Informazioni sul file da importare
Il file di importazione anagrafica Clienti può essere salvato nei formati:
- CSV (delimitato dal separatore di elenco)
- TXT (utilizzando il punto e virgola come elemento separatore tra i valori e prestando attenzione affinché né tra i valori né alla fine di ciascuna riga siano presenti spazi).
Se il file da importare è in formato CSV:
bisogna prestare attenzione ad eliminare le colonne attive e vuote prima di salvare il file. Queste colonne potrebbero presentarsi alla fine del file sulla destra. Esiste un "trucco" che è possibile usare per individuarle ed eliminarle così da non incorrere in errori di importazione:
- Selezionare il foglio di lavoro cliccando sulla cella con il triangolo in alto a sinistra della griglia (A)
- Cliccare su "Dati" (B)
- Filtro (C)
- Al clic in ciascuna cella dell'intestazione comparirà un triangolo che se cliccato apre la cella modi "elenco" mostrando all'interno tutti i valori (presi una sola volta) inseriti nella corrispondente colonna. Il triangolo appare solo sulle colonne "attive". Perciò se si dovesse individuare il simbolo anche sull'ultima colonna alla destra del file vorrà dire che quella colonna vuota risulta attiva.
- In questo caso:
- Selezionarla ed eliminarla dal file.
- Salvare il file con il formato CSV (delimitato dal separatore di elenco).
Suggerimento
Nel caso in cui il file fosse stato salvato in csv e aprendolo con un programma di testo (come ad esempio il blocco note) si notasse un segno di punteggiatura alla fine di ciascuna riga, come in questo esempio:
vuol dire che nel file d'origine in csv è sicuramente presente una colonna attiva e vuota. In questo caso seguire la procedura descritta qui.
Se il file da importare è in formato TXT:
bisogna prestare attenzione a selezionare, durante il salvataggio del file, la codifica "UTF-16 LE"
Premessa alla creazione del template per Anagrafica Prodotti.
Prima di poter procedere all'importazione vera e propria del file contente i dati da importare in MagicStore, è necessario creare il template di riferimento.
Il template va creato partendo da un file in formato CSV o TXT contente tutte le colonne relative ai campi da importare nel gestionale.
Ad esempio, nella figura che segue, nel file CSV sono presenti le colonne relative agli attributi dei prodotti che s'intendono caricare (Anno, Stagione, Marchio, Codice Articolo, etc.).
Suggerimento
In merito al file da utilizzare per la creazione del template, è possibile utilizzare sia un file già contenente i dati da importare che uno vuoto, con le sole intestazioni delle colonne: in fase di creazione del template, eventuali dati presenti nelle colonne non vengono presi in considerazione.
Creazione del template per Anagrafica Prodotti.
Accedere a MagicStore nell'Azienda Principale e nel menu in alto, dal Tab Importazioni, spostarsi nella sezione Template e cliccare sul tasto +.
Nella finestra di pop-up che si apre, nella lista presente nel campo Tipo Importazione, selezionare Creazione Prodotto, nel campo Nome dare un nome al template e nella lista presente nel campo Categoria Prodotto, selezionare una o più Categorie desiderate (è possibile selezionarne più di una contemporaneamente: usare "Seleziona tutti"/"Deseleziona tutti" per velocizzare la scelta e "Chiudi" per confermare). Infine, cliccare su Salva.
Una volta salvato, il campo Categoria Prodotto mostrerà le Categorie scelte in sola visualizzazione, sotto forma di elenco non modificabile.
Nella schermata successiva occorre lasciare tutti i campi così come sono impostati di default (a meno che, qualche esigenza tecnica relativa al file da importare non ne richieda la modifica) e cliccare su Scegli File nella sezione Template File.
Attenzione
Nel caso in cui il file da importare fosse in formato TXT, selezionare da campo Codifica il valore UTF-16LE.
Una volta caricato il file, cliccare sul pulsante Successivo.
Nella nuova pagina va fatto il mapping dei campi di MagicStore con quelli presenti nel file precedentemente caricato.
Se in fase di creazione del template sono state selezionate più Categorie, la pagina di mapping mostra innanzitutto i campi comuni a tutte le Categorie (tra questi, in tal caso, compare anche il campo Categoria Prodotto, da associare alla colonna del file che indica a quale Categoria appartiene ciascuna riga) e, subito sotto, una scheda distinta per ciascuna Categoria selezionata, contrassegnata dal relativo nome (ad esempio Abbigliamento, Accessori). Ogni scheda può essere espansa o compressa cliccando sul nome della Categoria e contiene gli stessi campi di mapping già previsti in precedenza per quella Categoria.
Per evitare di dover ripetere più volte la stessa selezione su un campo comune a più schede (ad esempio il Marchio), all'interno di ciascuna scheda è disponibile il pulsante Generalizza: una volta impostato il valore desiderato in un campo, cliccando su Generalizza questo viene applicato automaticamente allo stesso campo in tutte le altre schede.
Cliccando sulla freccia posta a destra di ciascun campo, occorre selezionare la voce corrispondente al campo del file in modo da associarla al campo corrispondente di magicstore.
E' importante notare che solo i campi contrassegnati dall'asterisco in rosso sono obbligatori, tutti gli altri, se non necessari, possono essere omessi.
Suggerimento
Nel caso in cui queste informazioni non fossero contenute nel file di importazione e specificate per ciascun dato da importare si potrà definire direttamente in MagicStore un Valore Fisso da applicare a tutti i dati presenti nel file
Importante
Quando nel file di importazione è presente la colonna Categoria, i valori inseriti devono rispettare esattamente la scrittura configurata in MagicStore, con l'iniziale maiuscola (ad esempio Abbigliamento, non abbigliamento): in caso contrario le relative righe non verranno importate e comparirà l'errore "Il valore della categoria non corrisponde ai valori accettati." Lo stesso errore compare anche per i Prodotti associati a Categorie non selezionate/mappate nel template.
Completato il mapping dei campi, cliccare sul pulsante Salva ed il template sarà poi disponibile per essere utilizzato in fase d'importazione.
Importazione del file
Si ricorda che l'importazione dei Prodotti in magicstore può essere fatta massivamente sia per Prodotti appartenenti a un'unica Categoria Prodotto (Abbigliamento, Calzature, Bellezza, Intimo, Gioielleria, etc.), sia, utilizzando un template configurato con più Categorie (si veda "Creazione del template per Anagrafica Prodotti."), per Prodotti di più Categorie contemporaneamente. Questo perché le informazioni descrittive di un prodotto cambiano in base alla Categoria (Altezza Tacco, ad esempio, è una caratteristica che non appartiene all'abbigliamento): per questo motivo, nel mapping del template, ciascuna Categoria mantiene la propria scheda di attributi dedicata.
Importazione avvenuta con successo
Se l'importazione ha esito positivo, entrando nella sezione Anagrafica> Clienti: in elenco verranno visualizzati tutti i prodotti importati dal file
Importazione fallita
Nel caso di importazione fallita, dal messaggio di notifica è possibile scaricare il file con il dettaglio dell'errore di importazione.
Dopo aver visionato la specifica dell'errore apportare le dovute modifiche al file e procedere nuovamente con l'importazione del file come sopra descritto.