Gli Utenti sono coloro che accedono a MagicStore inserendo una propria Login ed una Password.
L'utente è sempre collegato ad un Ruolo che definisce le azioni che può compiere una volta effettuato l'accesso a MagicStore.
Al primo accesso MagicStore viene rilasciato con un utente Amministratore preconfigurato che può essere da subito utilizzato per lavorare all'interno del tool. Oltre a questo, però, è possibile registrare illimitati nuovi Utenti con cui accedere e lavorare in MagicStore. Questa guida contiene le informazioni su come registrare un nuovo Utente.
Indice degli argomenti:
- Registrazione di un nuovo Utente
- Ruoli e Permessi dell'Utente
- Validazione dell'Utente
- Validazione di un Utente in Scadenza
- Utente Scaduto
Registrazione di un nuovo Utente
- Accedere a MagicStore nell'Azienda Principale
- Da Configurazioni di Sistema cliccare su Utenti
- Cliccare sull'icona
in alto a sinistra per aggiungere un nuovo Utente a quelli presenti in elenco
- Si apre una nuova pagina di configurazione che contiene campi testo (obbligatori e non) in cui si dovranno inserire le informazioni dell'Utente che si desidera registrare:
- Nome Utente: Il nome dell'utente è, assieme alla password ed al codice cliente, uno dei tre elementi indispensabili per accedere a MagicStore. Potrà essere un valore generico (Dipendente, Operatore, ecc...) o un nome specifico, ma non potrà contenere spazi.
È importante ricordare che Utenti diversi possono accedere contemporaneamente a MagicStore senza interferenze.
Attenzione
Una volta salvato il nome utente non è più modificabile. Inoltre, gli Utenti che contengono ancora uno spazio nel Nome Utente e ai quali si desidera effettuare delle modifiche in una o tutte le sue parti, necessiteranno di una bonifica per poter finalizzare la modifica desiderata. Per ottenere la bonifica, si dovrà richiedere assistenza a MagicStore.
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- Attivo fino a: Questo campo, non obbligatorio, definisce la data di scadenza dell'account. Se, ad esempio, si sta registrando un Utente che deve poter effettuare l'accesso fino ad un determinato giorno, compilando questo campo si definisce il termine oltre il quale non sarà più possibile accedere a MagicStore.
- Fuso Orario: Inserire il fuso orario di riferimento (Per l'Italia selezionare il valore "Rome")
- Indirizzo Email: Inserire l'indirizzo e-mail di riferimento dell'Utente. Questo dato è obbligatorio poiché l'indirizzo e-mail indicato in questo campo sarà quello legato all'Utente e su cui verrà inviato l'e-mail di validazione dell'account.
Importante
L'associazione e-mail-Utente è univoca: una stessa e-mail non può essere associata a più Utenti Attivi.
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- Password e Conferma Password: In questi due campi va inserita la password che l'Utente dovrà utilizzare per accedere a MagicStore. La password è univoca per Utente, pertanto inserirne una diversa per ciascun Utente configurato.
Attenzione
Dopo il salvataggio, l'eventuale modifica della password potrà essere effettuata scegliendo l'opzione dal menù a tendina relativo al tasto "Azioni". Per approfondimenti leggere l'articolo: "Modifica la password di un Utente".
- Richiedi di cambiare la password all'accesso successivo: La funzione serve a stabilire se, una volta che è stato registrato, un nuovo Utente debba o meno impostare una nuova password personale in fase di 1° accesso a MagicStore. Se si vuole attivare la funzione per un Utente già registrato, bisognerà accedere alla scheda dell'Utente interessato e selezionare questo campo. La conseguenza è che quando l'Utente effettua il successivo accesso visualizzerà un messaggio di richiesta di modifica della password.
- Cambia la password ogni 90 giorni: La funzione serve a conferire maggiore sicurezza agli accessi di MagicStore e prevede la visualizzazione all'Utente, ogni 90 giorni, di un messaggio popup all'accesso a MagicStore in cui viene richiesto di aggiornare la propria password di accesso.
- Dipendente: A ciascun Utente va associato obbligatoriamente un Dipendente, ossia il nome della persona fisica che utilizza quell'Utenza per accedere e lavorare in MagicStore. Se l'Utente accede e lavora all'interno del modulo della Cassa il nome del Dipendente associato verrà visualizzato nel campo "Operatore Cassa" legandosi a tutte le operazioni di Vendita registrate.
Importante
E' importante ricordarsi che ad un Utente può essere associato un solo Dipendente. Nel caso in cui si volesse cambiare il Dipendente associato, si potrà sempre fare modificando il nome contenuto nel campo Dipendente.
Ruoli e Permessi di un Utente
La sezione "Ruoli e Permessi" presente nella scheda di configurazione di un Utente è fondamentale poichè da qui si stabilisce in quale Unità Aziendale l'Utente può accedere e, soprattutto, con quale Ruolo accede.
In base alle regole imposte negli Schemi dei Permessi di ciascuna Unità Aziendale, si stabilisce cosa un Ruolo può fare, vedere, modificare o cancellare. Per cui configurare gli accessi dell'Utente in questo modo:
- Cliccare sul comando
- Selezionare il Ruolo che l'Utente deve assumere nell'Unità Aziendale scelta nel successivo campo.
- Il campo Configurazione predefinita permette di stabilire in quale delle Unità Aziendali per cui l'Utente è abilitato ad accedere deve essere quella di atterraggio all'accesso al Gestionale. Si può impostare un'unica configurazione predefinita ma è sempre possibile modificare questo parametro selezionando o deselezionando la casella in corrispondenza della voce "Configurazione predefinita".
- Fuso Orario di riferimento è la sezione del pannello che serve a regolare il fuso orario di riferimento per l'accesso al Gestionale. Non va parametrizzato a meno che l'Utente non si trovi fisicamente in un luogo il cui fuso orario è differente da quello dell'Unità Aziendale per cui lavora. In questo caso vanno indicati i due fuso orari di riferimento: quello dell'Utente e quello dell'Unità Aziendale.
- La sezione "Modalità di accesso" permette di parametrizzare gli orari in cui l'Utente lavora nell'Unità Aziendale e, di conseguenza, può accedere al Gestionale. Perciò:
- Nel campo "Giorno" selezionare almeno un giorno in cui autorizzare l'Utente ad accedere al Gestionale. La modalità di selezione è molto semplice: Seleziona, uno ad uno, il giorno da abilitare. Per selezionare tutti i giorni, cliccare direttamente sul pulsante "Seleziona Tutti".
-
Tempo da" a "Tempo a" indica l'intervallo temporale di accesso al Gestionale, nei giorni pre-selezionati.
NOTA:
Se l'Utente non ha limitazioni di orario, lasciare i campi impostati sul valore 00:00
Al termine, clicca su "+" per confermare l'impostazione.
Cliccando su OK in fondo alla pagina, la finestra si chiude mostrando, nella pagina principale dell'utente, la configurazione appena salvata.
Infine cliccare su Salva in fondo alla pagina
Cliccando nuovamente sul pulsante è possibile associare un nuovo Ruolo per un'altra Unità Aziendale.
Validazione dell'Utente
Dopo che è stato registrato sul Gestionale il nuovo Utente risulta "Non Verificato".
Questo comporta che se l'Utente prova ad effettuare l'accesso al Gestionale apparirà questo messaggio di blocco:
”Account non verificato. Per completare il processo di verifica, segui le istruzioni all'interno dell'e-mail inviata al tuo indirizzo e-mail.”
Per poter essere verificato l'Utente dovrà accedere all'indirizzo e-mail indicato in fase di registrazione sul Gestionale e in corrispondenza dell'e-mail ricevuta da MagicStore, cliccare sul link contenuto nell'e-mail.
Una volta selezionato il link all’interno della e-mail, il sistema esegue la validazione dell'Utente indirizzandolo ad una pagina che mostra il seguente messaggio:
”Utente verificato con successo! Clicca qui per spostarti sulla pagina di login.”
A questo punto l'Utente può effettuare l'accesso al Gestionale con le proprie credenziali.
Nella lista degli utenti, lo stato di validazione dell'Utente passa a “Verificato”.
- Configurazioni di Sistema> Utenti
- In corrispondenza dell'Utente non verificato cliccare da "Azioni" su “Invia mail di verifica”
- Il sistema invia nuovamente l' e-mail all’indirizzo indicato per eseguire l’operazione di convalida.
Validazione di un Utente in Scadenza
Quando un' Utenza è in scadenza il sistema avvisa l'Utente mostrando in output un messaggio di allerta: ”Il tempo di validazione dell'utente sta per scadere. Si prega di contattare l'amministratore delle utenze per effettuare la validazione dell'account. Una volta scaduto, non sarà possibile effettuare l'accesso fino all'avvenuta convalida”.
L'Utente può restare nello stato "in scadenza" per 2 settimane.
Durante questo periodo di tempo sarà possibile verificare l'Utente in questo modo:
- Configurazioni di Sistema> Utenti
- In corrispondenza dell'Utente, da Azioni cliccare su "Verifica Account"
- Indicare l'indirizzo e-mail da legare all'Utente da validare, confermando l'e-mail inserita in fase di registrazione o inserendo una nuova e-mail
- L'Utente dovrà accedere al proprio indirizzo di posta elettronica e cliccare sul link contenuto nell'e-mail ricevuta da MagicStore
L'Utente risulterà valido e potrà accedere autonomamente al Gestionale.
Utente Scaduto
Al termine delle due settimane in cui l'Utente era indicato come "In Scadenza", qualora non fosse stato validato (così come descritto nel precedente paragrafo) il suo account risulterà scaduto. Tuttavia l'amministratore ha la facoltà di riattivare l'Utente in questo modo:
- L'amministratore accede alla sezione "Utenti" dalle Configurazioni di Sistema, e in corrispondenza dell'Utente in scadenza clicca dal comando “Azioni” su “Verifica Account”.
- Si apre una finestra da cui sarà possibile validare l’utente con l' e-mail inserita in fase di registrazione dell'Utente. E' anche possibile cambiare l' e-mail indicandone un'altra diversa da quella inizialmente inserita.
- Cliccando su "Procedi alla verifica dell'account" verrà inviato all'indirizzo di posta elettronica indicato un'e-mail contenete il link che valida l’Utente ponendolo nello stato “Verificato”.