Quando viene registrato un Ordine da un Canale Web si avvia un processo di gestione dell'Ordine che passa attraverso diversi controlli fatti sui pagamenti e sulla spedizione e consegna al Cliente.
In questo articolo verranno analizzati i diversi stati associabili ad un Ordine Web.
Indice degli argomenti:
Pagina di gestione degli Ordini Web
Per accedere alla pagina degli Ordini Web:
- Accedere a MagicStore nell' Entità Web a cui sono associati i Canali Web da gestire
- Dal modulo "Canali Web" cliccare su "Ordini Web".
La pagina a cui si accede mostra l'elenco di tutti gli Ordini registrati sui diversi Canali Web legati all'Entità Web con cui si è loggati.
Per ciascun Ordine vengono visualizzate le informazioni relative a:
- Id Ordine Web: E il codice identificativo dell'ordine, auto generato dal sistema.
- Data e ora di Registrazione: Fornisce indicazioni sulla data e ora dell'acquisto
- Data Ordine: Indica la data e l'ora in cui l'Ordine viene registrata nel Gestionale con conseguente scalo delle disponibilità della merce.
La Data della Registrazione e la Data dell'Ordine potrebbero o meno coincidere rispetto ad alcuni fattori, perché nel caso di anomalie tecniche legate o al Canale Web o al Gestionale, gli Ordini, seppur registrati in un momento, potrebbero arrivare al Gestionale con molte ore di ritardo. La circostanza è molto rara tuttavia possibile
- Canale: Canale Web in cui l'ordine è stato processato.
- Stato Ordine: Identifica a che punto della procedura di autentificazione dell'Ordine si trova l'operazione rispetto al pagamento (Confermato, Annullato, Opzionato)
- Stato Spedizione: Identifica a che punto della procedura di gestione dell'Ordine da parte del venditore si trova la merce acquistata. (Spedito, in Elaborazione, ecc...)
- Stato Pagamento: Da indicazioni sull'avvenuto pagamento degli articoli Ordinati da parte dell'acquirente.
- Nome dell'acquirente
- Indirizzo di Spedizione indicato dall'acquirente in fase di registrazione dell'Ordine
- Importo: Mostra il valore effettivo dei prodotti Ordinati
- Importo totale: A differenza del precedente campo il valore totale tiene conto non solo dell'Importo dell'Ordine ma anche delle spese accessorie (spese di spedizione, costo per contrassegno, ecc...). Per cui corrisponde alla somma di: Totale Lordo + Spese di Spedizione + Costi Accessori
Sulla destra, per ciascuna stringa operativa è presente un tasto "Azioni" da cui poter effettuare diverse azioni a seconda dello stato dell'Ordine.
Stati degli Ordini
La procedura di gestione di un Ordine Web non è lineare come quello di una vendita da banco ma sottostà a degli step precisi e differenti a seconda delle scelte fatte nella gestione della transazione (Quale metodo di pagamento viene scelto, quale metodo di spedizione, i tempi che l'acquirente impiega per pagare i capi, ecc...)
Esistono diversi stati in cui un Ordine Web potrebbe trovarsi:
- Opzionato: E' lo stato che si visualizza quando sul Canale Web il Cliente ha appena aggiunto prodotti nel carrello ma non ha ancora effettuato il pagamento.
In questo Stato i prodotti ordinati risultano ancora giacenti nel gestionale, ma non disponibili alla vendita. Questo perchè nel momento esatto in cui un Cliente ordina dei prodotti, la loro disponibilità su tutti gli altri Canali di Vendita viene aggiornata e scalata onde evitare che contestualmente alle operazioni di pagamento e verifica del pagamento possa essere venduto. Difatti dal momento in cui viene registrato un Ordine i tempi in cui quell'Ordine viene effettivamente confermato e pronto per essere lavorato per la spedizione sono variabili.
- Confermato: E' lo stato che appare visualizzato nel Gestionale quando l'Ordine viene confermato dal venditore. Se Confermato il prodotto non sarà disponibile alla vendita ma risulta ancora come Giacente poichè fisicamente presente nel magazzino. Solo a spedizione avvenuta sarà reso anche non giacente. Generalmente la conferma dell'Ordine va di pari passo con la conferma del pagamento. Fa eccezione a questa regola la circostanza in cui l'acquirente sceglie di pagare la merce con il Contrassegno per cui è previsto il pagamento direttamente al corriere che consegna la merce. In questo caso l'Ordine risulta Confermato e Spedito anche se, ancora, non pagato.
- Convalida Ordine: Più che di uno Stato si tratta di una condizione da confermare per l'Ordine dal comando Azioni. E' richiesta la Convalida dell'Ordine quando, dopo la registrazione dell'Ordine, l'Ordine è stato pagato dall'acquirente. Per cui dopo aver verificato l'effettiva ricezione dell'importo della spesa si potrò Convalidare il pagamento avvenuto e, solo dopo la conferma, l'Ordine verrà visualizzato nel gestionale come "Pagato".
- In Transito: E' lo stato intermedio tra la spedizione della merce e la consegna all'acquirente. Lo Stato va impostato in questo modo subito dopo averne effettuata la spedizione. In questa se i prodotti non risultano più Disponibili nè Giacenti ma, a tutti gli effetti, venduti.
Stato delle Spedizioni
- In attesa: Questo Stato viene visualizzato quando il Prodotto è in fase di acquisto sul Canale Web, per cui l'acquirente o non ha ancora effettuato il pagamento o l'ha effettuato e la gestione dell'Ordine deve ancora essere presa in Carico.
- In Transito: Questo Stato viene visualizzato quando l'Utente dopo aver ricevuto il pagamento e prearato il pacco lo consegna al corriere per la spedizione. Questo stato indica che il prodotto non è più giacente né disponibile.
Nel momento in cui viene premuto il pulsante “Spedito“, nella pagina “Ordini Web” verranno eseguiti i seguenti step:
Nel caso in cui la disponibilità del prodotto sia insufficiente
il baloon “Canale“ contenuto nella schermata “Ordini Web“, per l’ordine selezionato , non diventerà di colore giallo come solitamente fa per indicare un'aggiornamento dello stato in corso. Inoltre il feed di notifica spedizione non verrà inviato al canale Web e lo “Stato Spedizione” non verrà cambiato e continuerà a rimanere “In Attesa“.
Elemento indicativo di questa situazione è dato dalla particolare colorazione rossa che assume la stringa dell'Ordine, indicativa del fatto che l'Ordine contiene un prodotto in sotto scorta.
Per sbloccare la situazione l'Utente sarà obbligato ad effettuare un riassortimento delle disponibilità del prodotto o attraverso un nuovo Carico, una Rettifica o un Trasferimento.
Soltanto dopo aver incrementato le disponibilità del prodotto si potrà procedere con la gestione della Spedizione.
Nel caso in cui il prodotto Ordinato sul Web risultasse giacente:
La Giacenza del Prodotto verrà immediatamente aggiornata decrementando la quantità . Inoltre il baloon “Canale“ contenuto nella schermata “Ordini Web“, per l’ordine selezionato , diventerà di colore giallo ad indicare una aggiornamento in Corso.
Il feed di notifica spedizione verrà inviato al Canale Web e lo “Stato Spedizione” verrà cambiato in “In Transito“
Fintanto che il baloon “Canale“ contenuto nella schermata “Ordini Web“, per l’ordine selezionato, sarà di colore giallo (sincronizzazione in corso) non sarà possibile eseguire l' Azione “Consegnato“
Stato del Pagamento
A differenza della vendita da banco in cui l'acquirente effettua il pagamento contestualmente all'operazione di registrazione della vendita (a meno che non stia effettuando una prenotazione) nella vendita da Web il pagamento è soggetto ad una procedura differente e, soprattutto, non lineare. Questo significa che lo stato del pagamento può essere di due tipi a secondo delle scelte fatte dall'acquirente:
- In Attesa di Pagamento: E' lo stato che si visualizza quando un acquirente ha registrato un Ordine inserendo prodotti nel Carrello e selezionando sia Metodo di Pagamento che Spese di Spedizione (Eccezione fatta nel caso venisse scelto il Contrassegno come metodo di Pagamento) ma non ha ancora effettuato il Pagamento della merce.
- Pagato