Il termine Sottoscorta è indicativo del fatto che le disponibilità fisiche del prodotto sono assenti nel magazzino fisico interrogato dal Canale di Vendita. Per evitare questa situazione le Disponibilità e le Giacenze dei prodotti devono sempre essere allineate su tutti i Canali di Vendita attivi, siano essi da banco che Web.
In questo articolo verrà mostrato come gestire la situazione in cui sia stato Ordinato un Prodotto che risulta non Disponibile alla Vendita nel Magazzino.
Indice degli argomenti:
- Cosa significa che un Prodotto è in Sottoscorta
- Le Ubicazioni dell'Entità Web
- Trasferimenti automatici tra le Ubicazioni
- Come riconoscere gli Ordini con Prodotti in Sottoscorta
- Gestione di Ordini di Prodotti in Sottoscorta assenti da MagicStore
- Gestione di Ordini di Prodotti in Sottoscorta presenti in Ubicazioni diverse dalla Principale
- Gestione di Ordini di Prodotti in Sottoscorta presenti in Ubicazioni con Ragione Sociale diversa dall'Entità Web
- Caso particolare per Prodotti in Sottoscorta Agganciati
Cosa significa che un Prodotto è in Sottoscorta
Si dice che un Prodotto è in Sottoscorta quando, dopo essere stato venduto, non risulta disponibile o giacente in magazzino.
Questa condizione si può verificare soprattutto con le Vendite web e in circostanze differenti, ad esempio:
1) Per un intervento errato nel back office del Marketplace, ad esempio modificando manualmente il numero delle disponibilità del prodotto. Questa azione, infatti, crea disallineamenti tra le informazioni presenti nel gestionale e quelle presenti sul Canale Web. Per evitare questa circostanza tutte le modifiche sulla disponibilità dei prodotti vanno effettuate esclusivamente sul Gestionale. Da questo partirà automaticamente l'informazione sulla variazione della disponibilità su tutti i Canali di Vendita su cui è pubblicato il Prodotto.
2) Ordini che arrivano contemporaneamente da più Canali Web prima che si aggiornino le disponibilità. Questo perché quando viene registrato un Ordine su uno dei Canali Web, l'Ordine va processato e passa obbligatoriamente, secondo regole dettate direttamente dal Canale Web, diversi step durante i quali sugli altri Canali di Vendita la disponibilità del Prodotto non risulta ancora aggiornata. La durata dell'aggiornamento è variabile fino ad arrivare a diversi minuti.
Nel caso in cui durante questo processo lo stesso Prodotto viene venduto su un altro Canale, a processo di aggiornamento ultimato il Prodotto non è più disponibile nel magazzino. Questa circostanza è rara ma possibile. Per questo motivo è importante essere preparati a gestire il Sottoscorta onde evitare di dover necessariamente annullare un Ordine.
3) Mancato agganciamento dei Prodotti tra MagicStore e Canale Web. Quando si è già in possesso di un Canale di Vendita online e successivamente si attiva il gestionale, è necessario procedere con l'agganciamento dei Prodotti tra Gestionale e Canale Web. Questa azione permette ai due Prodotti registrati negli specifici inventari di comunicare. In mancanza dell'agganciamento l'aggiornamento automatico delle informazioni non si verifica portando a importanti disallineamenti soprattutto relativamente alle disponibilità.
4) In ultimo vanno annoverate tra le cause anche problemi tecnici di vario tipo, sebbene questa circostanza sia rara.
Le Ubicazioni dell'Entità Web
L'Entità Web è un'Unità virtuale che va anagrafata all'interno di MagicStore e usata come elemento di collegamento tra MagicStore ed i Canali Web.
Essendo virtuale non dispone di un proprio magazzino fisico reale in cui registrare il Carico della merce. Per questo motivo si aggancia alle Ubicazioni dei magazzini fisici registrati in MagicStore.
Per conoscere quali Ubicazioni vengono lette dall'Entità Web:
- Accedere a MagicStore nell'Azienda Principale
- Configurazioni di Sistema> Unità Aziendali.
- Cliccare, dall'elenco delle unità registrate, su Entità Web
- Cliccare sul pulsante "Successivo" presente nella pagina di configurazione dell'entità sino a raggiungere la pagina "Ubicazioni"
- Nella pagina "Ubicazioni" verranno visualizzate tutte le Ubicazioni lette dall'Entità Web.
Attenzione
L'associazione di un'Ubicazione all'Entità Web va, invece, fatta dall'Unità che fisicamente possiede l'Ubicazione. Per informazioni su come agganciare un'Ubicazione all'Entità Web cliccare qui.
I Canali web leggono le disponibilità dei Prodotti nelle Ubicazioni in ordine di Priorità, ossia interrogano la 1° Ubicazione posizionata in elenco e in caso di mancata disponibilità del Prodotto interrogano quella successiva ecc...
Per modificare la Priorità di un'Ubicazione basta trascinarla nella posizione desiderata attraverso il comando 
sulla sinistra.
Attenzione
L'Ubicazione con priorità 1 deve necessariamente appartenere ad un'Unità la cui Azienda Principale è la stessa dell'Entità Web. Nel caso in cui Ubicazione ed Entità Web appartenessero a due Ragioni Sociali diverse, l'Ubicazione potrà essere comunque associata all'Entità Web ma non potrà essere quella principale.
Trasferimenti automatici tra le Ubicazioni
Il Trasferimento automatico dei Prodotti tra le Ubicazioni è un'Azione che comporta il passaggio della disponibilità fisica del Prodotto da un'Ubicazione all'altra rendendo possibile la vendita.
E' importante sottolineare che questo passaggio è automatico nel senso che automaticamente il sistema riconosce la presenza del Prodotto in un'Ubicazione diversa dalla propria e predispone il tutto per consentire il trasferimento.
Il passaggio finale vero e proprio avviene solo dopo che l'Utente ha confermato manualmente il trasferimento. Questo per rendere l'Utente consapevole dell'azione che MagicStore sta per svolgere permettendogli di prevenire eventuali movimenti di magazzino errati.
Come riconoscere gli Ordini con Prodotti in Sottoscorta
Gli Ordini in Sottoscorta sono Ordini provenienti da un Canale di Vendita online in cui è coinvolto un Prodotto in Sottoscorta, ossia non disponibile alla vendita nel magazzino letto dall'Entità Web.
Riconoscere un Ordine in Sottoscorta è molto semplice:
- Basta accedere a MagicStore nell'Entità Web
- Dal modulo "Canali Web" cliccare su Ordini Web
- L'Ordine in sottoscorta è evidenziato nell'elenco in rosso.
Importante
L'Ordine viene visualizzato in rosso solo se il suo stato è "Confermato".
Fintanto che l'Ordine è in uno stato Opzionato verrà visualizzato in bianco(e senza alcuna indicazione sul Cliente o l'indirizzo di spedizione). Dopo la Conferma, che avviene sul Canale Web, parte il controllo di MagicStore che, a quel punto, non trovando disponibilità nell'Ubicazione principale o in nessuna Ubicazione che legge l'Entità Web, attiva l'allerta evidenziando l'operazione in rosso.
Dopo aver fatto l'accesso nel dettaglio dell'Ordine osservarne i Prodotti contenuti:
Se il Prodotto letto nel dettaglio dell'Ordine è evidenziato in Rosso vuol dire che è in Sottoscorta, ossia le sua disponibilità fisica non corrisponde a quanto era presente sul Canale Web al momento dell'Ordine
Gestione di Ordini di Prodotti in Sottoscorta assenti da MagicStore
Se il Prodotto acquistato sul web è in sottoscorta e non è disponibile in nessuna delle Ubicazioni associate all'Entità Web, e quindi non è fisicamente vendibile, al clic su "Convalida Ordine" si visualizza una finestra di questo tipo:
In questo caso ci sono solo due alternative:
- Annullare l'Ordine e restituendo la spesa all'acquirente
- Riassortire il magazzino registrando un Carico del Prodotto o una Rettifica di Magazzino.
Attenzione
Il riassortimento va registrato necessariamente nell'Ubicazione Principale legata all'Entità Web, ovvero quella che nell'elenco delle Ubicazioni dell'Entità Web è visualizzata in 1° posizione. (A) Nel caso in cui il riassortimento fosse registrato in una qualsiasi delle altre Ubicazioni legate all'Entità Web, diversa dalla principale, (B) l'Ordine resterà non gestibile. Soltanto dopo che la quantità sia stata portata nell'Ubicazione principale sarà possibile procedere con la Convalida dell'Ordine.
In caso di riassortimento del Prodotto l'Ordine continuerà ad essere visualizzato in rosso poiché l'informazione non aggiorna automaticamente lo stato, ma basta cliccare dalla pagina dell'elenco Ordini dal comando Azioni sulla voce "Convalida Ordine"
e dalla finestra che appare convalidare l'operazione cliccando sul tasto blu "Convalida Ordine"
Si ricorda che questo è possibile solo se il riassortimento è stato registrato nell'Ubicazione Principale dell'Entità Web.
Gestione di Ordini di Prodotti in Sottoscorta presenti in Ubicazioni diverse dalla Principale
Se il Prodotto è in Sottoscorta solo per l'Ubicazione principale dell'Entità Web, quella con Priorità 1 nell'elenco delle Ubicazioni, (A) ma è disponibile in una o più Ubicazioni associate all'Entità Web (B)
bisognerà procedere in questo modo:
- Accedere all'elenco degli Ordini Web
- Individuare dall'elenco l'Ordine da gestire
- Da "Azioni" cliccare su "Convalida Ordine"
- Si apre una finestra in cui si visualizza evidenziato in rosso il prodotto in sottoscorta e in basso la posizione dello stesso prodotto nelle altre Ubicazioni associate all'Entità Web.
- Avviare il trasferimento delle disponibilità dall'una all'altra Ubicazione cliccando su "Convalida Ordine in basso a destra.
Nota
Nel caso in cui prima di convalidare l'Ordine in sottoscorta venisse registrato il riassortimento del Prodotto nell'Ubicazione principale legata all'Entità Web, l'Ordine continuerà ad essere visualizzato in rosso e con i prodotti in sottoscorta, perchè essendo entrato in MagicStore prima del riassortimento non sfrutta la nuova disponibilità presente nell'Ubicazione principale ma resta impegnato il Prodotto che, convalidando l'Ordine, passerà dalla propria Ubicazione a quella principale dell'Entità Web.
Gestione di Ordini di Prodotti in Sottoscorta presenti in Ubicazioni con Ragione Sociale diversa dall'Entità Web
Perciò:
- Alla registrazione di un Ordine web di un Prodotto giacente nell'Ubicazione con ragione sociale diversa dalla propria, nella pagina "Ordini Web" appare un'operazione d'Ordine in rosso.
- In corrispondenza dell'ordine da Azioni cliccare su "Convalida Ordine"
- Si apre la finestra dei trasferimenti automatici legati alla vendita. In questa finestra si vede:
- Il prodotto in sottoscorta evidenziato in rosso poichè assente dall'Ubicazione predefinita
- Più in basso la reale posizione del prodotto, con indicazione del nome dell'Ubicazione sorgente.
Cliccando su "Convalida Ordine" il prodotto verrà automaticamente trasferito dall'Ubicazione dell'Unità con ragione sociale diversa dall'entità web, all'Ubicazione principale dell'Entità web, permettendo la convalida dell'Ordine
Considerando che nell'operazione appena descritta sono coinvolte unità di differenti ragioni sociali, il trasferimento della merce corrisponde a tutti gli effetti ad una "vendita B2B". Proprio per questo motivo:
- All'arrivo dell'ordine, nella sezione "Ordini" del modulo B2B si genera automaticamente un movimento d'Ordine in stato "In elaborazione".
- Alla convalida dell'ordine web, l'Ordine B2B passa allo stato "Confermato" e poi "Pagato"
- Automaticamente nelle sezione "Spedizioni" del modulo B2B ci crea un'operazione di Spedizione con cui si conclude il trasferimento delle quantità dei Prodotti coinvolti nell'Ordine web.
Caso particolare per Prodotti in Sottoscorta Agganciati
Esiste un caso particolare per cui il Trasferimento Automatico tra le Ubicazioni non può essere effettuato.
Questo succede quando un prodotto che era temporaneo, poi agganciato, se è in sottoscorta non può essere trasferito da un'Ubicazione diversa da quella principale.
- Un prodotto temporaneo, cioè che non è registrato sul tool, riceve un Ordine su un Canale Web
- sul gestionale l'Ordine arriverà evidenziato in arancione, ad indicare la presenza di un prodotto non agganciato (Sebbene in sottoscorta, l'ordine arriva arancione perchè il prodotto non è agganciato. Soltanto dopo l'agganciamento, che è la 1° operazione da fare, l'ordine diventa rosso ad indicare il sottoscorta).
- l'articolo contenuto nell'Ordine sarà evidenziato in arancione (Per approfondimenti sul Prodotto non Agganciato al gestionale cliccare qui).
- bisogna come prima cosa Agganciare l'articolo dalla Dashboard di Agganciamento Prodotti.
- dopo averlo fatto
- L'Ordine si visualizza di colore rosso
- il Prodotto risulta agganciato e si procede con la convalida dell'Ordine.
- se in un secondo momento si riceve un 2° Ordine dello stesso Prodotto, a meno che questo non sia Disponibile nell'Ubicazione principale dell'entità web, non sarà trasferibile in modalità automatica.
La soluzione è quella di trasferire manualmente l'articolo nell'ubicazione principale e da Azioni > cliccare su Convalida trasferimento