Ordini di Prodotti in Sottoscorta

Il termine Sottoscorta è indicativo del fatto che le disponibilità fisiche del prodotto sono assenti nel magazzino fisico interrogato dal Canale di Vendita. Per evitare questa situazione le Disponibilità e le Giacenze dei prodotti devono sempre essere allineate su tutti i Canali di Vendita attivi, sia essi da banco che da Web.

In questo articolo verrà mostrato come gestire la situazione in cui sia stato Ordinato un Prodotto che risulta non Disponibile alla Vendita nel Magazzino.

Articoli in questa pagina:

• Cosa significa che un Prodotto è in Sottoscorta
• Le Ubicazioni dell'Entità Web
• Trasferimenti automatici tra le Ubicazioni
• Come riconoscere gli Ordini con Prodotti in Sottoscorta
• Gestione di Ordini di Prodotti in Sottoscorta assenti dal Gestionale
• Gestione di Ordini di Prodotti in Sottoscorta presenti in Ubicazioni diverse dalla Principale
• Caso particolare per Prodotti in Sottoscorta Agganciati

Cosa significa che un Prodotto è in Sottoscorta

Si dice che un Prodotto è in Sottoscorta quando dopo essere stato venduto, non risulta disponibile o giacente in magazzino.

Questa condizione si può verificare soprattutto con le Vendite web e in circostanze differenti, ad esempio:

1) Per un intervento errato nel back office del Marketplace, ad esempio modificando manualmente il numero delle disponibilità del prodotto. Questa azione, infatti, crea disallineamenti tra le informazioni presenti nel gestionale e quelle presenti sul Canale Web. Per evitare questa circostanza tutte le modifiche sulla disponibilità dei prodotti vanno effettuate esclusivamente sul Gestionale. Da questo partirà automaticamente l'informazione sulla variazione della disponibilità su tutti i Canali di Vendita su cui è pubblicato il Prodotto.

2) Ordini che arrivano contemporaneamente da più Canali Web prima che si aggiornino le disponibilità. Questo perché quando viene registrato un Ordine su uno dei Canali Web, l'Ordine va processato e passa obbligatoriamente, secondo regole dettate direttamente dal Canale Web, diversi step durante i quali sugli altri Canali di Vendita la disponibilità del Prodotto non risulta ancora aggiornata. La durata dell'aggiornamento è variabile fino ad arrivare a diversi minuti.

Nel caso in cui durante questo processo lo stesso Prodotto viene venduto su un altro Canale, a processo di aggiornamento ultimato il Prodotto non è più disponibile nel magazzino. Questa circostanza è rara ma possibile. Per questo motivo è importante essere preparati a gestire il Sottoscorta onde evitare di dover necessariamente annullare un Ordine.

3) Mancato agganciamento dei Prodotti tra gestionale e Canale Web. Quando si è già in possesso di un Canale di Vendita online e successivamente si attiva il gestionale, è necessario procedere con l'agganciamento dei Prodotti tra Gestionale e Canale Web. Questa azione permette ai due Prodotti registrati negli specifici inventari di comunicare. In mancanza dell'agganciamento l'aggiornamento automatico delle informazioni non si verifica portando a importanti disallineamenti soprattutto relativamente alle disponibilità. 

4) In ultimo vanno annoverate tra le cause anche problemi tecnici di vario tipo, sebbene questa circostanza sia rara. 

Le Ubicazioni dell'Entità Web

L'Entità Web è un'Unità Aziendale virtuale, anagrafata all'interno del Gestionale come elemento di collegamento con il mondo dei Canali Web.

Essendo un'Entità Virtuale non dispone di un proprio magazzino fisico reale in cui registrare il Carico della merce. Per questo motivo si aggancia alle Ubicazioni dei magazzini fisici registrati nel Gestionale.

L'associazione dell'Ubicazione viene fatta nelle Configurazioni di Sistema> Unità Aziendali.

Accedendo al modulo "Unità Aziendali" ed entrando nel dettaglio dell'Entità Web, cliccando sul tab "Ubicazioni" verranno visualizzate tutte le Ubicazioni lette ed utilizzate dall'Entità Web.

Per informazioni su come agganciare un'Ubicazione all'Entità Web cliccare qui.

I Canali web leggono le disponibilità dei Prodotti nelle Ubicazioni in ordine di Priorità, ossia interrogano la 1° Ubicazione posizionata in elenco e in caso di mancata disponibilità del Prodotto interrogano quella successiva ecc...

Per modificare la Priorità di un'Ubicazione basta trascinarla nella posizione desiderata attraverso il comando  sulla sinistra.

Trasferimenti automatici tra le Ubicazioni

 Il Trasferimento automatico dei Prodotti tra le Ubicazioni è un'Azione che comporta il passaggio della disponibilità fisica del Prodotto da un'Ubicazione all'altra rendendo possibile la vendita.

E' importante sottolineare che questo passaggio è automatico nel senso che automaticamente il sistema riconosce la presenza del Prodotto in un'Ubicazione diversa dalla propria e predispone il tutto per consentire il trasferimento. Il passaggio finale vero e proprio avviene solo dopo che l'Utente ha confermato il trasferimento. Questo per rendere l'Utente consapevole dell'azione che il gestionale sta per svolgere permettendogli di prevenire eventuali movimenti di magazzino errati.

Come riconoscere gli Ordini con Prodotti in Sottoscorta

Gli Ordini in Sottoscorta sono Ordini provenienti da un Canale di Vendita Web in cui è coinvolto un Prodotto in Sottoscorta, ossia non disponibile alla vendita.

Riconoscere un Ordine in Sottoscorta e intervenire tempestivamente sono due azioni fondamentali per non incorrere in problemi con il proprio Canale di Vendita Web (Penalizzazione dell'account Venditore o annullamento dell'Ordine al Cliente, ecc...)

Per individuarli:

Accedere dal modulo Canali Web a "Ordini Web" e visualizzare dall'elenco tutte le stringhe di Ordine evidenziati in rosso. Il colore rosso dell'operazione è indicativo del fatto che l'Ordine contiene uno o più prodotto in sottoscorta.

Dopo aver fatto l'accesso nel dettaglio dell'Ordine osservarne i Prodotti contenuti:

Se il Prodotto letto nel dettaglio dell'Ordine è evidenziato in Rosso vuol dire che è in Sottoscorta, ossia le sua disponibilità fisica non corrisponde a quanto era presente sul Canale Web al momento dell'Ordine

Gestione di Ordini di Prodotti in Sottoscorta assenti dal Gestionale

Se il Prodotto acquistato sul web è in sottoscorta e non è più disponibile in qualsiasi delle Ubicazioni associate all'Entità Web, e quindi non è fisicamente vendibile, al clic su "Convalida Ordine in corrispondenza dell'Ordine da lavorare si visualizza una finestra di questo tipo:

In questo caso ci sono solo due alternative:

• Annullare l'Ordine e restituendo la spesa all'acquirente
• Riassortire il magazzino registrando un Carico del Prodotto o una Rettifica di Magazzino.

In caso di riassortimento del Prodotto l'Ordine continuerà ad essere visualizzato in rosso poiché l'informazione non aggiorna automaticamente lo stato, ma basta accedere cliccare dalla pagina dell'elenco Ordini dal comando Azioni sulla voce "Convalida Ordine"

e dalla finestra che appare convalidare l'operazione cliccando sul tasto blu "Convalida Ordine"

Gestione di Ordini di Prodotti in Sottoscorta presenti in Ubicazioni diverse dalla Principale

 Se il Prodotto è in Sottoscorta solo per l'Ubicazione principale dell'Entità Web, quella con Priorità 1 nell'elenco delle Ubicazioni, ma è disponibile in una o più Ubicazioni associate all'Entità Web bisognerà procedere in questo modo:

• Accedere all'elenco degli Ordini Web
• Individuare dall'elenco l'Ordine da gestire
• Da "Azioni" cliccare su "Convalida Ordine"
• Si apre una finestra in cui si visualizza evidenziato in rosso il prodotto in sottoscorta e in basso l'elenco della posizione dello stesso prodotto nelle altre Ubicazioni associate all'Entità Web.
• Avviare il trasferimento delle disponibilità dall'una all'altra Ubicazione cliccando su "Convalida Ordine in basso a destra.

Caso particolare per Prodotti in Sottoscorta Agganciati

Esiste un caso particolare per cui il Trasferimento Automatico tra le Ubicazioni non può essere effettuato.

Questo succede quando un prodotto che era temporaneo, poi agganciato, se è in sottoscorta non può essere trasferito da un'Ubicazione diversa da quella principale.  

• Un prodotto temporaneo, cioè che non è registrato sul tool, riceve un Ordine su un Canale Web
• sul gestionale l'Ordine arriverà evidenziato in arancione, ad indicare la presenza di un prodotto non agganciato (Sebbene in sottoscorta, l'ordine arriva arancione perchè il prodotto non è agganciato. Soltanto dopo l'agganciamento, che è la 1° operazione da fare, l'ordine diventa rosso ad indicare il sottoscorta).
• l'articolo contenuto nell'Ordine sarà evidenziato in arancione (Per approfondimenti sul Prodotto non Agganciato al gestionale cliccare qui).
• bisogna come prima cosa Agganciare l'articolo dalla Dashboard di Agganciamento Prodotti.
• dopo averlo fatto
  • L'Ordine si visualizza di colore rosso
  • il Prodotto risulta agganciato e si procede con la convalida dell'Ordine.
• se in un secondo momento si riceve un 2° Ordine dello stesso Prodotto, a meno che questo non sia Disponibile nell'Ubicazione principale dell'entità web, non sarà trasferibile in modalità automatica.

La soluzione è quella di trasferire manualmente l'articolo nell'ubicazione principale e da Azioni > cliccare su Convalida trasferimento