Quando su Amazon viene registrato un Ordine l'informazione passa a MagicStore per poter essere processata allineando le disponibilità del prodotto in tutti i Punti Vendita e sugli altri canali web.
Indice degli argomenti:
- Pagina di gestione degli Ordini da Amazon
- Stati degli Ordini
- Stato delle Spedizioni
- Stato del Pagamento
- Caso particolare: Modalità di Pagamento con Contrassegno
- Notifiche di Ordine ricevuto
- Ordine Spedito e specifica del Corriere e del Codice di tracciamento.
- Generazione della fattura della Vendita
- Annullamento di un Ordine
- Ordini Sospesi
Pagina di gestione degli Ordini da Amazon
Per accedere alla pagina degli Ordini Web:
- Accedere a MagicStore con l'Entità Web a cui è associato il Canale Amazon.
- Dal modulo "Canali Web" cliccare su "Ordini Web".
La pagina a cui si accede mostra l'elenco di tutti gli Ordini registrati sui diversi Canali Web attivi e legati all'Entità Web con cui si è loggati.
Per ciascun Ordine vengono visualizzate le informazioni relative a:
- Id Ordine Web: E il codice identificativo dell'ordine, auto generato dal sistema.
- Data e ora di Registrazione: Fornisce indicazioni sulla data e ora dell'acquisto effettuato sul Web
- Data Ordine: Indica la data e l'ora in cui l'Ordine arriva nel Gestionale con conseguente
Le due date potrebbero o meno coincidere rispetto ad alcuni fattori, perché nel caso di anomalie tecniche legate o al Canale Web o al Gestionale, gli Ordini, seppur registrati in un momento, potrebbero arrivare al Gestionale con molte ore di ritardo. La circostanza è molto rara tuttavia possibile
- Canale: Canale Web in cui l'ordine è stato processato.
- Stato Ordine: Identifica a che punto della procedura di autentificazione dell'Ordine si trova l'operazione rispetto al pagamento (Confermato, Annullato, Opzionato)
- Stato Spedizione: Identifica a che punto della procedura di gestione dell'Ordine da parte del venditore si trova la merce acquistata. (Spedito, in Elaborazione, ecc...)
- Stato Pagamento: Da indicazioni sull'avvenuto pagamento degli articoli Ordinati da parte dell'acquirente.
- Nome dell'acquirente
- Indirizzo di Spedizione indicato dall'acquirente in fase di registrazione dell'Ordine
- Importo: Mostra il valore effettivo dei prodotti Ordinati
- Importo totale: A differenza del precedente campo il valore totale tiene conto non solo dell'Importo dell'Ordine ma anche delle spese accessorie (spese di spedizione, costo per contrassegno, ecc...). Per cui corrisponde alla somma di: Totale Lordo + Spese di Spedizione + Costi Accessori
Attenzione
Qualora fosse stata apportata una modifica al prezzo di vendita del Prodotto direttamente nel seller central di Amazon (modificando il prezzo manualmente o attivando una promo direttamente in Amazon o utilizzando una funzione specifica di Amazon per l'allineamento dei Prezzi con quelli dei propri competitor) il prezzo di vendita del Prodotto indicato nell'Ordine sarà quello modificato e non quello da Listino passato originariamente da MagicStore.
Sulla destra, per ciascuna stringa operativa è presente un tasto "Azioni" da cui poter effettuare diverse azioni a seconda dello stato dell'Ordine.
Suggerimento
Se è stato scelto di gestire tutti i Canali Web da un'Unica Entità Web da questa pagina verranno visualizzati tutti gli Ordini di tutti i Canali Web in modo unificato. Ciononostante è sempre possibile non solo identificare il Canale Web di riferimento per ciascun Ordine ma anche applicare un filtro di ricerca così da visualizzare temporaneamente nella pagina soltanto gli Ordini relativi un particolare Canale Web. In questo caso per visualizzare solo gli Ordini provenienti da Amazon imporre il filtro di ricerca su "Canale Web" e selezionare dal menu il canale Amazon, come mostra l'immagine:
Stati degli Ordini
La procedura di gestione di un Ordine Web non è lineare come quello di una vendita da banco ma sottostà a degli step precisi e differenti a seconda delle scelte fatte nella gestione della transazione (Quale metodo di pagamento viene scelto, quale metodo di spedizione, i tempi che l'acquirente impiega per pagare i capi, ecc...)
Esistono diversi stati in cui un Ordine Web potrebbe trovarsi:
- Opzionato: E' lo stato che si visualizza quando sul Canale Web il Cliente ha appena aggiunto prodotti nel carrello ma non ha ancora effettuato il pagamento. In questo Stato i prodotti ordinati risultano ancora giacenti nel gestionale, ma non disponibili alla vendita. Questo perchè nel momento esatto in cui un Cliente ordina dei prodotti, la loro disponibilità su tutti gli altri Canali di Vendita viene aggiornata e scalata onde evitare che contestualmente alle operazioni di pagamento e verifica del pagamento possa essere venduto. Difatti dal momento in cui viene registrato un Ordine i tempi in cui quell'Ordine viene effettivamente confermato e pronto per essere lavorato per la spedizione sono variabili.
Importante
Come verrà spiegato negli articoli "Ordini di Prodotti in sottoscorta" e "Ordini di Prodotti non Agganciati", se un Ordine contiene prodotti in sotto scorta o da agganciare si presenterà in elenco Ordini rispettivamente di colore Rosso o Arancione. Tuttavia se lo Stato dell'Ordine è "Opzionato" l'Ordine si presenterà sempre bianco, poichè un Ordine Opzionato, in realtà, è un dato non consolidato. Per cui l'Utente viene allertato sull'azione da compiere sull'Ordine soltanto quando l'Ordine passa allo stato Confermato.
- Confermato: E' lo stato che appare visualizzato in MagicStore quando l'Ordine viene confermato dal venditore. Se Confermato il prodotto non sarà disponibile alla vendita ma risulta ancora come Giacente poichè fisicamente presente nel magazzino. Solo a spedizione avvenuta sarà reso anche non giacente. Generalmente la conferma dell'Ordine va di pari passo con la conferma del pagamento. Fa eccezione a questa regola la circostanza in cui l'acquirente sceglie di pagare la merce con il Contrassegno per cui è previsto il pagamento direttamente al corriere che consegna la merce. In questo caso l'Ordine risulta Confermato e Spedito anche se, ancora, non pagato.
- Convalida Ordine: Più che di uno Stato si tratta di una condizione da confermare per l'Ordine dal comando Azioni. E' richiesta la Convalida dell'Ordine quando, dopo la registrazione dell'Ordine, l'Ordine è stato pagato dall'acquirente. Per cui dopo aver verificato l'effettiva ricezione dell'importo della spesa si potrò Convalidare il pagamento avvenuto e, solo dopo la conferma, l'Ordine verrà visualizzato nel gestionale come "Pagato".
- in Elaborazione: E' uno stato intermedio non obbligatorio da impostare (l'Utente potrebbe, infatti, scegliere di impostare direttamente l'Ordine come "Spedito") ma a disposizione nel caso in cui si volesse indicare l'Ordine come in lavorazione prima della sua effettiva spedizione. Impostando l'Ordine in questo stato non verranno toccate le Giacenze o Disponibilità dei Prodotti coinvolti nell'Ordine.
- In Transito: E' lo stato intermedio tra la spedizione della merce e la consegna all'acquirente. Lo Stato va impostato in questo modo subito dopo averne effettuata la spedizione. In questo stato i prodotti non risultano più Disponibili nè Giacenti ma, a tutti gli effetti, venduti.
Stato delle Spedizioni
- In attesa: Questo Stato viene visualizzato quando il Prodotto è in fase di acquisto sul Canale Web, per cui l'acquirente o non ha ancora effettuato il pagamento o l'ha effettuato e la gestione dell'Ordine deve ancora essere presa in Carico.
- In Transito: Questo Stato viene visualizzato quando l'Utente dopo aver ricevuto il pagamento e prearato il pacco lo consegna al corriere per la spedizione. Questo stato indica che il prodotto non è più giacente né disponibile.
Importante
Qualora prima della Spedizione l'Ordine si trovasse in una fase intermedia di lavorazione è possibile impostare l'Ordine come "In Elaborazione". Lo stato, che potrà essere selezionato solo per gli ordini Confermati e Pagati, informa che l'Ordine è in gestione e preparazione.
Nel caso in cui non si volesse impostare l'Ordine in questo stato si potrà passare direttamente con la fase della Spedizione. Lo stato "In Elaborazione" non ha alcun effetto nè sul Canale Web nè sulle giacenze o disponibilità di magazzino dei prodotti coinvolti nell'Ordine.
Nel momento in cui viene premuto il pulsante “Spedito“, nella pagina “Ordini Web” verranno eseguiti i seguenti step:
Nel caso in cui la disponibilità del prodotto sia insufficiente
il baloon “Canale“ contenuto nella schermata “Ordini Web“, per l’ordine selezionato , non diventerà di colore giallo come solitamente fa per indicare un'aggiornamento dello stato in corso. Inoltre il feed di notifica spedizione non verrà inviato al canale Web e lo “Stato Spedizione” non verrà cambiato e continuerà a rimanere “In Attesa“.
Elemento indicativo di questa situazione è dato dalla particolare colorazione rossa che assume la stringa dell'Ordine, indicativa del fatto che l'Ordine contiene un prodotto in sotto scorta.
Per sbloccare la situazione l'Utente sarà obbligato ad effettuare un riassortimento delle disponibilità del prodotto o attraverso un nuovo Carico o un Trasferimento.
Soltanto dopo aver incrementato le disponibilità del prodotto si potrà procedere con la gestione della Spedizione.
Nel caso in cui il prodotto Ordinato sul Web risultasse giacente:
La Giacenza del Prodotto verrà immediatamente aggiornata decrementando la quantità . Inoltre il baloon “Canale“ contenuto nella schermata “Ordini Web“, per l’ordine selezionato , diventerà di colore giallo ad indicare una aggiornamento in Corso.
Il feed di notifica spedizione verrà inviato al Canale Web e lo “Stato Spedizione” verrà cambiato in “In Transito“
Fintanto che il baloon “Canale“ contenuto nella schermata “Ordini Web“, per l’ordine selezionato, sarà di colore giallo (sincronizzazione in corso) non sarà possibile eseguire l' Azione “Consegnato“
Attenzione
L'Ordine va sempre gestito da MagicStore; per cui quando l'ordine arriva al gestionale nello stato "Pagato" va impostato come Spedito dalla stessa pagina del Gestionale. Nel caso in cui l'Utente configurasse l'Ordine come Spedito dal Canale Web, è possibile accedere al gestionale e dalla pagina "Ordini Web" in corrispondenza dell'Ordine, cliccare da Azioni su "Spedito". Soltanto in questo modo le Disponibilità del prodotto si aggiorneranno correttamente rispetto alle informazioni registrate sul Canale Web. In caso contrario (ossia con Ordine Spedito sul Canale Web e non nel Gestionale) si verificherà un disallineamento tra La Giacenza e la Disponibilità del Prodotto.
Stato del Pagamento
A differenza della vendita da banco in cui l'acquirente effettua il pagamento contestualmente all'operazione di registrazione della vendita (a meno che non stia effettuando una prenotazione) nella vendita da Web il pagamento è soggetto ad una procedura differente e, soprattutto, non lineare. Questo significa che lo stato del pagamento può essere di due tipi a secondo delle scelte fatte dall'acquirente:
- In Attesa di Pagamento: E' lo stato che si visualizza quando un acquirente ha registrato un Ordine inserendo prodotti nel Carrello e selezionando sia Metodo di Pagamento che Spese di Spedizione (Eccezione fatta nel caso venisse scelto il Contrassegno come metodo di Pagamento) ma non ha ancora effettuato il Pagamento della merce.
- Pagato
Caso particolare: Modalità di Pagamento con Contrassegno
Come visto nei precedenti paragrafi nel momento in cui avviene il pagamento da parte del Cliente su un Canale Web, l'Utente indicherà l'Ordine nel gestionale come "Confermato". Tuttavia c'è una circostanza per cui non sempre per far arrivare un ordine Confermato occorre confermare il pagamento all'interno del CMS. Per esempio, gli ordini fatti con contrassegno arrivano a MagicStore direttamente in stato CONFERMATO ed è scorretto, per questi ordini, confermare il pagamento prima che sia effettivamente pagato il prodotto da parte del cliente finale.
Notifiche di Ordine ricevuto
Ogni volta che viene registrato un Ordine da un Canale Web agganciato al Gestionale, si riceve una notifica di Ordine registrato. Le notifiche si ricevono e visualizzano indipendentemente dall'Unità Aziendale in cui si è loggati.
La notifica viene ricevuta quando arriva la conferma dell'Ordine
Se l'Ordine contiene un prodotto in sottoscorta, l'informazione viene riportata nella notifica.
Attenzione
Viene indicato come prodotto in sottoscorta anche un eventuale prodotto temporaneo inserito nell'Ordine.
Ordine Spedito e specifica del Corriere e del Codice di tracciamento.
Dopo che l'Ordine è stato ricevuto e preparato, va spedito. Per indicarlo come "Spedito" permettendo l'allineamento delle Disponibilità su tutti i canali di vendita:
- Dalla pagina Ordini Web, in corrispondenza dell'Ordine lavorato, cliccare da Azioni su Spedito
- Al clic si apre una finestra popup in cui vanno indicati:
- Nome del Corriere
- Servizio di Spedizione
- Codice di tracciamento dell'Ordine
- Confermare le informazioni cliccando in basso a destra su "Spedisci".
Importante
Le informazioni inserite in queste campi vengono passate automaticamente al Canale Web e, di conseguenza, arrivano al Cliente finale.
Il campo "Corriere" è un menu a tendina contenente, di default, i nomi dei principali spedizionieri autorizzati direttamente da Amazon.
Una volta selezionato un valore nel campo "Corriere" si attiverà il secondo campo "Servizio di Spedizione", in cui inserire un testo libero che specifica il tipo di spedizione (standard, express, etc…).
La compilazione di questo campo attiva il terzo dove si inserisce il numero di spedizione.
Attenzione
La selezione del primo campo, che attiva il secondo, rende obbligatoria la compilazione di tutti i campi presenti nella finestra. La non compilazione ed il clic sul pulsante “Spedisci” apre un messaggio di errore: “Alcune informazioni di spedizione risultano mancanti, si prega di riempire tutti i campi necessari.“
Nel caso in cui, tra le voci dei “Corrieri” non sia presente quella desiderata, sarà possibile aggiungere nuovi Corrieri. Per farlo:
- Dal campo "Corriere" selezionare "Altro"
- La selezione di questo valore attiva un nuovo campo denominato "Nome Corriere" in cui digitare il nome dello spedizioniere
Indicare il nome del corriere, il servizio di consegna/metodo di spedizione e il numero di spedizione contribuisce a migliorare l'esperienza di acquisto dei clienti e protegge il proprio account seller central riducendo le probabilità di ricevere un feedback negativo aumentando la soddisfazione generale dei clienti. La presenza di un numero di spedizione aiuta a ridurre la percentuale di ordini difettosi, e, inoltre, viene presa in considerazione durante la gestione dei reclami.
Considerando che Amazon non obbliga l'Utente ad indicare sempre queste informazioni (sebbene ne richieda la compilazione per il 95% degli Ordini) i campi non risultano obbligatori da compilare. Difatti sarà possibile non compilare nessun campo della finestra e cliccare direttamente sul pulsante “Spedisci” per spedire l’ordine ma non inviare nessuna informazione di tracking al sito Amazon.
Attenzione
Attenzione: Sebbene non sia obbligatorio inserire queste informazioni è importante sapere che il mancato inserimento di queste informazioni porta al blocco del proprio account venditore da parte di Amazon. Complessivamente Amazon richiede che le informazioni vengano inserite almeno sul 95% degli Ordini. Pertanto, onde evitare di incorrere nel blocco del proprio account da venditore, ti suggeriamo di indicare sempre questi dati per ciascun Ordine Amazon spedito.
Generazione delle Fatture di Vendita
Per generare la fattura di una Vendita Web bisogna procedere in questo modo:
- Dalla pagina "Ordini Web" del gestionale, in corrispondenza della stringa dell'ordine per cui generare la fattura, dal comando Azioni cliccare su "Genera Fattura"
- Si apre una finestra popup da cui selezionare il cliente della vendita Web
- Se il cliente è stato già anagrafato nel tool, digitare il nome nel campo di ricerca e selezionarlo
- Se il cliente non è ancora presente nell'anagrafica clienti del tool bisognerà prima registrarlo:
- Effettuando un'importazione
- Registrandolo a mano dal modulo Anagrafiche> Clienti
- Registrandolo a mano direttamente dalla pagina "Ordini Web"> Cliccando su "+" dalla finestra che appare dopo aver scelto l'opzione "Genera fattura"
Per generare la fattura elettronica, dopo aver generato la fattura, uscire dalla pagina e rientrare. Al rientro cliccando in corrispondenza dell'Operazione su "Azioni" selezionare la voce "Genera fattura elettronica"
Annullamento di un Ordine
Un Ordine web può essere sempre annullato.
Nello specifico:
- Se un Ordine è Opzionato, l'annullamento comporterà la cancellazione dell'Ordine dall'elenco degli Ordini web;
- Se un Ordine è Confermato, ma non Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
- Se un Ordine è Confermato, Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
- Se un Ordine è Confermato, Pagato e Spedito o convalidato dal sottoscorta, in sua corrispondenza sarà disponibile il comando “Annulla Ordine Web”. Il comando non potrà essere lanciato nei casi in cui l’ordine sia già stato reso o annullato. Per gli ordini che sono già legati a movimenti di reso eseguiti in maniera manuale, il comando “Annulla ordine” sarà disponibile ma, una volta selezionato, mostrerà un messaggio di errore ad indicare che non è possibile proseguire. Una volta lanciato il comando, il gestionale genererà un reso automatico nell’elenco dei Resi Web. Esso risulterà già gestito, perciò non saranno necessari ulteriori passaggi. Attenzione: per poter visualizzare il comando di annullamento, è necessario dare all’Utente il permesso denominato “Annulla Ordine web”, selezionabile tra le autorizzazioni speciali delle “Vendite web”.
Ti ricordiamo che l'annullamento dell'ordine è un'operazione irreversibile.