Gestione degli Ordini e dei Resi Rakuten

L'articolo descrive la modalità di lavoro di un Ordine o di un Reso proveniente dal Canale Web.

 

Indice degli argomenti:

• Ordine Confermato
• Generazione delle Fatture di Vendita
• Annullamento di un Ordine
• Gestione dei Resi

 

Ordine Confermato

Quando viene registrato un Ordine su Rakuten, l'Ordine viene processato direttamente sulla piattaforma stessa di Rakuten.

Nel momento in cui viene registrato, infatti, l'informazione dell'Ordine passa a MagicStore ma da qui non è possibile effettuare alcun cambio di stato fin tanto che l'Ordine non sia stato lavorato su Rakuten stesso.

Prima che questo accada, in MagicStore l'Ordine viene visualizzato con lo stato:

 

                                        Opzionato- In attesa di Pagamento- In attesa di Spedizione

 

Solo dopo aver accettato l'Ordine in Rakuten, su MagicStore esso passerà allo stato

 

Confermato - Pagato - In Transito

 

Alla consegna definitiva del pacco, l'Utente può concludere la gestione dell'Ordine modificandone lo stato in Consegnato direttamente da MagicStore.

 

Generazione delle Fatture di Vendita

 

Annullamento di un Ordine

Un Ordine web può essere sempre annullato.

Nello specifico:

• Se un Ordine è Opzionato, l'annullamento comporterà la cancellazione dell'Ordine dall'elenco degli Ordini web;
• Se un Ordine è Confermato, ma non Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
• Se un Ordine è Confermato, Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
• Se un Ordine è Confermato, Pagato e Spedito o convalidato dal sottoscorta, in sua corrispondenza sarà disponibile il comando “Annulla Ordine Web”. Il comando non potrà essere lanciato nei casi in cui l’ordine sia già stato reso o annullato. Per gli ordini che sono già legati a movimenti di reso eseguiti in maniera manuale, il comando “Annulla ordine” sarà disponibile ma, una volta selezionato, mostrerà un messaggio di errore ad indicare che non è possibile proseguire. Una volta lanciato il comando, il gestionale genererà un reso automatico nell’elenco dei Resi Web. Esso risulterà già gestito, perciò non saranno necessari ulteriori passaggi. Attenzione: per poter visualizzare il comando di annullamento, è necessario dare all’Utente il permesso denominato “Annulla Ordine web”, selezionabile tra le autorizzazioni speciali delle “Vendite web”.

Ti ricordiamo che l'annullamento dell'ordine è un'operazione irreversibile.

 

Gestione dei Resi

La richiesta di reso di un Ordine parte dal Cliente finale che ha fatto l'acquisto direttamente all'interno della piattaforma di Rakuten, da cui va gestito. Quando l'Utente viene a conoscenza della richiesta di reso dovrà effettuare le seguenti operazioni per allineare le informazioni dei Prodotti movimentati.

In particolare:

• Accede a MagicStore nell'unità Entità Web
• Dal modulo Ordini Web rintraccia l'Ordine contenente i Prodotti resi e da Azioni clicca su Genera Reso
• Si apre una finestra pop-up da cui selezionare quale tra i Prodotti contenuti nell'Ordine va indicato come reso. Oltre ai Prodotti nella finestra sono contenute anche eventuali Spese di Spedizione e Spese accessorie incluse nel costo dell'Ordine. Per far rientrare queste spese nel rimborso che a fine gestione del Reso verrà emesso per il Cliente, ricordarsi di selezionarle da questa stessa finestra.
• Alla conferma che avviene selezionando Genera reso il sistema genera un ID univoco collegato all'Ordine ed una riga di operazione direttamente nella sezione Resi Web. Questa riga non ha effetti sul Canale Web ma serve solo a ripristinare le disponibilità dei Prodotti coinvolti nell'Ordine.

La Disponibilità dei prodotti in MagicStore aumenterà solo dopo che l'Utente avrà accettato il reso; rigettandolo, invece, il sistema renderà di nuovo disponibili i prodotti nell’Ordine per eventualmente generare un nuovo reso. Per accettare il reso e procedere con l'allineamento delle giacenze e disponibilità:

• Accedere alla sezione Resi Web
• In corrispondenza della riga di reso generata cliccare da Azioni su Accetta. In questo momento lo stato del reso passa da In elaborazione a In Gestione ma le Disponibilità in MagicStore non sono ancora state ripristinate. Cliccando su Rigetta i Prodotti vengono nuovamente resi disponibili nell'Ordine e il reso non viene processato
• Sempre da Azioni cliccare su Ricevuto nel momento in cui i/il Prodotto è stato fisicamente ricevuto dal venditore. A questo punto lo stato del reso passa a Consegnato e vengono aumentate le Giacenze del Prodotto in MagicStore. Qualora il venditore notasse delle anomalie o ci fossero condizioni che impediscono al venditore di accettare il reso potrà rifiutare il reso cliccando sullo stato Rigetta
• Dopo aver analizzato il prodotto e verificatone l'integrità il venditore può procedere cliccando, sempre dal comando Azioni su Conferma. Così facendo il sistema passa lo stato dell'Ordine in Confermato e vengono aumentate le Disponibilità del Prodotto in MagicStore
• Per completare la gestione cliccare da Azioni su Rimborso
• Appare una finestra popup contenente i Prodotti coinvolti nel Reso con il campo del prezzo in modalità editabile: inserire il valore da rimborsare per ciascun prodotto reso e confermare cliccando su Salva. Qualora in fase di registrazione del Reso fossero state selezionate anche le Spese di Spedizione o le Spese Accessorie da includere nel Rimborso, ne verrà visualizzato l'importo all'interno di questa finestra
• Infine è possibile stampare la Nota di Credito del Rimborso emesso cliccando da Azioni su Genera Nota di Credito
• Al clic appare una finestra in cui verranno visualizzati i dati della fattura elettronica dell'Ordine legato al Reso. Se i dati visualizzati sono corretti cliccare su Conferma e nella successiva schermata selezionare il Cliente.