Gli Ordine e i Resi registrati su WooCommerce richiedono una duplice gestione che va fatta sul CMS di WooCommerce e simultaneamente su MagicStore che, collegato al sito, riceve istantaneamente informazioni sulle Operazioni registrate.
Indice degli argomenti:
- Il ciclo dell'Ordine
- Tassazione sui Prodotti
- Annullamento di un Ordine
- Il ciclo del Reso per Prodotti non Spediti
- Il ciclo del Reso per Prodotti Spediti
- Ordine pagato "parzialmente" a causa degli Arrotondamenti di WooCommerce
Il ciclo dell'Ordine
Quando un Ordine viene Confermato, viene visualizzato, all'interno del CMS di WooCommerce, nella sezione "Ordini" e inviato a MagicStore che, di conseguenza, lo mostra nel modulo "Ordini Web".
Attenzione
Le variazioni di Stato in MagicStore non hanno impatto sull'Ordine in WooCommerce.
Lo stato in cui viene visualizzato l'Ordine dipende dal metodo di pagamento scelto:
Scegliendo di pagare con Bonifico/Assegno:
L'Ordine finisce
- in WooCommerce, nello stato "On Hold".
- In MagicStore nello stato Opzionato-In Attesa di Spedizione-Non Pagato
Nel momento in cui WooCommerce riceve il Pagamento, l'Ordine passa:
- in WooCommerce allo stato "Completed"
- in MagicStore nello stato Confermato-Pagato-In Attesa di Spedizione
Da questo momento si dovrà procedere alla gestione dell'Ordine impostando lo stato "Spedito" direttamente da MagicStore.
Importante
Qualora prima della Spedizione l'Ordine si trovasse in una fase intermedia di lavorazione è possibile impostare l'Ordine come "In Elaborazione". Lo stato, che potrà essere selezionato solo per gli ordini Confermati e Pagati, informa che l'Ordine è in gestione e preparazione.
Nel caso in cui non si volesse impostare l'Ordine in questo stato si potrà passare direttamente con la fase della Spedizione. Lo stato "In Elaborazione" non ha alcun effetto nè sul Canale Web nè sulle giacenze o disponibilità di magazzino dei prodotti coinvolti nell'Ordine.
Pagamento con Contrassegno:
L'Ordine finisce
- in WooCommerce, nello stato "Processing".
- In MagicStore nello stato Confermato-In Attesa di Spedizione-Non Pagato
A questo punto bisogna procedere in MagicStore avanzando lo stato dell'Ordine sino alla configurazione "Confermato-Consegnato-Non Pagato".
Nel momento in cui viene effettuato il pagamento:
- in WooCommerce l'Utente setta lo stato dell'Ordine in "Completed"
- in MagicStore l'Ordine passa automaticamente allo stato "Pagato".
Attenzione
Qualora in MagicStore non arrivasse l'Ordine Web registrato è possibile effettuare questo controllo:
- Verificare che, dalla sezione WooCommerce > Impostazioni > Avanzate > Webhook del CMS, l'elemento "order update", non risulti in stato "Disabilitato"
- Se quest'ultimo dovesse risultare disabilitato, riabilitarlo cliccando sul comando "Abilita"
- A questo punto entrare, sempre dal CMS di WooCommerce, nel dettaglio dell'Ordine che non risulta presente in MagicStore e cliccare sul pulsante "Aggiorna", in calce alla pagina
Tassazione sui Prodotti
La tassa applicati ai Prodotti dipende totalmente dal setting applicato all'interno del CMS di WooCommerce.
Assegnando le aliquote IVA alle Nazioni, il sistema calcolerà il valore della tassa da applicare nel momento in cui viene selezionato l’indirizzo di spedizione del Cliente. L’informazione viene passata a MagicStore nel momento in cui si riceve l’Ordine, ed il valore della tassa viene indicato per ogni singolo prodotto.
Per maggiori informazioni su come settare le tasse all'interno di WooCommerce cliccare qui.
Annullamento di un Ordine
E' possibile annullare un Ordine fin tanto che non risulta Pagato. Una volta pagato, infatti, l'Ordine va Reso.
Nel caso dell'annullamento:
- in WooCommerce l'Ordine non pagato viene settato nello stato "Cancelled"
- in MagicStore la stringa dell'Ordine viene automaticamente cancellata
Il ciclo del Reso
La richiesta di reso di un Ordine parte dal Cliente finale che ha fatto l'acquisto in questo modo:
Il Cliente accede al proprio account WooCommerce e dalla pagina degli Ordini registrati individua quello che contiene il/i Prodotti da rendere e avvia la richiesta di reso.
Al clic WooCommerce avvisa subito il Venditore inviandogli un'e-mail con la richiesta di autorizzare il reso. A questo punto la gestione passa nelle mani del Venditore che procede in questo modo:
1) In WooCommerce effettua la gestione del reso sino al rimborso finale.
2) In MagicStore la gestione è completamente separata e segue questi passaggi:
- Accedere a MagicStore nell'unità "Entità Web"
- Dal modulo "Ordini Web" rintracciare l'Ordine contenente il/i prodotti resi e da Azioni clicca su "Genera reso"
- Si apre una finestra popup da cui selezionare quale tra i prodotti contenuti nell'Ordine va indicato come reso. Da questa finestra l'Utente ha anche la possibilità di selezionare le Spese di Spedizione o eventuali Spese Accessorie dell'Ordine da includere nell'importo del Rimborso che, a fine gestione del reso, verrà emesso al Cliente che ha richiesto il reso.
- Alla conferma che avviene selezionando "Genera reso" il sistema genera un ID univoco collegato all'Ordine ed una riga di operazione direttamente nella sezione "Resi Web". Questa riga non ha effetti sul Canale Web ma serve solo a ripristinare le disponibilità dei Prodotti coinvolti nell'Ordine.
Per accettare il reso e procedere con l'allineamento delle giacenze e disponibilità:
- Accedere alla sezione "Resi Web"
- In corrispondenza della riga di reso generata cliccare da Azioni su Accetta. In questo momento lo stato del reso passa da "In elaborazione" a "in Gestione" ma le disponibilità in MagicStore non sono ancora state ripristinate. Cliccando su Rigetta I prodotti vengono nuovamente resi disponibili nell'Ordine e il reso non viene processato.
- Sempre da "Azioni" cliccare su "Ricevuto" nel momento in cui i/il prodotto è stato fisicamente ricevuto dal venditore. A questo punto lo stato del reso passa a "Consegnato" e vengono aumentate le giacenze del prodotto in MagicStore. Qualora il venditore notasse delle anomalie o ci fossero condizioni che impediscono al venditore di accettare il reso potrà rifiutare il reso cliccando sullo stato "Rigetta".
- Dopo aver analizzato il prodotto e verificatone l'integrità il venditore può procedere cliccando, sempre dal comando "Azioni" su "Conferma". Così facendo il sistema passa lo stato dell'Ordine in "Confermato" e vengono aumentate le disponibilità del prodotto in MagicStore.
- Per completare la gestione cliccare da Azioni su "Rimborso"
- Appare una finestra popup contenente i Prodotti coinvolti nel Reso con il campo del prezzo in modalità editabile: Inserire il valore da rimborsare per ciascun prodotto reso e confermare cliccando su "Salva". Qualora in fase di registrazione del Reso fossero state selezionate anche le Spese di Spedizione o le Spese Accessorie da includere nel Rimborso, ne verrà visualizzato l'importo all'interno di questa finestra.
- Infine è possibile stampare la Nota di Credito del Rimborso emesso cliccando da Azioni su "Genera Nota di Credito".
- Al clic appare una finestra in cui verranno visualizzati i dati della fattura elettronica dell'Ordine Legato al Reso. Se i dati visualizzati sono corretti cliccare su "Conferma" e nella successiva schermata selezionare il Cliente.
Attenzione
Nel caso in cui la finestra di generazione della Nota di Credito non mostrasse alcun valore preconfigurato vuol dire che non esiste la Fattura elettronica per l'Ordine web reso.
Perciò:
- Accedere alla pagina Ordini Web
- Individuare l'Ordine legato al Reso che si sta gestendo
- Da Azioni cliccare su "Genera Fattura"
- Una volta elaborata, scaricare la Fattura dal modulo delle Notifiche
- Far ritorno alla pagina dei Resi Web
- In corrispondenza del Reso cliccare da Azioni su "Genera Nota di Credito"
- A questo punto la finestra della Generazione della Nota di Credito dovrebbe contenere i dati della Fattura elettronica registrata.
- Completare l'operazione cliccando su Conferma
Il ciclo del Reso per prodotti non Spediti
Quando su WooCommerce un Ordine viene indicato come "Cancelled", qualora l'Ordine risultasse già pagato in MagicStore l'Ordine non si cancella, ma si crea automaticamente un'operazione di "Reso Web".
Il ciclo del Reso per prodotti Spediti
Quando su WooCommerce un Ordine viene indicato come "Cancelled", qualora l'Ordine risultasse già pagato in MagicStore e Spedito, il comando "Cancelled" di WooCommerce non provocherà alcun effetto in MagicStore.
Perciò non creandosi automaticamente un'operazione di Reso Web bisognerà procedere con il registrare un reso web manuale per ripristinare la disponibilità.
Ordine pagato "parzialmente" a causa degli Arrotondamenti di WooCommerce
Il sistema di Arrotondamento di WooCommerce agisce su un numero di decimali più ampio rispetto a quello gestito, invece, da MagicStore.
Questo può portare ad una circostanza, rara ma possibile, per cui alcuni arrotondamenti provochino l'eccesso o il difetto di €0.01 sul prezzo totale di un Ordine.
Perciò potrebbe verificarsi, ad esempio che:
Un Ordine su WooCommerce abbia come prezzo totale € 65,15; Lo stesso Ordine, passato a MagicStore, viene visualizzato con il prezzo totale di € 65,16.
Questa circostanza porta ad una differenza di prezzo dello stesso Ordine per WooCommerce e per MagicStore.
La conseguenza è che pagando correttamente l'Ordine su WooCommerce, in MagicStore l'Ordine verrà visualizzato come "Pagato Parzialmente" in virtù di quello €0,01 visualizzato in più su MagicStore a causa dell'arrotondamento.
Questa circostanza non ha alcun effetto sulla gestione dell'Ordine che può essere processato come descritto in questa guida.
Importante
A causa di problemi di e/o malfunzionamenti legati a WooCommerce potrebbe capitare che alcuni ordini vadano persi. Secondo le logiche con cui è stata concepita l'integrazione con WooCommerce, MagicStore non è responsabile di tale perdita poichè WooCommerce, per quanto riguarda gli eventi, si basa sull'utilizzo dei web hook.