Sul gestionale l'Utente ha la facoltà di registrare diversi dati relativi la propria attività commerciale quali, ad esempio, Clienti, Fornitori, Prodotti, Listini ecc..
Pertanto le azioni standard che si effettuano nel tool sono quelle di Creazione, Modifica, Disabilitazione ed Eliminazione.
Indice degli argomenti:
Creazione
La funzione ti consente di registrare un'operazione o un dato nel tuo gestionale.
La funzione è generalmente associata ad un pulsante "+" generalmente posizionato in alto a sinistra delle pagine. L'assenza del pulsante suggerisce una mancata presenza della funzione.
Disabilitazione
Il comando Disabilita è una funzione utile quando non è possibile procedere all'eliminazione di un dato.
Ci sono dei limiti alla cancellazione dei dati registrati al fine di salvaguardare lo storico delle movimentazioni ed operazioni registrate nel tool.
La regola è che un dato se legato a movimentazioni o correlato con altri dati del tool non potrà essere più cancellato (Ad esempio: un prodotto movimentato, o l'anagrafica di un Cliente legato ad una Vendita, ecc...)
La Disabilitazione non è un'azione irreversibile, pertanto i dati disabilitati non verranno più visualizzati nel tool esattamente come se fossero stati cancellati, ma potranno, all'occorrenza, essere riabilitati in qualsiasi momento.
Di seguito viene indicato l'impatto della disabilitazione su alcune funzioni del tool:
- Anagrafiche Clienti: disabilitare un cliente presente in Anagrafica determina l'impossibilità di effettuare vendite a nome di quest'ultimo. Allo stesso tempo, nell'elenco, che visualizza di default tutti gli elementi attivi dell'Anagrafica, il nominativo disattivato non sarà visualizzato nell'Elenco dei nominativi.
- Anagrafiche Fornitori: se disabiliti un fornitore non visualizzi il nome e i dati dello stesso in fase di generazione di un carico o un ordine. Allo stesso tempo, nell'elenco, che visualizza di default tutti gli elementi attivi dell'Anagrafica, il nominativo disattivato non sarà visualizzato nell'Elenco dei nominativi.
- Anagrafica Prodotti: la disattivazione di un prodotto ne determina la scomparsa dalla lista dell'anagrafica prodotti. Puoi visualizzare i prodotti non attivi generando una Dashboard disponibilità. È possibile disabilitare un prodotto solo se non è legato ad una movimentazione e se le disponibilità sono a 0.
- Listini: per i listini e le promo elimina l'associazione con l'unità aziendale nella sezione Assegnazione listini di vendita o Assegnazione promo. Azioni > Disabilita.
- Configurazione Unità aziendali: puoi disattivare un'unità aziendale solo dopo aver eliminato l'associazione con l'ubicazione e gli utenti.
- Configurazione Utenti: la disattivazione dell'utente è sempre possibile
Modifica
La Modifica è l'operazione che permette di apportare modifiche alle informazioni registrate nel tool. Non tutto ciò che viene registrato nel tool può essere modificato. Gli elementi non modificabili sono visualizzati in caselle di testo non editabili. Al contrario tutto ciò che viene visualizzato in campi "aperti" può essere modificato. Oltre a questa regola generale ci sono casi un cui è possibile modificare un dato a seconda della relazione che il dato ha con le informazioni registrate nel tool.
Di seguito viene indicato l'impatto della modifica su alcune funzioni del tool:
- Anagrafiche Clienti e Fornitori: La modifica di un valore relativo l'anagrafica di un cliente o un fornitore non ha effetto retroattivo. Questo vuol dire che tutti i documenti emessi prima della modifica non subiscono alcun cambiamento. Le modifiche avranno impatto su tutto ciò che viene creato successivamente alla modifica. Dopo il salvataggio dell'elemento, vengono visualizzate le nuove informazioni. In particolare:
- Le vendite e le fatture, registrate prima della modifica per il cliente, non subiscono modifica.
- Gli ordini al fornitore registrati prima delle modifiche all'anagrafica fornitore non subiscono modifica.
- Anagrafiche Dipendenti e Prodotti: La modifica di un'informazione relativa ad un Dipendente o un Prodotto ha effetto retroattivo. In tutte le operazioni, precedentemente registrate, verranno visualizzate le modifiche apportate.
- Listini: Nella configurazione di un listino è possibile la modifica dei campi: "Nome" e "Autorizzazione Modifica e Creazione Promo". Tutti gli altri campi non saranno modificabili. La modifica dei prezzi di vendita, invece, è sempre possibile.
- Carichi: E' sempre possibile modificare le informazioni registrate in un Carico, a prescindere dal Tipo e dallo Stato in cui è registrato il movimento.
- Trasferimenti: La modifica di un'operazione di trasferimento è possibile solo se il movimento è registrato nello stato "In Elaborazione".
- Resi a Fornitore: E' sempre possibile modificare le informazioni registrate in un'operazione di Reso al Fornitore, a prescindere dal Tipo e dallo Stato in cui è registrato il movimento. Per le operazioni di "
Rettifiche di Magazzino
- " non è prevista modifica per la natura stessa dell'operazione.
Eliminazione
La funzione Cancella è presente in molte sezioni del gestionale, e permette di cancellare un dato o un'operazione dal database solo se non ci sono collegamenti con altre operazioni, movimenti o dati.
In alcuni casi è possibile procedere a ritroso, eliminando tutti i collegamenti esistenti sino all'eliminazione dell'informazione.
In altri casi l'impossibilità di cancellare il dato viene compensato dal comando "Disabilita".
Di seguito viene indicato l'impatto della eliminazione su alcune funzioni del tool:
- Anagrafiche: E' possibile cancellare un dato presente nelle diverse sezioni delle anagrafiche solo se non è collegato a movimentazioni precedentemente registrate.
- Per un cliente se non sono state registrate vendite.
- Per un fornitore se non sono associate movimentazioni di Ordine o Carico da Ordine o non associato ad un Ordine.
- Per un dipendente se non è collegato ad un utente.
- Per i prodotti se non sono associati nè ad Ordini o a Carichi
- Listini: E' possibile cancellare un listino se
- non mai stato associato ad un'unità aziendale
- è presente l'associazione con un'unità aziendale ma in questo caso l'iter da compire è il seguente:
- accedere al modulo Assegnazione Listini di vendita,
- rimuovere l'associazione
- nella sezione listini Azioni > Disabilita
- Azioni > Cancella
- Promo: E' possibile cancellare una promo se:
- non mai stata associata ad un'unità aziendale. In questo caso i passaggi da compiere:
- Azioni > Riapri.
- Azioni > Cancella
- è presente l'associazione con un'unità aziendale ma in questo caso l'iter da compire è il seguente:
- accedi al modulo Assegnazione Promo
- rimuovi l'associazione.
- Nella sezione Promo Azioni > Riapri.
- Azioni > Cancella.
- non mai stata associata ad un'unità aziendale. In questo caso i passaggi da compiere:
- Movimenti: E' possibile cancellare un Movimento (Ordine al fornitore, Carico, Trasferimento, Reso o rettifica) solo e soltanto se il movimento si trova nello stato "In Elaborazione" (prima di qualsiasi conferma). Successivamente MagicStore manterrà in memoria il movimento, ma sarà comunque possibile procedere con l'allineamento dei dati effettuando rettifiche di magazzino.