Gestione degli Ordini e Resi da Spartoo

L'articolo descrive la modalità di lavoro di un Ordine o di un Reso proveniente dal Canale Web Spartoo

 

Indice degli argomenti:

• Gestione di un Ordine
• Generazione della fattura di vendita
• Annullamento di un Ordine
• Gestione dei Resi

 

Gestione di un Ordine

Quando viene registrato un Ordine su Spartoo, l'Ordine viene processato direttamente sulla piattaforma stessa di Spartoo.

Nel momento in cui viene registrato, infatti, l'informazione dell'Ordine passa a MagicStore ma da qui non è possibile effettuare alcun cambio di stato fin tanto che l'Ordine non sia stato lavorato su Spartoo stesso.

Prima che questo accada, in MagicStore l'Ordine viene visualizzato con questo stato:

Opzionato- In Attesa di Pagamento- In Attesa di Spedizione

Per gestire un Ordine proveniente da Spartoo:

• Accedere al CMS di Spartoo
• Dal menu laterale cliccare su Accueil
• Ordini
• Entrare nel dettaglio dell'Ordine e cliccare su "Accetto l'ordine"
• All'interno di MagicStore l'Ordine verrà visualizzato nello stato:

Confermato - In Attesa - Pagato

• Direttamente da MagicStore, in corrispondenza dell'Ordine, cliccare da Azioni su "Spedito"
• selezionando questo stato si apre una finestra in cui inserire il nome del corriere che si occupa della spedizione e il numero di tracking. Le informazioni inserite in queste campi vengono passate automaticamente al Canale Web e, di conseguenza, arrivano al Cliente finale.
• Una volta consegnato, modificare lo stato dell'Ordine in MagicStore cliccando da "Azioni" su "Consegnato".

 

Generazione della fattura di vendita

 

Gestione di un Ordine temporaneo

Quando avviene la sincronizzazione tra MagicStore e Spartoo e bene che su Spartoo non ci siano inserzioni già attive e che i Prodotti vengano inviati in pubblicazione su Spartoo direttamente da MagicStore.

Nel caso in cui su Spartoo persistesse qualche inserzione, nel momento in cui viene registrato l'Ordine di uno di questi Prodotti, in MagicStore si visualizzerà un Ordine "temporaneo " (contraddistinto dal colore arancione, ad indicare che è stato registrato un ordine per un prodotto non presente in MagicStore.)

In conseguenza nella Dashboard di agganciamento Prodotti di MagicStore verrà visualizzato il prodotto temporaneo oggetto dell'Ordine, e da qui l'Utente potrà procedere all'agganciamento del Prodotto.

 

Annullamento di un Ordine

Un Ordine web può essere sempre annullato.

Nello specifico:

• Se un Ordine è Opzionato, l'annullamento comporterà la cancellazione dell'Ordine dall'elenco degli Ordini web;
• Se un Ordine è Confermato, ma non Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
• Se un Ordine è Confermato, Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
• Se un Ordine è Confermato, Pagato e Spedito o convalidato dal sottoscorta, in sua corrispondenza sarà disponibile il comando “Annulla Ordine Web”. Il comando non potrà essere lanciato nei casi in cui l’ordine sia già stato reso o annullato. Per gli ordini che sono già legati a movimenti di reso eseguiti in maniera manuale, il comando “Annulla ordine” sarà disponibile ma, una volta selezionato, mostrerà un messaggio di errore ad indicare che non è possibile proseguire. Una volta lanciato il comando, il gestionale genererà un reso automatico nell’elenco dei Resi Web. Esso risulterà già gestito, perciò non saranno necessari ulteriori passaggi. Attenzione: per poter visualizzare il comando di annullamento, è necessario dare all’Utente il permesso denominato “Annulla Ordine web”, selezionabile tra le autorizzazioni speciali delle “Vendite web”.

Ti ricordiamo che l'annullamento dell'ordine è un'operazione irreversibile.

 

Gestione dei Resi

La richiesta di reso di un Ordine parte dal Cliente finale che ha fatto l'acquisto direttamente all'interno della piattaforma di Spartoo, da cui va gestito. Quando l'Utente viene a conoscenza della richiesta di reso dovrà effettuare le seguenti operazioni per allineare le informazioni dei Prodotti movimentati. In particolare:

• Accede a MagicStore nell'unità "Entità Web"
• Dal modulo "Ordini Web" rintraccia l'Ordine contenente il/i prodotti resi e da Azioni clicca su "Genera reso"
• Si apre una finestra popup da cui selezionare quale tra i prodotti contenuti nell'Ordine va indicato come reso. Oltre ai Prodotti nella finestra sono contenute anche eventuali Spese di Spedizione e Spese accessorie incluse nel Costo dell'Ordine. Per far rientrare queste spese nel Rimborso che, a fine gestione del Reso, verrà emesso per il Cliente ricordarsi di selezionarle da questa stessa finestra.
• Alla conferma che avviene selezionando "Genera reso" il sistema genera un ID univoco collegato all'Ordine ed una riga di operazione direttamente nella sezione "Resi Web". Questa riga non ha effetti sul Canale Web ma serve solo a ripristinare le disponibilità dei Prodotti coinvolti nell'Ordine.

La disponibilità dei prodotti in MagicStore aumenterà solo dopo che l'Utente avrà accettato il reso; Rigettandolo, invece, il sistema renderà di nuovo disponibili i prodotti nell’Ordine per eventualmente generare un nuovo reso. Per accettare il reso e procedere con l'allineamento delle giacenze e disponibilità:

• Accedere alla sezione "Resi Web"
• In corrispondenza della riga di reso generata cliccare da Azioni su Accetta. In questo momento lo stato del reso passa da "In elaborazione" a "in Gestione" ma le disponibilità in MagicStore non sono ancora state ripristinate. Cliccando su Rigetta I prodotti vengono nuovamente resi disponibili nell'Ordine e il reso non viene processato.
• Sempre da "Azioni" cliccare su "Ricevuto" nel momento in cui i/il prodotto è stato fisicamente ricevuto dal venditore. A questo punto lo stato del reso passa a "Consegnato" e vengono aumentate le giacenze del prodotto in MagicStore. Qualora il venditore notasse delle anomalie o ci fossero condizioni che impediscono al venditore di accettare il reso potrà rifiutare il reso cliccando sullo stato "Rigetta".
• Dopo aver analizzato il prodotto e verificatone l'integrità il venditore può procedere cliccando, sempre dal comando "Azioni" su "Conferma". Così facendo il sistema passa lo stato dell'Ordine in "Confermato" e vengono aumentate le disponibilità del prodotto in MagicStore.
• Per completare la gestione cliccare da Azioni su "Rimborso"
• Appare una finestra popup contenente i Prodotti coinvolti nel Reso con il campo del prezzo in modalità editabile: Inserire il valore da rimborsare per ciascun prodotto reso e confermare cliccando su "Salva". Qualora in fase di registrazione del Reso fossero state selezionate anche le Spese di Spedizione o le Spese Accessorie da includere nel Rimborso, ne verrà visualizzato l'importo all'interno di questa finestra.
• Infine è possibile stampare la Nota di Credito del Rimborso emesso cliccando da Azioni su "Genera Nota di Credito".
• Al clic appare una finestra in cui verranno visualizzati i dati della fattura elettronica dell'Ordine legato al Reso. Se i dati visualizzati sono corretti cliccare su "Conferma" e nella successiva schermata selezionare il Cliente.