L'articolo descrive la modalità di lavoro di un Ordine o di un Reso proveniente dal Canale Web Yoox
Indice degli argomenti:
Ordine Confermato
Quando viene registrato un Ordine su Yoox, l'Ordine viene processato direttamente sulla piattaforma di Yoox. Nel momento in cui viene registrato, infatti, l'informazione dell'Ordine passa a MagicStore ma da qui non è possibile effettuare alcun cambio di stato fin tanto che l'Ordine non sia stato Pagato. Nel momento in cui in Yoox l'Ordine è Pagato, passa a MagicStore nello stato:
Confermato - Pagato - In Attesa (di Spedizione)
Per procedere con la sua gestione:
Dalla pagina Ordini Web, in corrispondenza dell'Ordine lavorato, cliccare da Azioni su Spedito
- Al clic si apre una finestra popup in cui vanno indicati:
- Nome del Corriere
- Servizio di Spedizione
- Codice di tracciamento dell'Ordine
- Confermare le informazioni cliccando in basso a destra su "Spedisci".
Importante
I Corrieri indicati nel campo "Corriere" sono presenti di default e non sono modificabili. Di questi solo alcuni sono autorizzati da Yoox a gestire la spedizione della merce. Perciò:
- Se viene selezionato un corriere autorizzato, in MagicStore vengono scalate le giacenze degli articoli coinvolti nell’ordine e lo stato spedizione dell'Ordine passa a “in Transito”. Di conseguenza lo stato spedizione cambia anche nell’account di Yoox e arrivano direttamente da MagicStore le informazioni del tracking.
- Se viene selezionato dall'elenco un corriere che, in realtà, non è autorizzato da Yoox a gestire la spedizione dell'Ordine, accade che:
- Il feed del Canale (generalmente di colore verde) diventa Rosso. Passando con il cursore del mouse sul feed rosso viene mostrato un tooltip con la descrizione dell'errore.
- Le disponibilità del prodotto, però, vengono comunque scalate in MagicStore e lo stato della Spedizione dell'Ordine in MagicStore passa a “In Transito”.
- E' possibile ripetere l'operazione inviando per l'Ordine di nuovo il comando "Spedito" che comporta la riapertura della finestra del tracking e permette un nuovo inserimento.
Considerando che Yoox non obbliga l'Utente ad indicare le informazioni sul correre, i i campi non risultano obbligatori da compilare. Perciò è possibile saltare il passaggio e cliccare direttamente sul pulsante “Spedisci”. Al click l'Ordine passa su Yoox direttamente allo stato Consegnato.
Generazione delle Fatture di Vendita
Per generare la fattura della vendita Web da MagicStore bisogna procedere in questo modo:
- Dalla pagina "Ordini Web" di MagicStore , in corrispondenza della stringa dell'ordine cliccare su "Genera Fattura"
- Si apre una finestra popup da cui selezionare il cliente della vendita Web
- Se il cliente è stato già anagrafato nel tool, digitare il nome nel campo di ricerca e selezionarlo
- Se il cliente non è ancora presente nell'anagrafica clienti del tool bisognerà prima registrarlo:
- Effettuando un'importazione
- Registrandolo a mano dal modulo Anagrafiche> Clienti
- Registrandolo a mano direttamente dalla pagina "Ordini Web"> Cliccando su "+" dalla finestra che appare dopo aver scelto l'opzione "Genera fattura"
Per generare la fattura elettronica, dopo aver generato la fattura, uscire dalla pagina e rientrare. Al rientro cliccando in corrispondenza dell'Operazione su "Azioni" selezionare la voce "Genera fattura elettronica"
Annullamento di un Ordine
Un Ordine web può essere sempre annullato.
Nello specifico:
- Se un Ordine è Opzionato, l'annullamento comporterà la cancellazione dell'Ordine dall'elenco degli Ordini web;
- Se un Ordine è Confermato, ma non Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
- Se un Ordine è Confermato, Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
- Se un Ordine è Confermato, Pagato e Spedito o convalidato dal sottoscorta, in sua corrispondenza sarà disponibile il comando “Annulla Ordine Web”. Il comando non potrà essere lanciato nei casi in cui l’ordine sia già stato reso o annullato. Per gli ordini che sono già legati a movimenti di reso eseguiti in maniera manuale, il comando “Annulla ordine” sarà disponibile ma, una volta selezionato, mostrerà un messaggio di errore ad indicare che non è possibile proseguire. Una volta lanciato il comando, il gestionale genererà un reso automatico nell’elenco dei Resi Web. Esso risulterà già gestito, perciò non saranno necessari ulteriori passaggi. Attenzione: per poter visualizzare il comando di annullamento, è necessario dare all’Utente il permesso denominato “Annulla Ordine web”, selezionabile tra le autorizzazioni speciali delle “Vendite web”.
Ti ricordiamo che l'annullamento dell'ordine è un'operazione irreversibile.
Gestione dei Resi
La richiesta di reso di un Ordine parte dal Cliente finale che ha fatto l'acquisto direttamente all'interno della piattaforma di Yoox, da cui va gestito. Quando l'Utente viene a conoscenza della richiesta di reso dovrà effettuare le seguenti operazioni per allineare le informazioni dei Prodotti movimentati. In particolare:
- Accede a MagicStore nell'unità "Entità Web"
- Dal modulo "Ordini Web" rintraccia l'Ordine contenente il/i prodotti resi e da Azioni clicca su "Genera reso"
- Si apre una finestra popup da cui selezionare quale tra i prodotti contenuti nell'Ordine va indicato come reso. Oltre ai Prodotti l'Utente ha la possibilità di selezionare anche le Spese di Spedizione o eventuali Spese Accessorie registrate da includere nell'importo del Rimborso che verrà emesso, a fine gestione del reso, al Cliente che lo ha richiesto
- Alla conferma che avviene selezionando "Genera reso" il sistema genera un ID univoco collegato all'Ordine ed una riga di operazione direttamente nella sezione "Resi Web". Questa riga non ha effetti sul Canale Web ma serve solo a ripristinare le disponibilità dei Prodotti coinvolti nell'Ordine.
La disponibilità dei prodotti in MagicStore aumenterà solo dopo che il cliente avrà accettato il reso; Rigettandolo, invece, il sistema renderà di nuovo disponibili i prodotti nell’Ordine per eventualmente generare un nuovo reso. Per accettare il reso e procedere con l'allineamento delle giacenze e disponibilità:
- Accedere alla sezione "Resi Web"
- In corrispondenza della riga di reso generata cliccare da Azioni su Accetta. In questo momento lo stato del reso passa da "In elaborazione" a "in Gestione" ma le disponibilità in MagicStore non sono ancora state ripristinate. Cliccando su Rigetta I prodotti vengono nuovamente resi disponibili nell'Ordine e il reso non viene processato.
- Sempre da "Azioni" cliccare su "Ricevuto" nel momento in cui i/il prodotto è stato fisicamente ricevuto dal venditore. A questo punto lo stato del reso passa a "Consegnato" e vengono aumentate le giacenze del prodotto in MagicStore. Qualora il venditore notasse delle anomalie o ci fossero condizioni che impediscono al venditore di accettare il reso potrà rifiutare il reso cliccando sullo stato "Rigetta".
- Dopo aver analizzato il prodotto e verificatone l'integrità il venditore può procedere cliccando, sempre dal comando "Azioni" su "Conferma". Così facendo il sistema passa lo stato dell'Ordine in "Confermato" e vengono aumentate le disponibilità del prodotto in MagicStore.
- Per completare la gestione cliccare da Azioni su "Rimborso"
- Appare una finestra popup contenente i Prodotti coinvolti nel Reso con il campo del prezzo in modalità editabile: Inserire il valore da rimborsare per ciascun prodotto reso e confermare cliccando su "Salva". Qualora in fase di registrazione del Reso fossero state selezionate anche le Spese di Spedizione o le Spese Accessorie da includere nel Rimborso, ne verrà visualizzato l'importo all'interno di questa finestra.
- Infine è possibile stampare la Nota di Credito del Rimborso emesso cliccando da Azioni su "Genera Nota di Credito".
- Al clic appare una finestra in cui verranno visualizzati i dati della fattura elettronica dell'Ordine legato al Reso. Se i dati visualizzati sono corretti cliccare su "Conferma" e nella successiva schermata selezionare il Cliente.
Attenzione
Nel caso in cui la finestra di generazione della Nota di Credito non mostrasse alcun valore preconfigurato vuol dire che non esiste la Fattura elettronica per l'Ordine web reso.
Perciò:
- Accedere alla pagina Ordini Web
- Individuare l'Ordine legato al Reso che si sta gestendo
- Da Azioni cliccare su "Genera Fattura"
- Una volta elaborata, scaricare la Fattura dal modulo delle Notifiche
- Far ritorno alla pagina dei Resi Web
- In corrispondenza del Reso cliccare da Azioni su "Genera Nota di Credito"
- A questo punto la finestra della Generazione della Nota di Credito dovrebbe contenere i dati della Fattura elettronica registrata.
- Completare l'operazione cliccando su Conferma