Gli Ordine e i Resi registrati su Shopify richiedono una duplice gestione che va fatta sul CMS di Shopify e simultaneamente su MagicStore che, collegato a Shopify, riceve istantaneamente informazioni sulle Operazioni registrate.
Indice degli argomenti:
- Il ciclo dell'Ordine
- Tassazione sui prodotti
- Ordini di prodotti Non Agganciati
- Annullamento di un Ordine
- Il ciclo del Reso
Attenzione
L'ingresso degli Ordini Web all'interno di MagicStore è regolato dal tipo di abbonamento del proprio Shopify.
A seguito di alcune condizioni imposte da Shopify, per tutti gli utenti con abbonamenti di tipo Basic, gli ordini entreranno in MagicStore privi dei dati sensibili dell’acquirente finale (nome, indirizzo, ecc.).
Qualora, invece, gli Ordini ricevuti sul proprio sito non risultassero trasferiti sul gestionale, occorrerà verificare quale tipologia di abbonamento Shopify è attiva e se quest'ultima comporta tale limitazione. Per farlo, direttamente dal proprio Cms del sito, basta visitare la sezione denominata "Sviluppo App" all'interno della quale, infatti, sarà eventualmente indicata la possibilità di effettuare l'upgrade ad una versione Shopify successiva e che consente il passaggio delle informazioni sensibili a MagicStore.
Il ciclo dell'Ordine
Quando l'Ordine viene registrato su Shopify, MagicStore riceve subito l'informazione dell'Ordine e mostra all'interno della specifica sezione Canali Web> Ordini Web una stringa operativa contenente l'Ordine di Shopify.
Quali informazioni si visualizzano dell'Ordine e in che stato arriva l'Ordine nel ChannelPlace dipende dallo Stato dell'Ordine su Shopify.
Importante
Il passaggio di un Ordine da uno stato all'altro va effettuato esclusivamente da Shopify, ad eccezione della "Spedizione" e del "Rimborso" che vanno gestiti sia da Shopify che da MagicStore.
In sostanza il ciclo di un Ordine segue questi passaggi:
- Su Shopify viene registrato l'Ordine e ne viene gestito il Pagamento. In particolare:
- Se l'Ordine registrato risulta automaticamente Pagato (in caso di pagamento con carta di credito o debito, PayPal, ecc...) arriva a MagicStore nello stato "Confermato - Pagato - In Attesa (di spedizione)". A questo punto si dovrà procedere alla gestione della Spedizione dell'Ordine direttamente in MagicStore.
- Se l'Ordine registrato non risulta ancora Pagato su Shopify (in caso di pagamento con bonifico o bank deposit) arriva a MagicStore nello stato "Opzionato - Non Pagato - In Attesa (di spedizione)". Per questo ordine si dovrà:
- Confermare il pagamento in Shopify.
- Spostarsi in MagicStore per gestirne la spedizione. Su MagicStore il nuovo stato dell'Ordine "Confermato - Pagato - In Attesa (di spedizione)"
Suggerimento
La Conferma va fatta manualmente su Shopify prima che l'Ordine arrivi a MagicStore. Tuttavia esiste all'interno delle configurazioni di Shopify, un'opzione che permette di automatizzare la conferma del pagamento, senza doverlo fare a mano. Se si sceglie di attivare questa funzione accade che, anche senza la conferma manuale, l'Ordine risulterà "Confermato e Pagato" e in quanto tale, passerà a MagicStore che lo registrerà nella pagina degli Ordini con questo stato: "Confermato - Pagato - In Attesa (di spedizione)"
La gestione dell'Ordine su Shopify può essere ritenuta completa quando l'Ordine viene Spedito.
Il passaggio allo stato Spedito va fatto da MagicStore in questo modo:
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- Dalla pagina Ordini Web, in corrispondenza dell'Ordine, da "Azioni" cliccare su "Spedito".
- Al clic si apre una finestra popup in cui vanno indicati:
- Nome del Corriere
- Servizio di Spedizione
- Codice di tracciamento dell'Ordine
- Confermare le informazioni cliccando in basso a destra su "Spedisci".
In conseguenza, su Shopify l'Ordine verrà visualizzato come "Evaso".
Importante
Qualora prima della Spedizione l'Ordine si trovasse in una fase intermedia di lavorazione è possibile impostare l'Ordine come "In Elaborazione". Lo stato, che potrà essere selezionato solo per gli ordini Confermati e Pagati, informa che l'Ordine è in gestione e preparazione.
Nel caso in cui non si volesse impostare l'Ordine in questo stato si potrà passare direttamente con la fase della Spedizione. Lo stato "In Elaborazione" non ha alcun effetto nè sul Canale Web nè sulle giacenze o disponibilità di magazzino dei prodotti coinvolti nell'Ordine.
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- Direttamente all'interno di MagicStore, selezionando questo stato si aprirà una finestra in cui inserire il nome del corriere che si occupa della spedizione e il numero di tracking. Le informazioni inserite in queste campi vengono passate automaticamente al Canale Web e, di conseguenza, arrivano al Cliente finale.
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- Quando arriva la notizia che il pacco è giunto a destinazione, sempre dal Gestionale l'Ordine va modificato nello stato "Consegnato".
Tassazione sui prodotti
La tassa applicati ai Prodotti dipende totalmente dal setting applicato all'interno del CMS di Shopify.
Assegnando le aliquote IVA alle Nazioni, il sistema calcolerà il valore della tassa da applicare nel momento in cui viene selezionato l’indirizzo di spedizione del Cliente L’informazione viene passata al ChannelPlace nel momento in cui si riceve l’Ordine, ed il valore della tassa viene indicato per ogni singolo prodotto.
Ordini di prodotti Non Agganciati
Nel caso in cui al ChannelPlace arrivassero Ordini di prodotti temporanei, ossia non pubblicati da MagicStore ma presenti già in Shopify al momento del collegamento (articoli da agganciare), la loro rappresentazione all'interno dell'elenco degli Ordini sarà di questo tipo:
In questo caso basterò procedere con l'agganciamento dei Prodotti prima di proseguire con la gestione dell'Ordine.
Per informazioni sull'Agganciamento dei Prodotti cliccare qui.
Annullamento di un Ordine
Per quanto riguarda gli Ordini Annullati, la loro gestione dipende da quale stato hanno assunto all'interno del ChannelPlace. Una volta fatta la richiesta di annullamento ordine da Shopify:
- Se ci cerca di annullare un Ordine che in MagicStore ha lo stato "Opzionato", alla ricezione del messaggio di annullamento la riga di Ordine verrà cancellata dalla lista degli Ordini di MagicStore;
- Se si chiede l'annullamento di un Ordine con stato "Confermato e Non Spedito", l'Ordine resta visualizzato nell'elenco degli ordini di MagicStore, ma con lo stato “Cancellato”. Inoltre, all'interno della pagina dei Resi, sarà creata automaticamente un'operazione di reso per rispristinare la disponibilità del Prodotto il cui Ordine è stato annullato.
- Se si chiede l'annullamento di un Ordine il cui stato è già stato Confermato e, inoltre, risulta già spedito, allora si dovrà procedere direttamente con il reso.
Il ciclo del Reso
La richiesta di reso di un Ordine viene fatta da un Cliente dalla propria pagina di Shopify e va gestito in modo del tutto separato tra Shopify e MagicStore.
Questo significa che registrando un reso in Shopify il ChannelPlace non riceve alcuna informazione e, di conseguenza, non allinea automaticamente la Giacenza dei Prodotti.
Per cui, dopo aver gestito il reso su Shopify, bisogna procedere alla gestione del reso nel ChannelPlace.
Per farlo è necessario recarsi all’interno della Funzione Canali Web > Ordini Web.
Da lì, la procedura è la seguente:
- Cliccare sull’icona Azioni in corrispondenza dell’ordine da rendere e selezionare la voce Genera Reso;
- Selezionare, eventualmente, i prodotti da rendere e cliccare su Rimborso. In questa finestra l'Utente potrà selezionare anche le Spese di Spedizione o eventuali Spese Accessorie da includere nell'importo del Rimborso che verrà emesso, a fine gestione del reso, al Cliente finale che ha richiesto il reso
- Recarsi all’interno della Funzione Canali Web > Resi Web;
- Cliccare sull’icona Azioni in corrispondenza del reso appena generato e, nel caso in cui la richiesta di reso sia stata effettivamente accettata, cliccare su Accetta. Se la richiesta di Reso, per qualche motivo, non dovesse essere più valida, cliccare su Rigetta;
- Se lo step precedente è stato affermativo ed il pacco è stato ricevuto, cliccare su Ricevuto;
- Cliccare su Conferma Reso, per confermare il reso ed allineare le giacenze; Altrimenti cliccare su Rigetta. Questo nel caso in cui il prodotto sia stato ricevuto, ma, per qualche motivo, debba essere rispedito al cliente.
- Per completare la gestione cliccare da Azioni su "Rimborso"
- Appare una finestra popup contenente i Prodotti coinvolti nel Reso con il campo del prezzo in modalità editabile: Inserire il valore da rimborsare per ciascun prodotto reso e confermare cliccando su "Salva". Qualora in fase di registrazione del Reso fossero state selezionate anche le Spese di Spedizione o le Spese Accessorie da includere nel Rimborso, ne verrà visualizzato l'importo all'interno di questa finestra.
- Infine è possibile stampare la Nota di Credito del Rimborso emesso cliccando da Azioni su "Genera Nota di Credito".
- Al clic appare una finestra in cui verranno visualizzati i dati della fattura elettronica dell'Ordine Legato al Reso. Se i dati visualizzati sono corretti cliccare su "Conferma" e nella successiva schermata selezionare il Cliente.
Attenzione
Nel caso in cui la finestra di generazione della Nota di Credito non mostrasse alcun valore preconfigurato vuol dire che non esiste la Fattura elettronica per l'Ordine web reso.
Perciò:
- Accedere alla pagina Ordini Web
- Individuare l'Ordine legato al Reso che si sta gestendo
- Da Azioni cliccare su "Genera Fattura"
- Una volta elaborata, scaricare la Fattura dal modulo delle Notifiche
- Far ritorno alla pagina dei Resi Web
- In corrispondenza del Reso cliccare da Azioni su "Genera Nota di Credito"
- A questo punto la finestra della Generazione della Nota di Credito dovrebbe contenere i dati della Fattura elettronica registrata.
- Completare l'operazione cliccando su Conferma