Gestione degli Ordini e dei Resi da Zalando PP

L'articolo descrive la modalità di lavoro di un Ordine o di un Reso proveniente dal Canale Web Zalando

Indice degli argomenti:

• Gestione dell'Ordine
• Gestione della Spedizione
• Documenti dell'Ordine
• Fatture di Vendita
• Annullamento di un Ordine
• Gestione dei Resi

Gestione dell'Ordine

Quando viene registrato un ordine su Zalando, esso viene lavorato direttamente sulla piattaforma stessa del Canale.

Prima ancora di procedere alla gestione dell'ordine su Zalando, in MagicStore l'ordine viene visualizzato con questo stato:

Opzionato - In Attesa - Non Pagato

Se, direttamente su Zalando, lo stato dell'ordine viene impostato su "Approved" , in MagicStore l'ordine passa allo stato:

Confermato - In Attesa - Pagato

Processata la gestione della spedizione e una volta avvenuta consegna definitiva del pacco, l'Utente può concludere la gestione dell'ordine modificandone lo stato su MagicStore in Consegnato.

Gestione della Spedizione

Nel momento in cui l'Ordine viene spedito e si desidera aggiornare il suo stato anche su MagicStore, si aprirà una finestra denominata Aggiungi info spedizione dove inserire le informazioni di tracciamento del pacco.
Dovranno essere inseriti solo i numeri di tracciamento della spedizione e dell’eventuale reso (vedi https://developers.merchants.zalando.com/docs/orders-preparing-shipping.html paragrafo “Providing tracking information”). Questi due codici sono forniti da Zalando quando viene evaso l’Ordine.

Documenti dell'Ordine

In corrispondenza di un Ordine Web, qualunque sia il suo Stato,
sarà possibile generare due documenti in formato PDF, rispettivamente denominati Zalando documento di spedizione e Zalando modulo restituzione.
Il comando è univoco per entrambi i documenti ed è Stampa Documento di Consegna e Modulo Restituzione. Una volta cliccato sul comando, saranno generati i due documenti di cui sopra, separatamente. Quando arrivano Ordini provenienti da mercati Paesi bassi, Francia, Belgio, Austria, Spagna e Germania, i documenti "Zalando documento di consegna" e "Zalando modulo restituzione" saranno generati nella lingua ufficiale del mercato di riferimento.

Fatture di Vendita

Annullamento di un Ordine

Un Ordine web può essere sempre annullato.

Nello specifico:

• Se un Ordine è Opzionato, l'annullamento comporterà la cancellazione dell'Ordine dall'elenco degli Ordini web;
• Se un Ordine è Confermato, ma non Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
• Se un Ordine è Confermato, Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
• Se un Ordine è Confermato, Pagato e Spedito o convalidato dal sottoscorta, in sua corrispondenza sarà disponibile il comando “Annulla Ordine Web”. Il comando non potrà essere lanciato nei casi in cui l’ordine sia già stato reso o annullato. Per gli ordini che sono già legati a movimenti di reso eseguiti in maniera manuale, il comando “Annulla ordine” sarà disponibile ma, una volta selezionato, mostrerà un messaggio di errore ad indicare che non è possibile proseguire. Una volta lanciato il comando, il gestionale genererà un reso automatico nell’elenco dei Resi Web. Esso risulterà già gestito, perciò non saranno necessari ulteriori passaggi. Attenzione: per poter visualizzare il comando di annullamento, è necessario dare all’Utente il permesso denominato “Annulla Ordine web”, selezionabile tra le autorizzazioni speciali delle “Vendite web”.

Ti ricordiamo che l'annullamento dell'ordine è un'operazione irreversibile.

Gestione dei Resi

La richiesta di reso di un Ordine parte dal Cliente finale che ha fatto l'acquisto direttamente all'interno della piattaforma di Zalando, da cui va gestito. Quando l'Utente viene a conoscenza della richiesta di reso dovrà effettuare le seguenti operazioni per allineare le informazioni dei Prodotti movimentati. In particolare:

• Accede a MagicStore nell'unità "Entità Web"
• Dal modulo "Ordini Web" rintraccia l'Ordine contenente il/i prodotti resi e da Azioni clicca su "Genera reso"
• Si apre una finestra popup da cui selezionare quale tra i prodotti contenuti nell'Ordine va indicato come reso. Oltre ai Prodotti nella finestra sono contenute anche eventuali Spese di Spedizione e Spese accessorie incluse nel Costo dell'Ordine. Per far rientrare queste spese nel Rimborso che, a fine gestione del Reso, verrà emesso per il Cliente ricordarsi di selezionarle da questa stessa finestra.
• Alla conferma che avviene selezionando "Genera reso" il sistema genera un ID univoco collegato all'Ordine ed una riga di operazione direttamente nella sezione "Resi Web". Questa riga non ha effetti sul Canale Web ma serve solo a ripristinare le disponibilità dei Prodotti coinvolti nell'Ordine.

La disponibilità dei prodotti in MagicStore aumenterà solo dopo che l'Utente avrà accettato il reso; Rigettandolo, invece, il sistema renderà di nuovo disponibili i prodotti nell’Ordine per eventualmente generare un nuovo reso. Per accettare il reso e procedere con l'allineamento delle giacenze e disponibilità:

• Accedere alla sezione "Resi Web"
• In corrispondenza della riga di reso generata cliccare da Azioni su Accetta. In questo momento lo stato del reso passa da "In elaborazione" a "in Gestione" ma le disponibilità in MagicStore non sono ancora state ripristinate. Cliccando su Rigetta I prodotti vengono nuovamente resi disponibili nell'Ordine e il reso non viene processato.
• Sempre da "Azioni" cliccare su "Ricevuto" nel momento in cui i/il prodotto è stato fisicamente ricevuto dal venditore. A questo punto lo stato del reso passa a "Consegnato" e vengono aumentate le giacenze del prodotto in MagicStore. Qualora il venditore notasse delle anomalie o ci fossero condizioni che impediscono al venditore di accettare il reso potrà rifiutare il reso cliccando sullo stato "Rigetta".
• Dopo aver analizzato il prodotto e verificatone l'integrità il venditore può procedere cliccando, sempre dal comando "Azioni" su "Conferma". Così facendo il sistema passa lo stato dell'Ordine in "Confermato" e vengono aumentate le disponibilità del prodotto in MagicStore.
• Per completare la gestione cliccare da Azioni su "Rimborso"
• Appare una finestra popup contenente i Prodotti coinvolti nel Reso con il campo del prezzo in modalità editabile: Inserire il valore da rimborsare per ciascun prodotto reso e confermare cliccando su "Salva". Qualora in fase di registrazione del Reso fossero state selezionate anche le Spese di Spedizione o le Spese Accessorie da includere nel Rimborso, ne verrà visualizzato l'importo all'interno di questa finestra.
• Infine è possibile stampare la Nota di Credito del Rimborso emesso cliccando da Azioni su "Genera Nota di Credito".
• Al clic appare una finestra in cui verranno visualizzati i dati della fattura elettronica dell'Ordine legato al Reso. Se i dati visualizzati sono corretti cliccare su "Conferma" e nella successiva schermata selezionare il Cliente.