L'articolo descrive la modalità di lavoro di un Ordine o di un Reso proveniente dal Canale Web.
Indice degli argomenti:
Ricezione ordini
Attenzione
Per fare in modo che MagicStore riceva gli Ordini provenienti dal canale, occorre verificare che nel CMS di Postalmarket sia attiva la sincronizzazione degli Ordini. All'interno del CMS > menù Strumenti > MagicStore Integration > Invio Ordini MagicStore > verificare che lo stato sia Attivo. Qualora fosse nello stato Disattivo, baasterà cliccare sul pulsante Attiva in basso.
Quando viene registrato un Ordine su Postalmarket, esso viene processato direttamente sulla piattaforma stessa di Postalmarket.
In particolare: Postalmarket invia al gestionale la ricezione dell'Ordine solo dopo che, direttamente da Postalmarket, lo Stato dell'Ordine sarà stato indicato come "Pagato".
Fino ad allora, sul gestionale l'Ordine non sarà visibile.
Dunque, dopo averlo aggiornato nello stato "Pagato", l'Ordine arriverà sul gestionale e nello stato:
Confermato - Pagato - In Attesa
e cioè da spedire.
La spedizione può essere registrata su MagicStore modificando lo stato dell'Ordine in In Transito.
Alla consegna definitiva del pacco, l'Utente può concludere la gestione dell'Ordine modificandone lo stato in Consegnato.
Annullamento di un Ordine
Un Ordine web può essere sempre annullato.
Nello specifico:
- Se un Ordine è Opzionato, l'annullamento comporterà la cancellazione dell'Ordine dall'elenco degli Ordini web;
- Se un Ordine è Confermato, ma non Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
- Se un Ordine è Confermato, Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
- Se un Ordine è Confermato, Pagato e Spedito o convalidato dal sottoscorta, in sua corrispondenza sarà disponibile il comando “Annulla Ordine Web”. Il comando non potrà essere lanciato nei casi in cui l’ordine sia già stato reso o annullato. Per gli ordini che sono già legati a movimenti di reso eseguiti in maniera manuale, il comando “Annulla ordine” sarà disponibile ma, una volta selezionato, mostrerà un messaggio di errore ad indicare che non è possibile proseguire. Una volta lanciato il comando, il gestionale genererà un reso automatico nell’elenco dei Resi Web. Esso risulterà già gestito, perciò non saranno necessari ulteriori passaggi. Attenzione: per poter visualizzare il comando di annullamento, è necessario dare all’Utente il permesso denominato “Annulla Ordine web”, selezionabile tra le autorizzazioni speciali delle “Vendite web”.
Ti ricordiamo che l'annullamento dell'ordine è un'operazione irreversibile.
Generazione delle Fatture di Vendita
Per generare la fattura della vendita Web da MagicStore bisogna procedere in questo modo:
- Dalla pagina Ordini Web di MagicStore , in corrispondenza della stringa dell'ordine cliccare su Genera Fattura
- Si aprirà una finestra pop-up da cui selezionare il Cliente della vendita Web
- Se il cliente è stato già anagrafato sul gestionale, digitare il nome nel campo di ricerca e selezionarlo
- Se il cliente non è ancora presente nell'anagrafica del gestionale, bisognerà prima registrarlo:
- Effettuando un'importazione
- Registrandolo a mano dal modulo Anagrafiche > Clienti
- Registrandolo a mano direttamente dalla pagina Ordini Web > Cliccando su "+" dalla finestra che appare dopo aver scelto l'opzione Genera fattura
Per generare la fattura elettronica, dopo aver generato la fattura, uscire dalla pagina e rientrare. Al rientro, cliccando in corrispondenza dell'Operazione su Azioni selezionare la voce Genera fattura elettronica
Gestione dei Resi
La richiesta di reso di un Ordine parte dal Cliente finale che ha fatto l'acquisto direttamente all'interno della piattaforma di Postalmarket, da cui va gestito. Quando l'Utente viene a conoscenza della richiesta di reso dovrà effettuare le seguenti operazioni per allineare le informazioni dei Prodotti movimentati.
In particolare:
- Accede a MagicStore nell'unità Entità Web
- Dal modulo Ordini Web rintraccia l'Ordine contenente i Prodotti resi e da Azioni clicca su Genera Reso
- Si apre una finestra pop-up da cui selezionare quale tra i Prodotti contenuti nell'Ordine va indicato come reso. Oltre ai Prodotti nella finestra sono contenute anche eventuali Spese di Spedizione e Spese accessorie incluse nel costo dell'Ordine. Per far rientrare queste spese nel rimborso che a fine gestione del Reso verrà emesso per il Cliente, ricordarsi di selezionarle da questa stessa finestra.
- Alla conferma che avviene selezionando Genera reso il sistema genera un ID univoco collegato all'Ordine ed una riga di operazione direttamente nella sezione Resi Web. Questa riga non ha effetti sul Canale Web ma serve solo a ripristinare le disponibilità dei Prodotti coinvolti nell'Ordine.
La Disponibilità dei prodotti in MagicStore aumenterà solo dopo che l'Utente avrà accettato il reso; rigettandolo, invece, il sistema renderà di nuovo disponibili i prodotti nell’Ordine per eventualmente generare un nuovo reso. Per accettare il reso e procedere con l'allineamento delle giacenze e disponibilità:
- Accedere alla sezione Resi Web
- In corrispondenza della riga di reso generata cliccare da Azioni su Accetta. In questo momento lo stato del reso passa da In elaborazione a In Gestione ma le Disponibilità in MagicStore non sono ancora state ripristinate. Cliccando su Rigetta i Prodotti vengono nuovamente resi disponibili nell'Ordine e il reso non viene processato
- Sempre da Azioni cliccare su Ricevuto nel momento in cui i/il Prodotto è stato fisicamente ricevuto dal venditore. A questo punto lo stato del reso passa a Consegnato e vengono aumentate le Giacenze del Prodotto in MagicStore. Qualora il venditore notasse delle anomalie o ci fossero condizioni che impediscono al venditore di accettare il reso potrà rifiutare il reso cliccando sullo stato Rigetta
- Dopo aver analizzato il prodotto e verificatone l'integrità il venditore può procedere cliccando, sempre dal comando Azioni su Conferma. Così facendo il sistema passa lo stato dell'Ordine in Confermato e vengono aumentate le Disponibilità del Prodotto in MagicStore
- Per completare la gestione cliccare da Azioni su Rimborso
- Appare una finestra popup contenente i Prodotti coinvolti nel Reso con il campo del prezzo in modalità editabile: inserire il valore da rimborsare per ciascun prodotto reso e confermare cliccando su Salva. Qualora in fase di registrazione del Reso fossero state selezionate anche le Spese di Spedizione o le Spese Accessorie da includere nel Rimborso, ne verrà visualizzato l'importo all'interno di questa finestra
- Infine è possibile stampare la Nota di Credito del Rimborso emesso cliccando da Azioni su Genera Nota di Credito
- Al clic appare una finestra in cui verranno visualizzati i dati della fattura elettronica dell'Ordine legato al Reso. Se i dati visualizzati sono corretti cliccare su Conferma e nella successiva schermata selezionare il Cliente.
Attenzione
Nel caso in cui la finestra di generazione della Nota di Credito non mostrasse alcun valore preconfigurato vuol dire che non esiste la Fattura Elettronica per l'Ordine Web reso.
Perciò:
- Accedere alla pagina Ordini Web
- Individuare l'Ordine legato al Reso che si sta gestendo
- Da Azioni cliccare su Genera Fattura
- Una volta elaborata, scaricare la Fattura dal modulo delle Notifiche
- Far ritorno alla pagina dei Resi Web
- In corrispondenza del Reso cliccare da Azioni su Genera Nota di Credito
- A questo punto la finestra della generazione della Nota di Credito dovrebbe contenere i dati della Fattura Elettronica registrata
- Completare l'operazione cliccando su Conferma