Gestione degli Ordini e Resi da Miinto

L'articolo descrive la modalità di lavoro di un Ordine o di un Reso proveniente dal Canale Web Miinto

 

Indice degli argomenti:

• Ordine registrato
• Generazione della Fattura di vendita
• Gestione della Spedizione
• Annullamento di un Ordine
• Gestione dei Resi

 

Ordine registrato

Quando viene registrato un Ordine su Miinto, l'Ordine va processato direttamente sulla piattaforma stessa di Miinto prima di passare a MagicStore.

Su Miinto l'Ordine appena registrato viene visualizzato nello stato "Awaiting".

L'Utente ha un tempo limitato per scegliere di prendere in gestione l'Ordine indicandolo come "Accettato". 

Soltanto dopo averlo ufficialmente accettato, comparirà in MagicStore dove sarà possibile proseguirne la gestione.

Analizzando passo passo i diversi step:

• L'Utente riceve una notifica di nuovo Ordine su Miinto
• Accede al CMS di Miinto> Entra nell'elenco degli Ordini
• La pagina degli Ordini nel CMS di Miinto è divisa in diversi tab, uno per stato dell'Ordine.

Tutti quelli presenti nel tab "Awaiting" sono gli ordini che vanno approvati nel più breve tempo possibile per garantirsene la gestione. 

• Per accettare l'Ordine l'Utente deve accedere al dettaglio dell'Ordine nello stato "Awaiting" e lavorare ogni prodotto contenuto al suo interno indicandolo come Accettato (A) (c'è la possibilità di impostare questo stato massivamente) o Declinato (B)
• Soltanto dopo aver lavorato tutti gli elementi sarà possibile Accettare l'Ordine (C)

L'accettazione dell'Ordine comporta la modifica dello Stato dell'Ordine in "Accepted" e la sua comparsa nella pagina "Ordini Web" di MagicStore nello stato "Confermato"- "Pagato"- "In Attesa di Spedizione"

 

Generazione della Fatture di vendita

 

Gestione della Spedizione

La reale gestione della Spedizione dell'Ordine va fatta direttamente nel CMS di Miinto. 

Nel momento in cui su Miinto l'Ordine viene impostato come Spedito, MagicStore riceve l'informazione e modifica automaticamente lo stato dell'Ordine da "In Attesa di Spedizione" a "In Transito" allineando le disponibilità di magazzino.

 

Annullamento di un Ordine

Un Ordine web può essere sempre annullato.

Nello specifico:

• Se un Ordine è Opzionato, l'annullamento comporterà la cancellazione dell'Ordine dall'elenco degli Ordini web;
• Se un Ordine è Confermato, ma non Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
• Se un Ordine è Confermato, Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
• Se un Ordine è Confermato, Pagato e Spedito o convalidato dal sottoscorta, in sua corrispondenza sarà disponibile il comando “Annulla Ordine Web”. Il comando non potrà essere lanciato nei casi in cui l’ordine sia già stato reso o annullato. Per gli ordini che sono già legati a movimenti di reso eseguiti in maniera manuale, il comando “Annulla ordine” sarà disponibile ma, una volta selezionato, mostrerà un messaggio di errore ad indicare che non è possibile proseguire. Una volta lanciato il comando, il gestionale genererà un reso automatico nell’elenco dei Resi Web. Esso risulterà già gestito, perciò non saranno necessari ulteriori passaggi. Attenzione: per poter visualizzare il comando di annullamento, è necessario dare all’Utente il permesso denominato “Annulla Ordine web”, selezionabile tra le autorizzazioni speciali delle “Vendite web”.

Ti ricordiamo che l'annullamento dell'ordine è un'operazione irreversibile.

 

Gestione dei Resi

La richiesta di reso di un Ordine parte dal Cliente finale che ha fatto l'acquisto direttamente all'interno della piattaforma di Miinto, da cui va gestito. Quando l'Utente viene a conoscenza della richiesta di reso dovrà effettuare le seguenti operazioni per allineare le informazioni dei Prodotti movimentati. In particolare:

• Accede a MagicStore nell'unità "Entità Web"
• Dal modulo "Ordini Web" rintraccia l'Ordine contenente il/i prodotti resi e da Azioni clicca su "Genera reso"
• Si apre una finestra popup da cui selezionare quale tra i prodotti contenuti nell'Ordine va indicato come reso. Oltre ai Prodotti nella finestra sono contenute anche eventuali Spese di Spedizione e Spese accessorie incluse nel Costo dell'Ordine. Per far rientrare queste spese nel Rimborso che, a fine gestione del Reso, verrà emesso per il Cliente ricordarsi di selezionarle da questa stessa finestra.
• Alla conferma che avviene selezionando "Genera reso" il sistema genera un ID univoco collegato all'Ordine ed una riga di operazione direttamente nella sezione "Resi Web".

La disponibilità dei prodotti in MagicStore aumenterà solo dopo che l'Utente avrà accettato il reso; Rigettandolo, invece, il sistema renderà di nuovo disponibili i prodotti nell’Ordine per eventualmente generare un nuovo reso. Per accettare il reso e procedere con l'allineamento delle giacenze e disponibilità:

• Accedere alla sezione "Resi Web"
• In corrispondenza della riga di reso generata cliccare da Azioni su Accetta. In questo momento lo stato del reso passa da "In elaborazione" a "in Gestione" ma le disponibilità in MagicStore non sono ancora state ripristinate. Cliccando su Rigetta I prodotti vengono nuovamente resi disponibili nell'Ordine e il reso non viene processato.
• Sempre da "Azioni" cliccare su "Ricevuto" nel momento in cui i/il prodotto è stato fisicamente ricevuto dal venditore. Lo stato del reso passa a "Consegnato" e vengono aumentate le giacenze del prodotto in MagicStore. Qualora il venditore notasse delle anomalie o ci fossero condizioni che impediscono al venditore di accettare il reso potrà rifiutare il reso cliccando sullo stato "Rigetta".
• Dopo aver analizzato il prodotto e verificatone l'integrità il venditore può procedere cliccando, sempre dal comando "Azioni" su "Conferma". Così facendo il sistema passa lo stato dell'Ordine in "Confermato" e vengono aumentate le disponibilità del prodotto in MagicStore.
• Per completare la gestione cliccare da Azioni su "Rimborso"
• Appare una finestra popup contenente i Prodotti coinvolti nel Reso con il campo del prezzo in modalità editabile: Inserire il valore da rimborsare per ciascun prodotto reso e confermare cliccando su "Salva".

• Infine è possibile stampare la Nota di Credito del Rimborso emesso cliccando da Azioni su "Genera Nota di Credito".
• Al clic appare una finestra in cui verranno visualizzati i dati della fattura elettronica dell'Ordine legato al Reso. Se i dati visualizzati sono corretti cliccare su "Conferma" e nella successiva schermata selezionare il Cliente.