Alcune delle operazioni registrate sul Gestionale portano all'elaborazione di documenti "interni", ossia generati direttamente dal Gestionale, come Fatture, DDT, Note di Credito, riepiloghi di operazioni di Magazzino e RMA (Return Merchandise Authorization). La numerazione di questi documenti è automatica e preconfigurata. Tuttavia è possibile personalizzare la modalità con cui i Documenti vengono numerati all'interno del Gestionale.
Indice degli argomenti:
- Modulo di configurazione della numerazione dei Documenti interni
- Configurazioni predefinite dei Documenti interni
- Nuova configurazione
- Associazione della configurazione della numerazione all'Azienda
Modulo di configurazione della numerazione dei Documenti interni
Quando il Gestionale genera un nuovo Documento, al documento viene associato un numero identificativo progressivo.
A secondo del tipo di documento generato (fattura, DDT, Nota di credito ecc...) questo numero progressivo sarà o meno accompagnato da altri codici che, uniti, formano il Numero del documento.
La modalità con cui il numero del documento è configurato è settato di default nel sistema; tuttavia l'utente ha la possibilità di modificare i parametri di configurazione dei documenti, di creare nuove configurazioni e stabilire il numero progressivo da associare ai diversi documenti.
Per fare questo:
- Accedere dall'Azienda Principale alle Configurazioni di Sistema
- Altre Configurazioni
- Configurazione Documenti
La pagina mostra in elenco le configurazioni attive per ciascuna tipologia di documento generato dal tool.
Configurazioni predefinite dei Documenti interni
Come mostra l'elenco, esiste di default nel Gestionale una configurazione predefinita per ciascun tipo di documento generato dal Gestionale.
Tra le informazioni riportate in elenco si legge, per ciascuna configurazione:
- Il Nome, assegnato di default al tipo di configurazione. Il Nome chiarifica la tipologia di documento su cui ha impatto.
- Il Tipo di Documento a cui la configurazione è applicata (DDT, Fattura, Nota di Credito, ecc..)
- Il Prefisso. Questo corrisponde alla parte FISSA che compone il numero del documento. Alla parte fissa segue il numero progressivo del documento.
Per fare un esempio:
Leggendo il prefisso della 1° configurazione in elenco si intuisce subito che il Numero Documento delle Fatture e delle Note di Credito sarà formato da:
SUFFISSO= id dell'unità aziendale+ codice dell'operazione + anno in corso + il numero progressivo che aumenta di volta in volta per ciascun documento.
- il Suffisso, così come il Prefisso, corrisponde alla parte FISSA del numero del documento, ma anziché precedere il numero progressivo, lo segue.
Per fare un esempio, usando sia un prefisso che un suffisso, il numero del documento sarò formato in questo modo:
Prefisso + numero progressivo del documento + Suffisso
- Step, infine, definisce di quanti numeri deve avanzare il progressivo della numerazione. Nel caso della configurazione dell'elenco, il numero progressivo avanzerà di un'unità alla volta (1,2,3,4,5,ecc...)
Nuova configurazione
E' possibile creare una nuova configurazione oppure modificare una di quelle preconfigurate.
- Per creare una nuova configurazione, dalla pagina "Configurazione Documenti" cliccare sul comando +.
- Per modificare una configurazione già esistente, in corrispondenza di quella da modificare, cliccare da Azioni su Modifica
- Per creare una nuova configurazione partendo da una già configurata, in corrispondenza di quella esistente, cliccare da Azioni su Copia.
Nome
In Nome inserire un titolo da assegnare alla configurazione. Ad esempio "Numerazione per Fatture"
Step
In Step definire di quante unità deve avanzare la progressione del documento. Per fare alcuni esempio:
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- Inserendo 1, la progressione dei documenti sarà di 1 unità alla volta. Il risultato sarà il seguente:
- Numero del 1° documento: 1
- Numero del 2° documento: 2
- Numero del 3° documento: 3
- ecc...
- Inserendo 2, la progressione dei documenti sarà per multipli di 2. Il risultato sarà il seguente:
- Numero del 1° documento: 2
- Numero del 2° documento: 4
- Numero del 3° documento: 6
- ecc...
- Inserendo 5, la progressione dei documenti sarà per multipli di 5. Il risultato sarà il seguente:
- Numero del 1° documento: 5
- Numero del 2° documento: 10
- Numero del 3° documento: 15
- ecc...
- Inserendo 1, la progressione dei documenti sarà di 1 unità alla volta. Il risultato sarà il seguente:
Tipo Documento
In Tipo Documento selezionare la tipologia (o le tipologie) di documenti su cui deve avere effetto la numerazione che si sta configurando.
Prefisso e Suffisso
I campi "Prefisso" e "Suffisso" hanno la stessa funzione, ossia quella di stabilire in che modo verrà creato il NUMERO DOCUMENTO. Nello specifico:
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- Il Prefisso stabilisce la parte fissa del numero documento che precedere il numero progressivo;
- Il Suffisso stabilisce la parte fissa del numero documento che segue il numero progressivo.
Per cui:
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- Se in Prefisso si inserisce la dicitura "FATTURA", il numero del documento verrà composto in questo modo:
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- Numero del 1° documento: FATTURA1
- Numero del 2° documento: FATTURA2
- Numero del 3° documento: FATTURA3
- ecc...
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- Se in Suffisso si inserisce la dicitura ".fatt.", il numero del documento verrà composto in questo modo:
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- Numero del 1° documento: FATTURA1.fatt.
- Numero del 2° documento: FATTURA2.fatt.
- Numero del 3° documento: FATTURA3.fatt.
- ecc...
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- Se in Suffisso si inserisce la dicitura ".fatt.", il numero del documento verrà composto in questo modo:
Il Prefisso e Suffisso del numero del documento, però, oltre a poter essere un testo fisso digitato manualmente nel campo, può anche essere un ELEMENTO DINAMICO, ossia un elemento relativo una caratteristica che cambia dinamicamente. Ad esempio un elemento dinamico è l'anno, perchè muta dopo 12 mesi, o il mese, o il giorno. Se si sceglie di utilizzare una di queste caratteristiche dinamiche per comporre il numero del documento, bisognerà usare dei VALORI PRECONFIGURATI (una specie di tag) che permettono al Gestionale di richiamare automaticamente il valore senza doverlo inserire a mano.
Tutti gli ELEMENTI DINAMICI utilizzabili sono elencati in basso a sinistra della pagina di configurazione della numerazione:
Per usare uno di questi elementi dinamici cliccare sul comando "Copia Valore" e incollarlo nel campo "Prefisso" o "Suffisso"
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- Anno: Valore che richiama l'anno in corso al momento dell'elaborazione del documento
- Giorno: Valore che richiama il giorno corrente all'elaborazione del documento
- Mese: Valore che richiama il mese in corso al momento dell'elaborazione del documento
- Id Entità: Valore che richiama l'id dell'Unità Aziendale da cui è stato emesso il documento
- Codice Operazione: Valore che richiama la tipologia di Operazione che ha portato alla generazione del documento (Vendita a Privato, Vendita ad Azienda, Acquisto da Azienda, ecc...). Per questo elemento, tutte le operazioni che portano alla generazione di un documento sono elencate in basso e per ciascuna esiste già un codice preconfigurato
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- Tuttavia il codice può essere modificato con un valore a scelta. Per cambiare il valore basta cancellare quello indicato nel campo e digitare un valore a scelta.
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- In questo caso il dinamismo del nome del documento funziona in questo modo:
- Se nel Prefisso si inserisce il Codice Operazione:
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- Se viene generata una fattura di una Vendita a Privato, il numero del documento sarà così formato:
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- Numero del 1° documento: PS1
- Numero del 2° documento: PS2
- Numero del 3° documento: PS3
- ecc...
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- Se viene generata una fattura di una Vendita a Privato, il numero del documento sarà così formato:
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- Se viene generata una fattura di una Vendita Ecommerce a Privati, il numero del documento sarà così formato:
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- Numero del 1° documento: ES1
- Numero del 2° documento: ES2
- Numero del 3° documento: ES3
- ecc...
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- Se viene generata una fattura di una Vendita Ecommerce a Privati, il numero del documento sarà così formato:
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- Codice Movimento: Valore che richiamo la tipologia di Movimento che ha portato alla generazione del documento. (Ordine, Carico, Trasferimento, Reso al Fornitore, Inventario, Vendita). Per questo elemento non esiste una configurazione predefinita; Pertanto se si sceglie di usare questo dato come elemento per creare la numerazione del documento, va prima specificato a mano per ciascun movimento il codice di riferimento. Per farlo:
- Accanto a Codifica Movimenti cliccare sul +
- Da tipo Movimento selezionare un movimento
- In corrispondenza del movimento selezionato inserire manualmente un codice
- Codice Movimento: Valore che richiamo la tipologia di Movimento che ha portato alla generazione del documento. (Ordine, Carico, Trasferimento, Reso al Fornitore, Inventario, Vendita). Per questo elemento non esiste una configurazione predefinita; Pertanto se si sceglie di usare questo dato come elemento per creare la numerazione del documento, va prima specificato a mano per ciascun movimento il codice di riferimento. Per farlo:
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Fare questa operazione per tutti i movimenti.
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Suggerimento di lavoro: Se si sceglie di utilizzare una combinazione di Elementi dinamici nel Prefisso o nel Suffisso, si consiglia di interporre tra gli elementi un segno separatore (ad esempio / o un - ). In caso contrario gli elementi verranno visualizzati in sequenza. Ad esempio: %(year)s%(month)s ---> 20203 %(year)s/%(month)s ---> 2020/3 |
Periodo di Numerazione
L'ultimo elemento da configurare riguarda il Periodo di Numerazione. Questo elemento stabilisce i tempi in cui la progressione del documento deve essere azzerata (ricominciando da capo) o se deve essere perpetua nel tempo.
Nello specifico:
- Cliccare su + per aggiungere un nuovo periodo
- In Data inizio (valore obbligatorio) indicare il giorno in cui i documenti devono iniziare ad essere numerati così come stabilito in questa configurazione
- Data fine può essere compilato o no.
- Se non si inserisce alcuna data di fine, la numerazione sarà perpetua, cioè continuerà a progredire nel tempo senza iniziare mai da capo
- Se si sceglie una data di fine, la numerazione del documento sarà progressiva sino al giorno indicato, dopodiché si interromperà per ricominciare.
Questa scelta viene fatta solitamente se si vuole far partire una nuova numerazione dei documenti annualmente. Ad esempio:
I documenti vengono numerato dal 1 Gennaio 2021 al 31 Dicembre 2021; Dal 1 Gennaio 2022 il numero del documento deve ricominciare da 1.
Per settare la configurazione come questo esempio procedere in questo modo:
- Cliccare sul + per aggiungere un nuovo periodo
- In Data inizio inserire il 1° Gennaio dell'anno in corso
- In Data fine inserire il 31 Dicembre dell'anno in corso
- In Prossimo id inserire 1 (questo numero sarà il numero di partenza del documento a partire dalla data indicata come "Data inizio")
- Cliccare di nuovo sul + per aggiungere un secondo periodo
- In Data inizio del 2° periodo inserire il 1° Gennaio dell'anno successivo
- In Data fine del 2° periodo inserire il 31 Dicembre dello stesso anno
- In Prossimo id inserire 1 o qualsiasi altro numero, basta essere consapevoli che il numero indicato sarà il numero di partenza del documento a partire dalla data indicata come "Data inizio".
- e così via....
Associazione della configurazione della numerazione all'Azienda
Dopo aver creato la configurazione per la numerazione del documento, per renderla attiva va associata all'Azienda Principale. Le Unità figlie dell'Azienda Principale erediteranno questa configurazione.
Perciò:
- Accedere al Gestionale nell'Azienda Principale
- Entrare dalle Configurazioni di Sistema nella sezione Unità Aziendali
- Accedere alla pagina di modifica dell'Azienda Principale
- Dal tab "Anagrafica" scorrere la pagina sino alla sezione "Doument Configuration"
- Configurazioni mostra le configurazioni attive. Questo campo è un menu che se cliccato mostra tutte le configurazioni presenti sul Gestionale, sia quelle preconfigurate che quelle create ex novo dall'Utente. Selezionando la configurazione il resto della tabella si popola in questo modo:
- In Document Configuration Name si legge il nome della configurazione scelta
- In Tipi che Ricopre si leggono le tipologie di documenti per cui quella configurazione è settata
L'obiettivo è quello di avere tutte le tipologie di documenti coperte da una configurazione.
In questo senso vengono in aiuto le colonne "Tipi Mancanti" e "Tipi Duplicati".
- Tipi Mancanti indica le tipologie di documenti che non risultano coperte da una configurazione
- Tipi duplicati, invece, indica le tipologie di documenti per cui risultano due configurazioni in conflitto. In questo caso dalla colonna "Tipi che ricopre" si leggerà la tipologia di documento duplicato e l'Utente potrà scegliere quale configurazioni eliminare tra le due. (Per eliminare la configurazione cliccare sulla x)