Quando sul proprio sito E-Commerce viene registrato un Ordine l'informazione passa al Gestionale per poter essere processata allineando le disponibilità del prodotto in tutti i Punti Vendita, siano essi virtuali o fisici.
Indice degli argomenti:
- Precondizioni per lavorare con gli Ordini
- Ordine registrato
- Pagamento dell'Ordine
- Preparazione dell'Ordine: Codice di Tracciamento
- Spedizione dell'Ordine
- Generazione delle Fatture di Vendita
Precondizioni per lavorare con gli Ordini
Prima che gli Ordini inizino ad essere registrati sul proprio sito online è opportuno effettuare un controllo e configurare sul CMS gli elementi coinvolti nella registrazione e gestione di un Ordine, ossia:
- Metodi di Pagamento: Il CMS è già preconfigurato con tre metodi di Pagamento, che sono
- Bonifico
- Contrassegno
- Carta di Credito/PayPal.
E' possibile modificare le commissioni o attivare nuovi metodi di pagamento. Per tutte le informazioni sui Metodi di Pagamento cliccare qui.
- Spese di Spedizione: Nel CMS sono preconfigurate quattro spese di spedizione che dettano le regole sugli importi da aggiungere al prezzo di vendita degli articoli Ordinati in base alla Nazione di riferimento dell'acquirente. E' possibile modificare gli importi sulle spese o registrare nuove spese di spedizione. Per tutte le informazioni sulle Spese di Spedizione cliccare qui.
- Email di Notifica: Il Cliente che registra l'Ordine va aggiornato su ogni passaggio di gestione e preparazione dell'Ordine, sino al momento in cui gli viene consegnato. La comunicazione avviene attraverso delle e-mail di notifica che il Cliente riceve direttamente all'indirizzo di posta indicato in fase di registrazione al sito. E' possibile configurare nuove e-mail di notifica o personalizzare il contenuto di quelle preconfigurate. Per tutte le informazioni su quest'argomento cliccare qui.
Ordine registrato
Il processo di registrazione di un Ordine sul sito è il seguente:
- L'acquirente naviga sul sito e una volta scelto l'articolo o gli articoli da acquistare, lo aggiunge al carrello
- A questo punto deve registrarsi al sito per poter finalizzare l'Ordine.
Suggerimento
La registrazione al sito per finalizzare un Ordine è prevista di default per tutti i CMS. Tuttavia è possibile attivare l'Addon gratuito "Registrazione Ospite" che permette al cliente di effettuare l'acquisto sul sito senza registrarsi, rendendo il processo di acquisto molto più veloce. Di contro, però, la mancata registrazione del cliente ne impedisce l'acquisizione dei dati anagrafici, utili ai fini di invio Newsletter e fidelizzazione del cliente. Per maggiori informazioni su questo Addon cliccare qui.
- All'accesso al sito l'acquirente deve indicare sia l'indirizzo di spedizione che il metodo di pagamento tra quelli proposti.
- Finalizza l'Ordine cliccando su "Procedi con l'ordine"
- L'Ordine viene registrato e l'Utente del CMS riceve un e-mail di Ordine all'indirizzo configurato come destinatario per le comunicazioni sugli Ordini.
E' possibile visualizzare l'e-mail o sostituirla con un'altra da:
-
- Configurazioni di sistema
- Generale
- tab "Email"
- Sezione "Elementi Generali" > Email Comunicazione Ordini
- Ad operazione conclusa cliccare su "Salva" per memorizzare eventuali modifiche apportate.
Attenzione
Nel caso in cui l'Ordine fosse stato pagato con il metodo "Carta di credito/PayPal", l'Utente riceve l'e-mail di conferma Ordine all'indirizzo legato all'account PayPal Business.
Pagamento dell'Ordine
A secondo del metodo di pagamento scelto, L'Ordine segue uno specifico percorso:
Bonifico
Se il Cliente sceglie di pagare con un Bonifico, cliccando sulla voce "Bonifico" nel carrello appaiono, in basso, le informazioni utili alla registrazione del Bonifico.
Suggerimento
E' possibile modifica queste informazioni da: CMS> Metodi di Pagamento> Selezionare "Bonifico" dall'elenco> Inserire le informazioni nel campo "Descrizione"> Cliccare su "Salva e Pubblica" per validare le modifiche.
Procedendo e confermando l'Ordine, il cliente riceve un'e-mail con il dettaglio dell'Ordine e una conferma di registrazione avvenuta. Tuttavia il pagamento non è stato ancora realmente effettuato.
Perciò, l'Ordine viene registrato e sarà visibile sia sul CMS, nella pagina "Ordini", sia in MagicStore, nella pagina "Ordini Web", ma con queste caratteristiche:
Stato Ordine: Opzionato
Stato Spedizione: In Attesa
Stato Pagamento: Non Pagato
L'Ordine resta in questo stato sino a quando non sarà l'Utente a modificarlo a mano. Questa modifica dovrà avvenire solo a pagamento avvenuto (A meno che il pagamento non venga affatto finalizzato e si dovrà procedere con l'annullamento dell'Ordine).
Perciò, quando l'Utente avrà verificato l'effettiva ricezione del bonifico bancario, dovrà:
- Accedere al CMS> Pagina degli Ordini
- In corrispondenza dell'Ordine pagato con il bonifico, dovrà cliccare da Azioni su "Conferma Pagamento" (Sempre dal comando "Azioni" è possibile stampare il riepilogo dell'Ordine da inviare al Cliente, cliccando sul comando "Stampa Ordine")
- Alla conferma del Pagamento il Cliente riceve un'e-mail di Notifica con l'aggiornamento sullo stato dell'Ordine in "pagato".
- Accedendo a MagicStore> Entità Web> Ordini Web: si visualizza l'Ordine con lo stato del pagamento automaticamente aggiornato in questo modo:
Stato Ordine: Confermato
Stato Spedizione: In Attesa
Stato Pagamento: Pagato
Carta di Credito/PayPal
Se il Cliente sceglie di pagare con carta di Credito, cliccando sulla corrispondente voce nel carrello si viene automaticamente indirizzati alla pagina di PayPal nella quale sarà possibile finalizzare il pagamento inserendo i dati della propria carta di credito.
Una volta inviati i dati, l'Ordine risulta automaticamente "Pagato", senza che l'Utente debba fare alcuna azione manuale.
Perciò:
- Accedendo Al CMS> Ordini> L'Ordine risulterà Confermato e Pagato. Di conseguenza il Cliente riceve automaticamente un Email di Notifica con la conferma del pagamento avvenuto;
- Accedendo al Gestionale> Entità Web> Ordini Web> L'Ordine sarà automaticamente impostato in questo modo:
Stato Ordine: Confermato
Stato Spedizione: In Attesa
Stato Pagamento: Pagato
Contrassegno
Se il Cliente sceglie di pagare in Contrassegno vorrà dire che il pagamento dell'Ordine verrà fatto direttamente al corriere alla consegna dell'Ordine. Perciò sino a quando l'Ordine non viene consegnato, il pagamento non risulterà effettuato.
In questo caso l'Ordine va gestito in questo modo:
- Accedendo al CMS l'Ordine risulterà Confermato ma non Pagato;
- A questo punto bisognerà spostarsi direttamente all'interno del Gestionale e da:
- Entità Web> Ordini Web> In corrispondenza dell'Ordine, cliccare da "Azioni" su "Spedito". (Ricordarsi di inserire nel CMS il codice tracking dell'Ordine da spedire. Per maggiori informazioni leggere il paragrafo successivo "Preparazione dell'Ordine")
- Quando verrà ricevuto il bonifico da parte del Corriere che ha ritirato i soldi, l'Utente potrà aggiornare lo stato dell'Ordine dal Gestionale, cliccando in corrispondenza dell'Ordine, da "Azioni" su "Pagato"
Attenzione
Quando l'Ordine viene confermato il Cliente riceve automaticamente un'e-mail di pagamento registrato. Questo messaggio risulta fuorviante qualora il metodo di pagamento selezionato fosse, appunto, il contrassegno. Al momento non si dispone di una funzione che permetta di personalizzare il messaggio di Conferma ordine in base al metodo di pagamento selezionato. Pertanto, per evitare fraintendimenti con il Cliente, si suggerisce di modificare il testo delle e-mail di notifica indicando che, in caso di scelta del metodo contrassegno, si conferma la disposizione di pagare l'ordine al momento della consegna della merce.
Preparazione dell'Ordine: Codice di tracciamento
Subito dopo aver ricevuto il Pagamento dell'Ordine, si potrà procedere con la sua preparazione alla spedizione.
Perciò dopo aver fisicamente preparato il pacco, la cosa importante da fare sarà indicare il codice di tracciamento dell'Ordine, in questo modo:
- Accedere al CMS> Ordini
- In corrispondenza dell'Ordine cliccare da "Azioni" su "Modifica"
- Scorrendo la pagina del dettaglio dell'Ordine:
- Nel campo "Indirizzo Tracking" inserire l'indirizzo web di tracciamento dell'Ordine
- Nel campo "Codice tracking" inserire il codice fornito dal corriere
Se ci si affida sempre allo stesso corriere per le spedizioni, è anche possibile inserire un indirizzo tracking di default, senza doverlo fare di volta in volta per ciascun Ordine da lavorare. Per farlo:
- Dal CMS accedere alle "Configurazioni di sistema > Ordini
- Tab "Ordini"
- Sezione "Altre funzioni"> "Indirizzo Tracking Default"
Importante
Qualora prima della Spedizione l'Ordine si trovasse in una fase intermedia di lavorazione è possibile impostare l'Ordine come "In Elaborazione". Lo stato, che potrà essere selezionato solo per gli ordini Confermati e Pagati, informa che l'Ordine è in gestione e preparazione.
Nel caso in cui non si volesse impostare l'Ordine in questo stato si potrà passare direttamente con la fase della Spedizione. Lo stato "In Elaborazione" non ha alcun effetto nè sul Canale Web nè sulle giacenze o disponibilità di magazzino dei prodotti coinvolti nell'Ordine.
Spedizione dell'Ordine
Dopo aver ricevuto il pagamento dell'Ordine è possibile procedere con la sua spedizione direttamente da MagicStore.
Per farlo:
- Da MagicStore accedere all'Entità Web
- Canali Web> Ordini Web
- In corrispondenza dell'Ordine da spedire, cliccare da "Azioni" su "Spedito"
- Direttamente all'interno di MagicStore, selezionando questo stato si aprirà una finestra in cui inserire il nome del corriere che si occupa della spedizione e il numero di tracking. Le informazioni inserite in queste campi vengono passate automaticamente al Canale Web e, di conseguenza, arrivano al Cliente finale.
Dopo averlo fatto lo stato della spedizione dell'ordine si aggiorna automaticamente e il cliente riceve un'Email di notifica dell'Ordine spedito.
Nota
E' bene ricordare che solo in caso di pagamento con Contrassegno la Spedizione dell'Ordine dovrà essere effettuata prima che lo stato del Pagamento sia settato su "Pagato".
Generazione delle Fatture di Vendita
Per generare la fattura di una Vendita Web bisogna procedere in questo modo:
- Dalla pagina "Ordini Web" del gestionale, in corrispondenza dell'Ordine per cui generare la fattura, dal comando Azioni cliccare su "Genera Fattura"
- Si apre una finestra popup da cui selezionare il cliente della vendita Web
- Se il cliente è stato già anagrafato nel tool, digitare il nome nel campo di ricerca e selezionarlo
- Se il cliente non è ancora presente nell'anagrafica clienti del tool bisognerà prima registrarlo:
- Effettuando un'importazione
- Registrandolo a mano dal modulo Anagrafiche> Clienti
- Registrandolo a mano direttamente dalla pagina "Ordini Web"> Cliccando su "+" dalla finestra che appare dopo aver scelto l'opzione "Genera fattura"
Per generare la fattura elettronica, dopo aver generato la fattura, uscire dalla pagina e rientrare. Al rientro cliccando in corrispondenza dell'Operazione su "Azioni" selezionare la voce "Genera Documento elettronica"