Gestione degli Ordini e dei Resi TikTok Shop

 Indice degli argomenti:

• Ordine Confermato
• Generazione delle Fatture di Vendita
• Annullamento di un Ordine
• Gestione dei Resi

Ordine Confermato

Quando viene registrato un ordine su TikTok Shop, questo viene processato direttamente sulla piattaforma di TkTok Shop. Nel momento in cui viene registrato, infatti, l'informazione dell'ordine passa a MagicStore ma da qui non è possibile effettuare alcun cambio di stato fin tanto che l'ordine non sia stato Pagato. Nel momento in cui in TikTok Shop l'ordine è Pagato, passa a MagicStore nello stato:

Confermato - Pagato - In Attesa (di Spedizione)

Un eventuale cambio di stato dell'ordine apportato in MagicStore non sarà riportato automaticamente in TikTok Shop, quindi, qualora si volesse allineare lo stato dell'ordine su ambedue le piattaforme, andrà fatto manualmente.

Generazione delle Fatture di Vendita

 Per generare la fattura della vendita Web da MagicStore bisogna procedere in questo modo:

• Dalla pagina Ordini Web di MagicStore , in corrispondenza della stringa dell'ordine cliccare su Genera Fattura
• Si apre una finestra popup da cui selezionare il cliente della vendita Web
  • Se il cliente è stato già anagrafato nel tool, digitare il nome nel campo di ricerca e selezionarlo
  • Se il cliente non è ancora presente nell'anagrafica clienti del tool bisognerà prima registrarlo:
    • Effettuando un'importazione
    • Registrandolo a mano dal modulo Anagrafiche> Clienti
    • Registrandolo a mano direttamente dalla pagina "Ordini Web"> Cliccando su "+" dalla finestra che appare dopo aver scelto l'opzione "Genera fattura"

Per generare la fattura elettronica, dopo aver generato la fattura, uscire dalla pagina e rientrare. Al rientro cliccando in corrispondenza dell'Operazione su Azioni selezionare la voce Genera fattura elettronica.

 

Annullamento di un Ordine

Un Ordine web può essere sempre annullato ma va tenuto presente che l'annullamento dell'ordine in MagicStore non viene riportato automaticamente in TikTok Shop (e viceversa).

Nello specifico:

• Se un Ordine è Opzionato, l'annullamento comporterà la cancellazione dell'Ordine dall'elenco degli Ordini web;
• Se un Ordine è Confermato, ma non Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
• Se un Ordine è Confermato, Pagato e non Spedito, dopo averlo annullato non scompare dall'elenco degli Ordini Web ma resta visualizzato come "Cancellato";
• Se un Ordine è Confermato, Pagato e Spedito o convalidato dal sottoscorta, in sua corrispondenza sarà disponibile il comando “Annulla Ordine Web”. Il comando non potrà essere lanciato nei casi in cui l’ordine sia già stato reso o annullato. Per gli ordini che sono già legati a movimenti di reso eseguiti in maniera manuale, il comando “Annulla ordine” sarà disponibile ma, una volta selezionato, mostrerà un messaggio di errore ad indicare che non è possibile proseguire. Una volta lanciato il comando, il gestionale genererà un reso automatico nell’elenco dei Resi Web. Esso risulterà già gestito, perciò non saranno necessari ulteriori passaggi. Attenzione: per poter visualizzare il comando di annullamento, è necessario dare all’Utente il permesso denominato “Annulla Ordine web”, selezionabile tra le autorizzazioni speciali delle “Vendite web”.

Ti ricordiamo che l'annullamento dell'ordine è un'operazione irreversibile.

 

Gestione dei Resi

La richiesta di reso di un Ordine parte dal Cliente finale che ha fatto l'acquisto direttamente all'interno della piattaforma di TikTok Shop, da cui va gestito. Quando l'Utente viene a conoscenza della richiesta di reso dovrà effettuare le seguenti operazioni per allineare le informazioni dei Prodotti movimentati. In particolare:

• Accede a MagicStore nell'unità "Entità Web"
• Dal modulo "Ordini Web" rintraccia l'Ordine contenente il/i prodotti resi e da Azioni clicca su "Genera reso"
• Si apre una finestra popup da cui selezionare quale tra i prodotti contenuti nell'Ordine va indicato come reso. Oltre ai Prodotti l'Utente ha la possibilità di selezionare anche le Spese di Spedizione o eventuali Spese Accessorie registrate da includere nell'importo del Rimborso che verrà emesso, a fine gestione del reso, al Cliente che lo ha richiesto
• Alla conferma che avviene selezionando "Genera reso" il sistema genera un ID univoco collegato all'Ordine ed una riga di operazione direttamente nella sezione "Resi Web". Questa riga non ha effetti sul Canale Web ma serve solo a ripristinare le disponibilità dei Prodotti coinvolti nell'Ordine.

La disponibilità dei prodotti in MagicStore aumenterà solo dopo che il cliente avrà accettato il reso; Rigettandolo, invece, il sistema renderà di nuovo disponibili i prodotti nell’Ordine per eventualmente generare un nuovo reso. Per accettare il reso e procedere con l'allineamento delle giacenze e disponibilità:

• Accedere alla sezione "Resi Web"
• In corrispondenza della riga di reso generata cliccare da Azioni su Accetta. In questo momento lo stato del reso passa da "In elaborazione" a "in Gestione" ma le disponibilità in MagicStore non sono ancora state ripristinate. Cliccando su Rigetta I prodotti vengono nuovamente resi disponibili nell'Ordine e il reso non viene processato.
• Sempre da "Azioni" cliccare su "Ricevuto" nel momento in cui i/il prodotto è stato fisicamente ricevuto dal venditore. A questo punto lo stato del reso passa a "Consegnato" e vengono aumentate le giacenze del prodotto in MagicStore. Qualora il venditore notasse delle anomalie o ci fossero condizioni che impediscono al venditore di accettare il reso potrà rifiutare il reso cliccando sullo stato "Rigetta".
• Dopo aver analizzato il prodotto e verificatone l'integrità il venditore può procedere cliccando, sempre dal comando "Azioni" su "Conferma". Così facendo il sistema passa lo stato dell'Ordine in "Confermato" e vengono aumentate le disponibilità del prodotto in MagicStore.
• Per completare la gestione cliccare da Azioni su "Rimborso"
• Appare una finestra popup contenente i Prodotti coinvolti nel Reso con il campo del prezzo in modalità editabile: Inserire il valore da rimborsare per ciascun prodotto reso e confermare cliccando su "Salva". Qualora in fase di registrazione del Reso fossero state selezionate anche le Spese di Spedizione o le Spese Accessorie da includere nel Rimborso, ne verrà visualizzato l'importo all'interno di questa finestra.
• Infine è possibile stampare la Nota di Credito del Rimborso emesso cliccando da Azioni su "Genera Nota di Credito".
• Al clic appare una finestra in cui verranno visualizzati i dati della fattura elettronica dell'Ordine legato al Reso. Se i dati visualizzati sono corretti cliccare su "Conferma" e nella successiva schermata selezionare il Cliente.